Apa itu surat jalan barang keluar? Surat jalan barang keluar adalah dokumen penting yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam proses pengiriman barang. Surat jalan ini berisi informasi tentang barang yang akan dikirim, penerima barang, pengirim barang, dan rincian lainnya yang diperlukan untuk pengiriman barang tersebut.
Fungsi Surat Jalan Barang Keluar
Surat jalan barang keluar memiliki beberapa fungsi penting dalam proses pengiriman barang. Fungsi-fungsinya antara lain:
1. Sebagai bukti pengiriman barang
Surat jalan barang keluar berfungsi sebagai bukti pengiriman barang dari pengirim ke penerima. Dokumen ini berisi informasi tentang barang yang dikirim, tanggal pengiriman, dan nama pengirim serta penerima. Sehingga, surat jalan ini menjadi bukti yang sah bahwa barang telah dikirim dan diterima oleh pihak yang berwenang.
2. Sebagai alat kontrol persediaan
Surat jalan barang keluar juga berfungsi sebagai alat kontrol persediaan. Dokumen ini dapat membantu perusahaan untuk memantau stok barang dan mengetahui jumlah barang yang telah dikirim dan masih tersisa. Sehingga, perusahaan dapat mengatur persediaan barang dengan lebih efektif dan efisien.
3. Sebagai alat pengendalian mutu
Surat jalan barang keluar juga berfungsi sebagai alat pengendalian mutu. Dokumen ini dapat membantu perusahaan untuk memastikan bahwa barang yang dikirim telah memenuhi standar kualitas yang ditetapkan. Sehingga, perusahaan dapat memastikan bahwa barang yang dikirim memenuhi persyaratan yang diperlukan dan sesuai dengan harapan pelanggan.
Tujuan Surat Jalan Barang Keluar
Surat jalan barang keluar memiliki beberapa tujuan yang perlu dipahami oleh perusahaan. Tujuannya antara lain:
1. Memudahkan proses pengiriman barang
Surat jalan barang keluar bertujuan untuk memudahkan proses pengiriman barang dari pengirim ke penerima. Dokumen ini berisi informasi yang diperlukan untuk pengiriman barang, sehingga proses pengiriman dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat.
2. Memastikan keamanan dan keakuratan pengiriman barang
Surat jalan barang keluar bertujuan untuk memastikan keamanan dan keakuratan pengiriman barang. Dokumen ini menyediakan informasi tentang barang yang dikirim, penerima barang, dan pengirim barang. Sehingga, perusahaan dapat memastikan bahwa barang yang dikirim ke penerima yang tepat dan sesuai dengan pesanan pelanggan.
3. Memudahkan pengontrolan persediaan barang
Surat jalan barang keluar bertujuan untuk memudahkan pengontrolan persediaan barang. Dokumen ini dapat membantu perusahaan untuk memantau stok barang dan mengetahui jumlah barang yang telah dikirim dan masih tersisa. Sehingga, perusahaan dapat mengatur persediaan barang dengan lebih efektif dan efisien.
Format Surat Jalan Barang Keluar
Format surat jalan barang keluar dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan perusahaan. Namun, pada umumnya format surat jalan barang keluar terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
1. Nomor surat jalan
Nomor surat jalan merupakan nomor yang diberikan untuk setiap surat jalan yang diterbitkan. Nomor surat jalan ini harus unik untuk setiap pengiriman barang.
2. Tanggal pengiriman
Tanggal pengiriman adalah tanggal ketika barang dikirim dari pengirim ke penerima.
3. Nama pengirim
Nama pengirim adalah nama perusahaan atau individu yang mengirim barang.
4. Alamat pengirim
Alamat pengirim adalah alamat perusahaan atau individu yang mengirim barang.
5. Nama penerima
Nama penerima adalah nama perusahaan atau individu yang menerima barang.
6. Alamat penerima
Alamat penerima adalah alamat perusahaan atau individu yang menerima barang.
7. Jenis barang
Jenis barang adalah jenis barang yang dikirim.
8. Jumlah barang
Jumlah barang adalah jumlah barang yang dikirim.
9. Tanda tangan pengirim
Tanda tangan pengirim adalah tanda tangan pengirim sebagai tanda persetujuan atas isi surat jalan barang keluar.
Contoh Surat Jalan Barang Keluar
Berikut adalah contoh surat jalan barang keluar yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh 1:
Nomor Surat Jalan: SJ-001
Tanggal Pengiriman: 01/01/2022
Nama Pengirim: PT ABC
Alamat Pengirim: Jalan Raya No.1 Jakarta
Nama Penerima: Bapak XYZ
Alamat Penerima: Jalan Merdeka No.2 Surabaya
Jenis Barang: Barang Elektronik
Jumlah Barang: 10
Tanda Tangan Pengirim: (Tanda Tangan)
Contoh 2:
Nomor Surat Jalan: SJ-002
Tanggal Pengiriman: 02/01/2022
Nama Pengirim: CV XYZ
Alamat Pengirim: Jalan Surya No.3 Bandung
Nama Penerima: Ibu ABC
Alamat Penerima: Jalan Gajah Mada No.4 Yogyakarta
Jenis Barang: Barang Makanan
Jumlah Barang: 20
Tanda Tangan Pengirim: (Tanda Tangan)
FAQ
Q: Apakah surat jalan barang keluar wajib dibuat setiap kali ada pengiriman barang?
A: Ya, surat jalan barang keluar wajib dibuat setiap kali ada pengiriman barang.
Q: Apa yang harus dilakukan jika terjadi kesalahan pada surat jalan barang keluar?
A: Jika terjadi kesalahan pada surat jalan barang keluar, perusahaan harus segera melakukan perbaikan atau membuat surat jalan baru yang berisi informasi yang benar.
Q: Apakah surat jalan barang keluar dapat digunakan sebagai faktur?
A: Tidak, surat jalan barang keluar bukanlah faktur. Faktur adalah dokumen terpisah yang berisi informasi tentang harga barang dan jumlah pembayaran yang harus dilakukan oleh penerima barang.
Kesimpulan
Surat jalan barang keluar adalah dokumen penting yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam proses pengiriman barang. Dokumen ini berisi informasi tentang barang yang akan dikirim, penerima barang, pengirim barang, dan rincian lainnya yang diperlukan untuk pengiriman barang tersebut. Surat jalan barang keluar memiliki beberapa fungsi penting dalam proses pengiriman barang, seperti sebagai bukti pengiriman barang, alat kontrol persediaan, dan alat pengendalian mutu. Format surat jalan barang keluar dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan perusahaan, namun pada umumnya terdiri dari beberapa bagian penting, seperti nomor surat jalan, tanggal pengiriman, nama pengirim, alamat pengirim, nama penerima, alamat penerima, jenis barang, jumlah barang, dan tanda tangan pengirim.