Mungkin sebagian dari kita pernah mengirimkan dokumen via pos atau kurir. Namun, terkadang kita perlu mengirimkan dokumen penting yang membutuhkan keamanan lebih dan tidak bisa sembarang orang membukanya. Oleh karena itu, ada surat iringan yang bisa kita gunakan. Apa itu surat iringan dan bagaimana cara membuatnya?

Pengertian Surat Iringan Menghantar Dokumen

Surat iringan atau biasa disebut juga surat pengantar adalah surat yang menyertai dokumen atau barang yang akan dikirimkan. Surat ini berfungsi sebagai tanda bukti bahwa dokumen atau barang yang dikirim adalah asli dan resmi. Selain itu, surat iringan juga berfungsi sebagai pengaman agar tidak sembarang orang bisa membuka dokumen atau barang yang dikirim.

Fungsi Surat Iringan Menghantar Dokumen

Surat iringan memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

  • Menyertakan informasi tentang dokumen atau barang yang dikirimkan
  • Memberikan tanda bukti bahwa dokumen atau barang yang dikirim adalah asli dan resmi
  • Menjaga keamanan dokumen atau barang yang dikirim
  • Memudahkan proses pengiriman dan penerimaan dokumen atau barang

Tujuan Surat Iringan Menghantar Dokumen

Tujuan dari surat iringan adalah untuk memastikan bahwa dokumen atau barang yang dikirimkan sampai pada pihak yang dituju dengan aman dan tepat waktu. Selain itu, surat iringan juga berfungsi untuk memberikan informasi yang diperlukan oleh pihak yang menerima dokumen atau barang.

Format Surat Iringan Menghantar Dokumen

Ada beberapa format surat iringan yang bisa digunakan, di antaranya:

  1. Format Surat Iringan Sederhana
  • Nama perusahaan atau institusi yang mengirim
  • Nama dan alamat penerima
  • Perihal
  • Nama dokumen atau barang yang dikirim
  • Tanggal pengiriman
  • Tanda tangan pengirim
  1. Format Surat Iringan Resmi
  • Nama perusahaan atau institusi yang mengirim
  • Nama dan alamat penerima
  • Perihal
  • Nama dokumen atau barang yang dikirim
  • Nomor surat atau kode pengiriman
  • Tanggal pengiriman
  • Tanda tangan pengirim

Contoh Surat Iringan Menghantar Dokumen

Berikut adalah contoh surat iringan yang bisa digunakan:

  1. Contoh Surat Iringan Sederhana

Perusahaan XYZ
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta 12345
Telp: (021)123456
Email: [email protected]

Kepada:
Bapak/Ibu
Penerima
Jl. Merdeka No. 456
Bandung 67890

Perihal: Pengiriman dokumen penting

Dengan hormat,
Bersama surat ini kami kirimkan dokumen penting yang telah diminta oleh Bapak/Ibu. Dokumen yang kami kirimkan adalah asli dan resmi. Kami mohon agar Bapak/Ibu dapat menerima dokumen tersebut dengan baik dan segera melakukan tindakan yang diperlukan.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
[Tanda tangan pengirim]

  1. Contoh Surat Iringan Resmi

Perusahaan XYZ
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta 12345
Telp: (021)123456
Email: [email protected]

Kepada:
Bapak/Ibu
Penerima
Jl. Merdeka No. 456
Bandung 67890

Perihal: Pengiriman dokumen penting

Dengan hormat,
Bersama surat ini kami kirimkan dokumen penting yang telah diminta oleh Bapak/Ibu. Dokumen yang kami kirimkan adalah asli dan resmi. Berikut adalah detail pengiriman:
Nomor Surat: XYZ123
Tanggal Pengiriman: 1 Januari 2022
Kami mohon agar Bapak/Ibu dapat menerima dokumen tersebut dengan baik dan segera melakukan tindakan yang diperlukan.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
[Tanda tangan pengirim]

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan seputar surat iringan:

1. Apa bedanya surat iringan dengan surat biasa?

Surat iringan berfungsi sebagai tanda bukti bahwa dokumen atau barang yang dikirim adalah asli dan resmi serta untuk menjaga keamanan dokumen atau barang yang dikirim. Sedangkan surat biasa hanya berfungsi sebagai media komunikasi antara pengirim dan penerima.

2. Apa saja informasi yang harus disertakan dalam surat iringan?

Informasi yang harus disertakan dalam surat iringan antara lain nama perusahaan atau institusi yang mengirim, nama dan alamat penerima, perihal, nama dokumen atau barang yang dikirim, tanggal pengiriman, dan tanda tangan pengirim.

3. Apakah surat iringan harus dicetak?

Tidak harus dicetak, namun surat iringan harus memiliki tanda tangan pengirim yang asli.

4. Apakah surat iringan harus dikirim bersamaan dengan dokumen atau barang yang dikirim?

Ya, surat iringan harus dikirim bersamaan dengan dokumen atau barang yang dikirim.

5. Apakah surat iringan bisa digunakan untuk pengiriman luar negeri?

Ya, surat iringan bisa digunakan untuk pengiriman luar negeri. Namun, terdapat aturan dan persyaratan yang harus dipenuhi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

6. Apa yang harus dilakukan jika surat iringan hilang saat pengiriman?

Jika surat iringan hilang, segera hubungi pihak kurir atau pos yang digunakan untuk pengiriman dan berikan informasi yang diperlukan. Selain itu, segera buat surat pengganti yang berisi informasi yang sama dengan surat iringan yang hilang.

7. Apakah surat iringan bisa digunakan untuk pengiriman barang?

Ya, surat iringan bisa digunakan untuk pengiriman barang yang membutuhkan keamanan lebih.

Kesimpulan

Surat iringan adalah surat yang menyertai dokumen atau barang yang akan dikirimkan. Surat ini berfungsi sebagai tanda bukti bahwa dokumen atau barang yang dikirim adalah asli dan resmi serta untuk menjaga keamanan dokumen atau barang yang dikirim. Surat iringan harus memiliki informasi yang jelas dan tanda tangan pengirim yang asli. Terdapat beberapa format surat iringan yang bisa digunakan, tergantung dari jenis dan keperluan pengiriman. Dengan menggunakan surat iringan, diharapkan pengiriman dokumen atau barang bisa sampai pada pihak yang dituju dengan aman dan tepat waktu.