Surat Jawapan Tunjuk Sebab atau yang biasa disingkat dengan SJTS adalah salah satu jenis surat resmi yang digunakan dalam dunia bisnis atau organisasi. Surat ini berisi penjelasan atau alasan atas suatu keputusan atau tindakan yang telah diambil. Dalam artikel ini, kita akan membahas secara detail tentang pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh dari surat jawapan tunjuk sebab.
Pengertian Surat Jawapan Tunjuk Sebab
Surat jawapan tunjuk sebab adalah surat resmi yang digunakan untuk memberikan penjelasan atau alasan atas suatu keputusan atau tindakan yang telah diambil. Surat ini biasanya ditujukan kepada pihak yang meminta penjelasan atau alasan tersebut. Surat jawapan tunjuk sebab dapat digunakan dalam berbagai situasi, seperti dalam bisnis, organisasi, maupun instansi pemerintahan.
Fungsi Surat Jawapan Tunjuk Sebab
Ada beberapa fungsi dari surat jawapan tunjuk sebab, antara lain:
- Memberikan penjelasan atau alasan atas suatu keputusan atau tindakan yang telah diambil
- Menjaga hubungan baik antara pihak yang meminta penjelasan atau alasan dengan pihak yang memberikan penjelasan atau alasan
- Menunjukkan sikap transparansi dan akuntabilitas dari pihak yang memberikan penjelasan atau alasan
Tujuan Surat Jawapan Tunjuk Sebab
Tujuan dari surat jawapan tunjuk sebab adalah untuk memberikan penjelasan atau alasan atas suatu keputusan atau tindakan yang telah diambil. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk menjaga hubungan baik antara pihak yang meminta penjelasan atau alasan dengan pihak yang memberikan penjelasan atau alasan. Dengan memberikan penjelasan atau alasan yang jelas dan transparan, diharapkan dapat menghindari munculnya konflik atau kesalahpahaman di kemudian hari.
Format Surat Jawapan Tunjuk Sebab
Format surat jawapan tunjuk sebab sebenarnya tidak jauh berbeda dengan format surat resmi pada umumnya. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam format surat jawapan tunjuk sebab:
- Header: Surat jawapan tunjuk sebab harus memiliki header yang terdiri dari nama instansi atau perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tanggal: Tanggal penulisan surat harus dicantumkan di bagian atas surat.
- Alamat: Alamat penerima surat harus dicantumkan di bawah tanggal penulisan surat.
- Salutation: Surat ini harus dimulai dengan salam pembuka yang sesuai, seperti “Kepada Yth.”
- Pembukaan: Di bagian pembukaan, sampaikan bahwa surat ini merupakan jawaban atas permintaan penjelasan atau alasan dari pihak yang meminta.
- Isi surat: Isi surat harus berisi penjelasan atau alasan atas suatu keputusan atau tindakan yang telah diambil. Jangan lupa untuk memberikan argumen yang jelas dan logis.
- Penutup: Di bagian penutup, sampaikan harapan atau ucapan terima kasih atas perhatian pihak yang meminta penjelasan atau alasan.
- Tanda tangan: Surat ini harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang.
Contoh Surat Jawapan Tunjuk Sebab
Berikut adalah contoh surat jawapan tunjuk sebab dalam situasi yang berbeda:
Contoh Surat Jawapan Tunjuk Sebab 1: Pengunduran Diri dari Pekerjaan
Kepada Yth.
Bapak/Ibu HRD PT XYZ
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta 12345
Tanggal: 1 Januari 2021
Perihal: Surat Jawaban Tunjuk Sebab
Dengan Hormat,
Bersama surat ini, saya ingin memberikan penjelasan atas pengunduran diri saya dari pekerjaan di PT XYZ. Saya memohon maaf atas ketidaknyamanan yang timbul akibat pengunduran diri saya ini.
Alasan saya untuk mengundurkan diri adalah karena adanya kesempatan untuk bekerja di luar negeri yang saya sudah lama impikan. Saya merasa bahwa kesempatan ini sangat berharga bagi karier saya, dan saya ingin memanfaatkannya sebaik mungkin.
Saya menyadari bahwa keputusan saya ini mungkin akan menimbulkan kesulitan bagi PT XYZ, terutama dalam hal penggantian posisi saya. Namun, saya akan berusaha untuk memberikan bantuan dan dukungan selama proses pergantian tersebut berlangsung.
Demikianlah penjelasan dari saya. Sekali lagi, saya memohon maaf atas ketidaknyamanan yang timbul akibat keputusan ini. Terima kasih atas pengertian dan kerjasamanya.
Hormat saya,
Fulan bin Fulan
Contoh Surat Jawapan Tunjuk Sebab 2: Penolakan Permintaan Donasi
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Ketua Yayasan ABC
Jl. A. Yani No. 321
Surabaya 67890
Tanggal: 1 Januari 2021
Perihal: Surat Jawaban Tunjuk Sebab
Dengan Hormat,
Bersama surat ini, saya ingin memberikan penjelasan atas penolakan permintaan donasi dari Yayasan ABC. Saya memohon maaf atas ketidaknyamanan yang timbul akibat penolakan ini.
Alasan saya untuk menolak permintaan donasi ini adalah karena saat ini saya sedang mengalami masalah keuangan yang cukup serius. Saya sudah berusaha untuk mencari solusi, namun belum berhasil menemukannya. Oleh karena itu, saya tidak dapat memberikan donasi pada saat ini.
Saya menyadari bahwa donasi yang diberikan sangat penting untuk keberlangsungan program-program Yayasan ABC. Namun, saya berharap dapat memberikan donasi pada saat keadaan keuangan saya sudah membaik.
Demikianlah penjelasan dari saya. Sekali lagi, saya memohon maaf atas ketidaknyamanan yang timbul akibat keputusan ini. Terima kasih atas pengertian dan kerjasamanya.
Hormat saya,
Fulan bin Fulan
FAQs
1. Apa bedanya antara surat jawaban tunjuk sebab dengan surat resmi pada umumnya?
Surat jawaban tunjuk sebab sebenarnya tidak jauh berbeda dengan surat resmi pada umumnya. Yang membedakan adalah isi suratnya yang berisi penjelasan atau alasan atas suatu keputusan atau tindakan yang telah diambil.
2. Kapan sebaiknya menggunakan surat jawaban tunjuk sebab?
Surat jawaban tunjuk sebab sebaiknya digunakan ketika ada permintaan penjelasan atau alasan dari pihak lain terkait dengan suatu keputusan atau tindakan yang telah diambil.