Apakah Anda pernah menerima surat yang meminta Anda untuk memberikan jawaban? Atau mungkin Anda pernah mengirim surat permintaan informasi dan menunggu balasan dari pihak tertentu? Jika ya, maka Anda sudah mengenal apa yang disebut dengan surat jawapan.
Pengertian Surat Jawapan
Surat jawapan adalah surat yang digunakan untuk memberikan tanggapan atau balasan atas permintaan atau pertanyaan yang diajukan oleh pihak lain. Surat ini berisi informasi yang diminta atau menjelaskan hal yang ditanyakan oleh pihak lain. Surat jawapan juga bisa digunakan sebagai bentuk respon atas keluhan atau masalah yang dikemukakan oleh pelanggan atau konsumen.
Fungsi dan Tujuan Surat Jawapan
Surat jawapan memiliki beberapa fungsi dan tujuan, di antaranya:
- Memberikan informasi yang diminta oleh pihak lain
- Menjelaskan hal yang ditanyakan oleh pihak lain
- Memberikan respon atas keluhan atau masalah yang dikemukakan oleh pelanggan atau konsumen
- Menunjukkan sikap profesionalisme dan keramahan dalam berkomunikasi
Format Surat Jawapan
Format surat jawapan biasanya sama dengan format surat bisnis pada umumnya. Berikut adalah struktur atau format yang umum digunakan dalam surat jawapan:
- Header atau kepala surat, berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tanggal surat, ditulis di sebelah kanan atas.
- Alamat penerima, ditulis di sebelah kiri atas.
- Salutation atau pembuka surat, diawali dengan kata “Kepada” dan diikuti dengan nama penerima atau perusahaan.
- Isi surat, berisi jawaban atau tanggapan atas permintaan atau pertanyaan yang diajukan oleh pihak lain.
- Penutup surat, diakhiri dengan kata-kata seperti “Hormat kami” atau “Terima kasih”.
- Tanda tangan, ditulis di bawah penutup surat.
- Lampiran, jika diperlukan.
Contoh Surat Jawapan
Berikut adalah contoh surat jawaban permintaan informasi:
Perusahaan XYZ
Jalan Raya No. 123
Jakarta 12345
Telp. (021) 12345678
Email: [email protected]
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada
Bapak/Ibu/Saudara/i
Nama Penerima
Jabatan Penerima
Perusahaan Penerima
Jalan Penerima No. 123
Kota Penerima 12345
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Terima kasih atas permintaan informasi yang telah Saudara/i sampaikan kepada kami melalui email pada tanggal 30 Desember 2021 lalu. Dalam email tersebut, Saudara/i meminta informasi mengenai produk dan layanan yang kami tawarkan.
Dengan senang hati kami informasikan bahwa Perusahaan XYZ merupakan perusahaan yang bergerak di bidang produksi dan distribusi produk makanan dan minuman. Kami menyediakan berbagai jenis produk makanan dan minuman seperti snack, minuman ringan, susu, dan lain sebagainya.
Untuk informasi lebih lengkap mengenai produk dan layanan kami, Saudara/i dapat mengunjungi website kami di www.xyz.com atau menghubungi nomor telepon yang tertera di header surat ini.
Sekali lagi, kami ucapkan terima kasih atas kepercayaan dan minat Saudara/i terhadap produk dan layanan yang kami tawarkan.
Hormat kami,
Perusahaan XYZ
Tanda tangan
Berikut adalah contoh surat jawaban atas keluhan:
Perusahaan XYZ
Jalan Raya No. 123
Jakarta 12345
Telp. (021) 12345678
Email: [email protected]
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada
Bapak/Ibu/Saudara/i
Nama Penerima
Jabatan Penerima
Perusahaan Penerima
Jalan Penerima No. 123
Kota Penerima 12345
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Kami mengucapkan permohonan maaf yang sebesar-besarnya atas ketidaknyamanan yang telah Saudara/i alami dalam menggunakan layanan kami. Kami sangat memahami betapa pentingnya layanan yang memuaskan dan kami berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas layanan kami demi kepuasan pelanggan.
Berkenaan dengan keluhan Saudara/i mengenai pelayanan yang kurang memuaskan pada tanggal 25 Desember 2021 lalu, kami telah melakukan evaluasi terhadap kinerja karyawan kami dan menindaklanjuti masalah tersebut sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Kami berharap masalah ini tidak merugikan Saudara/i secara berkelanjutan dan kami akan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan keluhan serupa tidak terjadi lagi di masa mendatang.
Sekali lagi, kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang telah Saudara/i alami dan terima kasih atas masukannya yang sangat berharga bagi kami.
Hormat kami,
Perusahaan XYZ
Tanda tangan
FAQs (Frequently Asked Questions)
1. Apa bedanya surat jawapan dengan surat permintaan informasi?
Surat jawapan digunakan untuk memberikan jawaban atau tanggapan atas permintaan atau pertanyaan yang diajukan oleh pihak lain, sedangkan surat permintaan informasi digunakan untuk meminta informasi atau klarifikasi mengenai suatu hal.
2. Apakah surat jawapan harus selalu menggunakan format yang sama?
Tidak selalu. Meskipun format yang umum digunakan dalam surat jawapan hampir sama dengan format surat bisnis pada umumnya, namun terkadang format tersebut dapat disesuaikan dengan konteks atau kebutuhan surat tersebut.
3. Apakah surat jawapan harus selalu mengikuti gaya bahasa resmi?
Tidak selalu. Terkadang, tergantung pada konteks dan tujuan surat tersebut, gaya bahasa yang lebih santai atau informal dapat digunakan. Namun, tetap perhatikan etika dan sopan santun dalam berkomunikasi.
Kesimpulan
Surat jawapan adalah surat yang digunakan untuk memberikan tanggapan atau balasan atas permintaan atau pertanyaan yang diajukan oleh pihak lain. Surat ini sangat penting dalam berkomunikasi secara bisnis atau profesional. Dalam menulis surat jawapan, perhatikan format, isi, dan etika dalam berkomunikasi. Semoga informasi yang kami berikan dapat bermanfaat bagi Anda.