Apakah kamu pernah mendengar istilah surat jemputan? Surat ini seringkali digunakan dalam berbagai acara seperti pernikahan, pertemuan keluarga, atau acara kantor. Namun, tidak sedikit orang yang masih bingung tentang apa itu surat jemputan dan bagaimana cara membuatnya.

Pengertian Surat Jemputan

Surat jemputan adalah surat undangan yang dikirimkan kepada seseorang atau sekelompok orang yang diundang untuk menghadiri suatu acara. Surat ini berisi informasi detail tentang acara, mulai dari tanggal, waktu, tempat, hingga dress code yang harus dipakai.

Fungsi dan Tujuan Surat Jemputan

Surat jemputan memiliki fungsi dan tujuan yang sangat penting dalam sebuah acara. Beberapa fungsi surat jemputan adalah:

  • Memberikan informasi detail tentang acara
  • Menjadi bukti resmi undangan
  • Menjaga etika dan tata cara dalam mengundang tamu

Sedangkan tujuan surat jemputan adalah agar tamu yang diundang dapat mempersiapkan diri dengan baik dan tepat waktu sesuai dengan informasi yang diberikan.

Format Surat Jemputan

Sebelum membuat surat jemputan, kamu harus mengetahui format yang benar. Berikut adalah format surat jemputan yang dapat kamu ikuti:

  1. Header: memuat informasi tentang pengirim surat, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan email.
  2. Tanggal dan nomor surat: menunjukkan kapan surat dibuat dan nomor urut surat.
  3. Alamat tujuan: memuat informasi tentang penerima surat, seperti nama, alamat, dan nomor telepon.
  4. Salutation: merupakan kata pembuka surat, seperti “Kepada Yth.”
  5. Isi surat: memuat informasi detail tentang acara, termasuk tanggal, waktu, tempat, dress code, dan informasi lainnya yang dianggap perlu.
  6. Penutup: diakhiri dengan kata-kata seperti “Hormat saya” atau “Terima kasih”.
  7. Tanda tangan: menunjukkan pengirim surat.

Contoh Surat Jemputan

Berikut adalah contoh surat jemputan yang dapat kamu gunakan sebagai referensi:

Contoh 1

Header:
PT ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta
Telp: 021-123456
Email: [email protected]

Tanggal dan Nomor Surat:
Jakarta, 1 Januari 2022
Nomor: SJ/ABC/2022

Alamat Tujuan:
Kepada Yth,
Bapak/Ibu/Saudara
Jl. Merdeka No. 456
Bandung

Salutation:
Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Isi Surat:
Dengan hormat,
Bersama ini kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk hadir dalam acara pernikahan putra kami, Ahmad Rifai dengan Rina Fitriani, yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal : Sabtu, 15 Januari 2022
Waktu : Pukul 19.00 WIB
Tempat : Gedung Serbaguna ABC
Alamat : Jl. Sudirman No. 123, Jakarta
Dress code : Formal
Demikian surat jemputan ini kami sampaikan, atas kehadiran Bapak/Ibu/Saudara kami ucapkan terima kasih.

Penutup:
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Hormat kami,
Ahmad Rifai dan Rina Fitriani

Contoh 2

Header:
PT XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 456
Semarang
Telp: 024-789012
Email: [email protected]

Tanggal dan Nomor Surat:
Semarang, 1 Februari 2022
Nomor: SJ/XYZ/2022

Alamat Tujuan:
Kepada Yth,
Bapak/Ibu/Saudara
Jl. Merdeka No. 789
Surabaya

Salutation:
Hai teman-teman semua!

Isi Surat:
Halo teman-teman,
Kita akan mengadakan acara reuni sekolah pada:
Hari/Tanggal : Sabtu, 15 Februari 2022
Waktu : Pukul 10.00 WIB - Selesai
Tempat : Lapangan ABC
Alamat : Jl. Gatot Subroto No. 456, Semarang
Dress code : Casual
Akan ada banyak hiburan dan makanan ringan yang sudah kami siapkan. Jangan lupa untuk membawa kenangan masa sekolah ya! Silakan konfirmasi kehadiran teman-teman dengan cara menghubungi kontak person yang tersedia.

Penutup:
Sampai jumpa di acara reuni nanti ya!
Salam,
Panitia Reuni

FAQs (Frequently Asked Questions)

  1. Apakah surat jemputan harus dikirimkan melalui pos?
    Tidak. Saat ini, kamu bisa mengirimkan surat jemputan melalui email atau pesan WhatsApp. Namun, jika tamu yang diundang berada di luar kota atau sulit dihubungi, kamu bisa mengirimkan surat jemputan melalui pos.
  2. Seberapa cepat surat jemputan harus dikirimkan sebelum acara?
    Sebaiknya surat jemputan dikirimkan minimal 2 minggu sebelum acara. Hal ini akan memberikan waktu yang cukup bagi tamu yang diundang untuk mempersiapkan diri.
  3. Apakah harus mencantumkan dress code dalam surat jemputan?
    Ya, sangat penting untuk mencantumkan dress code dalam surat jemputan agar tamu yang diundang dapat mempersiapkan pakaian yang sesuai dengan tema acara.

Kesimpulan

Surat jemputan sangat penting dalam sebuah acara karena berfungsi sebagai bukti resmi undangan dan memberikan informasi detail tentang acara. Dalam membuat surat jemputan, penting untuk mengikuti format yang benar dan mencantumkan informasi yang lengkap. Semoga informasi yang telah disampaikan dapat membantu kamu dalam membuat surat jemputan yang baik dan benar!