Saat kita berurusan dengan pihak lain, baik itu perusahaan, instansi pemerintah, atau individu, seringkali kita membutuhkan sebuah surat resmi sebagai bentuk komunikasi tertulis. Salah satu jenis surat resmi yang sering digunakan adalah surat jawaban. Namun, apa sebenarnya surat jawaban itu? Simak penjelasan berikut ini.
Pengertian Surat Jawaban
Surat jawaban adalah sebuah surat resmi yang berfungsi untuk memberikan tanggapan atau jawaban terhadap surat yang diterima sebelumnya. Dalam surat jawaban, biasanya terdapat penjelasan mengenai tindakan yang akan diambil atau solusi yang ditawarkan untuk mengatasi permasalahan yang disampaikan dalam surat sebelumnya.
Fungsi dan Tujuan Surat Jawaban
Fungsi dari surat jawaban adalah sebagai bentuk tanggapan resmi dari pihak yang menerima surat sebelumnya. Selain itu, surat jawaban juga dapat berfungsi sebagai alat untuk menjalin hubungan baik antara pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi tertulis.
Adapun tujuan dari surat jawaban antara lain:
- Menjelaskan tindakan yang akan diambil atau solusi yang ditawarkan terkait permasalahan yang disampaikan dalam surat sebelumnya
- Menyampaikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak yang mengirimkan surat sebelumnya
- Menjaga hubungan baik dengan pihak yang mengirimkan surat sebelumnya
Format Surat Jawaban
Berikut adalah format umum dari surat jawaban:
Nama Penerima
Jabatan Penerima
Nama Perusahaan/Instansi
Alamat Perusahaan/Instansi
Kepada:
Nama Pengirim
Jabatan Pengirim
Perusahaan/Instansi Pengirim
Alamat Pengirim
Perihal:
Isi perihal surat sebelumnya
Tanggapan:
Isi tanggapan atau jawaban terkait surat sebelumnya
Hormat Kami,
Nama Penerima
Jabatan Penerima
Contoh Surat Jawaban
Berikut adalah contoh surat jawaban yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
PT XYZ
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Kepada:
Bapak Agus
Pemilik Toko ABC
Jl. Ahmad Yani No. 456
Jakarta Pusat
Perihal:
Permintaan Penawaran Barang
Tanggapan:
Terima kasih atas permintaan penawaran barang yang telah disampaikan pada tanggal 1 Januari 2022 lalu. Berikut adalah penawaran harga yang kami berikan:
- Barang A: Rp 1.000.000/pcs
- Barang B: Rp 500.000/pcs
- Barang C: Rp 750.000/pcs
Silakan hubungi kami kembali jika Bapak Agus berminat dengan penawaran harga tersebut.
Hormat Kami,
PT XYZ
Joko
Marketing
Dinas Kesehatan Kota Surabaya
Jl. Raya Darmo No. 25
Surabaya
Kepada:
Ibu Ani
Jl. Diponegoro No. 10
Surabaya
Perihal:
Tindak Lanjut Surat Keluhan
Tanggapan:
Terima kasih atas surat keluhan yang telah disampaikan pada tanggal 1 Februari 2022 lalu. Kami telah melakukan tindakan untuk mengatasi permasalahan yang disampaikan, yaitu dengan melakukan penggantian obat yang tidak efektif dengan obat yang lebih efektif.
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang dialami oleh Ibu Ani. Kami akan terus meningkatkan pelayanan kami agar lebih baik lagi.
Hormat Kami,
Dinas Kesehatan Kota Surabaya
Budi
Kepala Seksi Pelayanan
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan terkait surat jawaban:
1. Apa bedanya surat jawaban dengan surat balasan?
Surat jawaban adalah jenis surat resmi yang berfungsi untuk memberikan tanggapan atau jawaban terhadap surat yang diterima sebelumnya. Sedangkan, surat balasan adalah jenis surat yang digunakan untuk memberikan respons atau balasan atas suatu pertanyaan atau permintaan tertentu.
2. Apa saja informasi yang harus disertakan dalam surat jawaban?
Informasi yang harus disertakan dalam surat jawaban antara lain nama penerima, jabatan penerima, nama perusahaan/instansi, alamat perusahaan/instansi, nama pengirim, jabatan pengirim, perusahaan/instansi pengirim, alamat pengirim, perihal surat sebelumnya, dan isi tanggapan atau jawaban terkait surat sebelumnya.
3. Apakah surat jawaban selalu bersifat resmi?
Ya, surat jawaban selalu bersifat resmi karena digunakan sebagai bentuk komunikasi tertulis antara pihak-pihak yang terlibat dalam suatu urusan resmi.
Kesimpulan
Surat jawaban adalah jenis surat resmi yang berfungsi untuk memberikan tanggapan atau jawaban terhadap surat yang diterima sebelumnya. Surat jawaban memiliki fungsi untuk menjaga hubungan baik antara pihak-pihak yang terlibat dalam komunikasi tertulis. Format surat jawaban terdiri dari nama penerima, jabatan penerima, nama perusahaan/instansi, alamat perusahaan/instansi, nama pengirim, jabatan pengirim, perusahaan/instansi pengirim, alamat pengirim, perihal surat sebelumnya, dan isi tanggapan atau jawaban terkait surat sebelumnya. Contoh surat jawaban dapat digunakan sebagai referensi dalam membuat surat jawaban yang baik dan benar.