Saat kita ingin menyelenggarakan suatu acara atau program, hal yang paling penting adalah undangan. Tanpa undangan, bagaimana tamu atau peserta acara dapat hadir? Salah satu jenis undangan yang sering digunakan adalah surat jemputan program. Apa itu surat jemputan program? Mari kita bahas bersama-sama.

Pengertian Surat Jemputan Program

Surat jemputan program adalah surat resmi yang digunakan untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk menghadiri suatu acara atau program tertentu. Dalam surat ini, biasanya dijelaskan secara singkat tentang acara yang akan diselenggarakan, waktu dan tempat pelaksanaan acara, serta tujuan dari acara tersebut.

Fungsi Surat Jemputan Program

Surat jemputan program memiliki beberapa fungsi, antara lain:

  1. Sebagai alat komunikasi resmi antara penyelenggara acara dan tamu atau peserta acara.
  2. Menjelaskan secara jelas tentang acara yang akan diselenggarakan, sehingga tamu atau peserta acara dapat mempersiapkan diri dengan baik.
  3. Memberikan kesan profesional dan serius dalam penyelenggaraan acara.
  4. Memastikan bahwa tamu atau peserta acara benar-benar mendapatkan undangan resmi dari penyelenggara acara.

Tujuan Surat Jemputan Program

Surat jemputan program memiliki beberapa tujuan, di antaranya adalah:

  1. Memastikan bahwa tamu atau peserta acara hadir tepat waktu dan pada tempat yang telah ditentukan.
  2. Memberikan informasi yang jelas dan lengkap tentang acara yang akan diselenggarakan.
  3. Menjalin hubungan yang baik antara penyelenggara acara dan tamu atau peserta acara.
  4. Menjadi alat promosi untuk acara yang akan diselenggarakan.

Format Surat Jemputan Program

Format surat jemputan program terdiri dari beberapa bagian, antara lain:

  1. Header: terdiri dari nama dan alamat penyelenggara acara, serta nomor telepon dan email yang dapat dihubungi.
  2. Bagian pembuka: berisi salam pembuka, seperti “Salam Sejahtera” atau “Assalamu’alaikum”.
  3. Isi surat: berisi informasi tentang acara yang akan diselenggarakan, seperti tema acara, waktu dan tempat pelaksanaan acara, serta tujuan dari acara tersebut.
  4. Bagian penutup: berisi ucapan terima kasih atas perhatiannya, serta harapan agar tamu atau peserta acara dapat hadir pada acara tersebut.
  5. Tanda tangan: terdiri dari nama dan jabatan penyelenggara acara, serta tanda tangan.

Contoh Surat Jemputan Program

Berikut adalah contoh surat jemputan program yang dapat menjadi referensi bagi Anda:

Contoh Surat Jemputan Program 1

Assalamu’alaikum,

Kami dari panitia acara “Seminar Nasional Pendidikan” mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada acara yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal: Sabtu, 18 September 2021
Waktu: 08.00 - 16.00 WIB
Tempat: Gedung Auditorium Universitas XYZ

Acara ini akan diisi oleh narasumber yang ahli di bidang pendidikan, serta akan membahas tentang perkembangan terbaru dalam dunia pendidikan. Kami berharap Bapak/Ibu dapat hadir pada acara ini dan ikut serta dalam diskusi dan sharing pengalaman.

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya dan kami tunggu kehadiran Bapak/Ibu pada acara tersebut.

Wassalamu’alaikum,

Panitia Seminar Nasional Pendidikan
Universitas XYZ

Contoh Surat Jemputan Program 2

Salam Sejahtera,

Kami dari panitia acara “Lomba Desain Grafis” mengundang teman-teman untuk berpartisipasi dalam acara yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal: Sabtu, 25 September 2021
Waktu: 10.00 - 16.00 WIB
Tempat: Ruang Seminar Fakultas Seni Rupa Universitas ABC

Acara ini akan diisi oleh para juri yang berpengalaman di bidang desain grafis, serta akan memberikan kesempatan kepada peserta untuk menunjukkan kemampuan mereka dalam mendesain. Kami berharap teman-teman dapat mengirimkan karya terbaiknya dan ikut serta dalam acara ini.

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya dan kami tunggu partisipasi teman-teman pada acara tersebut.

Salam Hangat,

Panitia Lomba Desain Grafis
Fakultas Seni Rupa Universitas ABC

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan mengenai surat jemputan program:

  1. Apakah surat jemputan program hanya digunakan untuk acara resmi saja?
    Tidak selalu. Surat jemputan program dapat digunakan untuk berbagai jenis acara, baik yang bersifat resmi maupun tidak resmi.
  2. Bagaimana jika tamu atau peserta acara tidak merespon surat jemputan program?
    Ada baiknya untuk menghubungi tamu atau peserta acara secara langsung untuk memastikan apakah mereka dapat hadir atau tidak. Jika tidak, maka dapat mencari alternatif lain untuk menggantikan mereka.
  3. Apakah harus mencantumkan nomor telepon dan email dalam surat jemputan program?
    Sebaiknya ya, agar tamu atau peserta acara dapat menghubungi penyelenggara acara jika ada hal yang perlu ditanyakan atau diklarifikasi.

Kesimpulan

Surat jemputan program merupakan bagian yang penting dalam penyelenggaraan suatu acara atau program. Dengan menggunakan surat jemputan program, penyelenggara acara dapat memberikan informasi yang jelas dan lengkap kepada tamu atau peserta acara, serta menjalin hubungan yang baik dengan mereka. Dengan mengetahui pengertian, fungsi, tujuan, dan format surat jemputan program, diharapkan dapat membantu Anda dalam menyelenggarakan acara yang lebih mudah dan efektif.