Bagi kamu yang sering mengirim dokumen penting, pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah surat iringan pengantaran dokumen. Namun, bagi yang masih belum paham, kamu datang ke artikel yang tepat!

Pengertian Surat Iringan Pengantaran Dokumen

Surat iringan pengantaran dokumen adalah surat yang disertakan bersama dokumen yang akan dikirimkan. Surat ini berisi informasi yang menjelaskan dokumen yang dikirimkan dan tujuannya. Surat ini juga dapat memberikan instruksi atau petunjuk bagi penerima dokumen.

Fungsi Surat Iringan Pengantaran Dokumen

Surat iringan pengantaran dokumen memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

  1. Memberikan informasi tentang dokumen yang dikirimkan
  2. Memudahkan proses pengiriman dokumen
  3. Menjelaskan tujuan pengiriman dokumen
  4. Memberikan instruksi atau petunjuk bagi penerima dokumen

Tujuan Surat Iringan Pengantaran Dokumen

Tujuan dari surat iringan pengantaran dokumen adalah untuk memastikan bahwa dokumen yang dikirimkan sampai pada penerima dengan aman dan tepat waktu. Selain itu, surat iringan juga dapat membantu meminimalisir kesalahan dalam pengiriman dokumen.

Format Surat Iringan Pengantaran Dokumen

Terdapat beberapa komponen yang harus ada dalam surat iringan pengantaran dokumen, yaitu:

  1. Judul surat iringan
  2. Nama pengirim dan alamat lengkap
  3. Nama penerima dan alamat lengkap
  4. Tanggal pengiriman dokumen
  5. Jenis dokumen yang dikirimkan
  6. Jumlah dokumen yang dikirimkan
  7. Tujuan pengiriman dokumen
  8. Instruksi atau petunjuk bagi penerima dokumen

Contoh Surat Iringan Pengantaran Dokumen

Berikut ini adalah contoh surat iringan pengantaran dokumen yang bisa kamu gunakan sebagai referensi:

Contoh 1

Judul: Surat Iringan Pengantaran Dokumen

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Penerima

Di tempat

Dengan hormat,

Kami sampaikan bahwa kami telah mengirimkan dokumen sebagai berikut:

  1. Jenis dokumen: Surat Keputusan
  2. Jumlah dokumen: 3 lembar
  3. Tujuan pengiriman: Kantor Cabang PT ABC di Jakarta

Adapun instruksi atau petunjuk bagi Bapak/Ibu Penerima adalah:

  1. Apabila terdapat kesalahan dalam dokumen, harap segera menghubungi kami di nomor telepon yang tertera di bawah ini
  2. Harap konfirmasi penerimaan dokumen ini melalui email atau telepon

Demikian surat iringan ini kami sampaikan, terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

Pengirim

Contoh 2

Judul: Surat Iringan Pengantaran Dokumen

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Penerima

Di tempat

Dengan hormat,

Bersama ini kami sampaikan dokumen sebagai berikut:

  1. Jenis dokumen: Laporan Keuangan
  2. Jumlah dokumen: 1 berkas
  3. Tujuan pengiriman: Kantor Pusat PT XYZ di Surabaya

Adapun instruksi atau petunjuk bagi Bapak/Ibu Penerima adalah:

  1. Harap pastikan dokumen ini diterima oleh Kepala Bagian Keuangan
  2. Harap konfirmasi penerimaan dokumen ini melalui email atau telepon

Demikian surat iringan ini kami sampaikan, terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

Pengirim

FAQs

  1. Apakah surat iringan pengantaran dokumen selalu harus disertakan?

Tidak selalu, tergantung dari kebijakan masing-masing perusahaan atau instansi. Namun, surat iringan dapat membantu memastikan pengiriman dokumen yang lebih aman dan tepat waktu.

  1. Bagaimana jika ada kesalahan dalam dokumen yang dikirimkan?

Jika terjadi kesalahan dalam dokumen yang dikirimkan, segera hubungi pengirim untuk meminta perbaikan atau pengiriman ulang dokumen yang benar.

  1. Apakah surat iringan pengantaran dokumen harus menggunakan bahasa formal?

Tergantung dari kebijakan masing-masing perusahaan atau instansi. Namun, sebaiknya menggunakan bahasa yang sopan dan mudah dipahami oleh penerima.

Kesimpulan

Surat iringan pengantaran dokumen adalah surat yang disertakan bersama dokumen yang akan dikirimkan. Surat ini berisi informasi yang menjelaskan dokumen yang dikirimkan dan tujuannya. Surat ini juga dapat memberikan instruksi atau petunjuk bagi penerima dokumen. Surat iringan pengantaran dokumen memiliki beberapa fungsi, yaitu memudahkan proses pengiriman dokumen, menjelaskan tujuan pengiriman dokumen, dan memberikan instruksi atau petunjuk bagi penerima dokumen. Format surat iringan pengantaran dokumen meliputi judul surat iringan, nama pengirim dan alamat lengkap, nama penerima dan alamat lengkap, tanggal pengiriman dokumen, jenis dokumen yang dikirimkan, jumlah dokumen yang dikirimkan, tujuan pengiriman dokumen, dan instruksi atau petunjuk bagi penerima dokumen. Dalam penggunaannya, surat iringan pengantaran dokumen dapat membantu memastikan pengiriman dokumen yang lebih aman dan tepat waktu.