Setiap orang pasti pernah mengajukan permohonan kepada seseorang atau instansi. Permohonan bisa berupa pengajuan proposal, permintaan bantuan, atau hal lainnya. Namun, tak selalu permohonan kita diterima dengan mudah. Ada kalanya kita harus menunggu jawaban atau surat balasan dari pihak yang kita ajukan permohonan.

Surat balasan atau surat jawaban permohonan adalah surat yang diberikan oleh pihak yang menerima permohonan sebagai respon atas permohonan yang diajukan. Surat ini memiliki fungsi yang penting untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak yang mengajukan permohonan. Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut tentang surat jawaban permohonan, mulai dari pengertian, fungsi, tujuan, format, hingga contohnya.

Pengertian Surat Jawaban Permohonan

Surat jawaban permohonan adalah surat yang diberikan oleh pihak yang menerima permohonan sebagai respon atas permohonan yang diajukan. Surat ini berisi informasi mengenai apakah permohonan yang diajukan diterima atau ditolak, serta alasan dari keputusan yang diambil. Surat jawaban permohonan juga bisa berisi informasi lain yang diperlukan oleh pihak yang mengajukan permohonan, seperti jadwal pertemuan, persyaratan tambahan, dan lain sebagainya.

Fungsi Surat Jawaban Permohonan

Surat jawaban permohonan memiliki fungsi yang penting dalam proses komunikasi antara pihak yang mengajukan permohonan dengan pihak yang merespon permohonan. Berikut adalah beberapa fungsi dari surat jawaban permohonan:

  • Memberikan informasi kepada pihak yang mengajukan permohonan mengenai keputusan yang diambil terkait permohonan yang diajukan.
  • Menjelaskan alasan dari keputusan yang diambil terkait permohonan yang diajukan.
  • Memberikan informasi tambahan yang diperlukan oleh pihak yang mengajukan permohonan, seperti jadwal pertemuan atau persyaratan tambahan.
  • Menjaga hubungan baik antara pihak yang mengajukan permohonan dan pihak yang merespon permohonan.

Tujuan Surat Jawaban Permohonan

Tujuan dari surat jawaban permohonan adalah untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak yang mengajukan permohonan. Surat ini juga bertujuan untuk menjaga hubungan baik antara pihak yang mengajukan permohonan dan pihak yang merespon permohonan. Selain itu, surat jawaban permohonan juga bertujuan untuk memberikan kepastian dan kejelasan terkait keputusan yang diambil oleh pihak yang menerima permohonan.

Format Surat Jawaban Permohonan

Format surat jawaban permohonan sebaiknya mengikuti standar format surat resmi. Berikut adalah beberapa elemen yang perlu ada dalam format surat jawaban permohonan:

  • Header surat yang berisi nama perusahaan/instansi, alamat, nomor telepon, dan email.
  • Tanggal penulisan surat.
  • Alamat penerima surat.
  • Salutation atau kalimat pembuka, misalnya “Kepada Yth.”
  • Isi surat yang berisi jawaban atau respon atas permohonan yang diajukan, serta alasan dari keputusan yang diambil.
  • Penutup atau closing surat, misalnya “Hormat kami.”
  • Tanda tangan dan nama pejabat yang menandatangani surat.

Contoh Surat Jawaban Permohonan

Berikut adalah contoh surat jawaban permohonan yang baik dan benar:

Contoh 1:

PT. XYZ
Jalan Raya No. 123
Jakarta
Telp. (021) 1234567
Email: [email protected]

Jakarta, 1 Januari 2022

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Soedarmo
Jalan Merdeka No. 456
Surabaya

Dengan hormat,
Kami mengucapkan terima kasih atas surat permohonan Bapak/Ibu yang kami terima pada tanggal 1 Desember 2021 lalu.

Setelah melalui pertimbangan yang matang, kami dengan ini menyatakan bahwa permohonan Bapak/Ibu untuk menjadi rekanan kami tidak dapat kami terima. Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan ini, namun keputusan ini kami ambil berdasarkan beberapa pertimbangan internal perusahaan.

Kami masih terbuka untuk menjalin kerja sama dengan Bapak/Ibu di bidang lain yang mungkin lebih sesuai dengan kebutuhan kami. Untuk itu, kami mengundang Bapak/Ibu untuk datang ke kantor kami guna membicarakan lebih lanjut mengenai peluang kerjasama dalam bidang lain.

Demikian surat jawaban ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu.

Hormat kami,

PT. XYZ
Direktur Utama
Budi Santoso

Contoh 2:

Universitas ABC
Jalan Pendidikan No. 789
Yogyakarta
Telp. (0274) 1234567
Email: [email protected]

Yogyakarta, 1 Januari 2022

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Suryono
Jalan Gajah Mada No. 456
Surakarta

Dengan hormat,
Kami mengucapkan terima kasih atas surat permohonan Bapak/Ibu yang kami terima pada tanggal 1 Desember 2021 lalu.

Dengan ini kami menyatakan bahwa permohonan Bapak/Ibu untuk mengadakan seminar di Universitas ABC pada tanggal 1 Februari 2022 telah kami terima dan disetujui. Kami akan mengirimkan surat undangan resmi kepada Bapak/Ibu dalam waktu dekat ini, serta informasi lebih lanjut mengenai persiapan seminar.

Demikian surat jawaban ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu.

Hormat kami,

Universitas ABC
Rektor
M. Ali

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan mengenai surat jawaban permohonan:

1. Apa yang harus dilakukan jika tidak menerima surat balasan atas permohonan yang diajukan?

Jika tidak menerima surat balasan atas permohonan yang diajukan, sebaiknya menghubungi pihak yang menerima permohonan untuk menanyakan status permohonan yang diajukan.

2. Apakah surat jawaban permohonan harus menggunakan bahasa resmi?

Ya, sebaiknya surat jawaban permohonan menggunakan bahasa resmi agar terlihat lebih profesional.

3. Apakah surat jawaban permohonan harus ditandatangani?

Ya, surat jawaban permohonan harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang agar memiliki kekuatan hukum.

Kesimpulan

Surat jawaban permohonan adalah surat yang memberikan respon dari pihak yang menerima permohonan. Surat ini memiliki fungsi yang penting untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak yang mengajukan permohonan. Surat jawaban permohonan sebaiknya mengikuti standar format surat resmi, dan harus ditandatangani oleh