Surat keluar barang adalah salah satu jenis surat yang digunakan untuk mencatat dan melaporkan pengiriman barang dari suatu tempat ke tempat lain. Surat keluar barang biasanya digunakan oleh perusahaan atau organisasi yang mengirimkan barang ke pelanggan atau pihak lain. Dalam surat keluar barang, terdapat informasi yang berkaitan dengan pengiriman barang seperti jenis barang, jumlah, alamat penerima, dan lain sebagainya.
Fungsi Surat Keluar Barang
Surat keluar barang memiliki beberapa fungsi, antara lain:
- Sebagai bukti pengiriman barang dari perusahaan atau organisasi ke pihak lain
- Sebagai alat untuk mengontrol dan memantau pengiriman barang
- Sebagai sarana untuk menginformasikan kepada pihak yang menerima barang mengenai barang yang dikirimkan
- Sebagai alat untuk mempercepat proses pengiriman barang
Tujuan Surat Keluar Barang
Tujuan utama dari surat keluar barang adalah untuk memastikan bahwa barang yang dikirimkan telah sampai ke tangan yang dituju. Selain itu, tujuan lain dari surat keluar barang adalah untuk menyampaikan informasi yang jelas dan lengkap mengenai pengiriman barang kepada pihak yang menerima barang.
Format Surat Keluar Barang
Format surat keluar barang terdiri dari beberapa bagian, antara lain:
- Header, yang berisi nama perusahaan atau organisasi, alamat, nomor telepon, dan nomor surat keluar barang
- Tanggal, yang menunjukkan tanggal surat keluar barang dibuat
- Alamat penerima, yang berisi nama, alamat, dan nomor telepon penerima barang
- Isi surat, yang berisi informasi mengenai barang yang dikirimkan seperti jenis barang, jumlah, dan lain sebagainya
- Tanda tangan dan nama pengirim surat
Contoh Surat Keluar Barang
Berikut ini adalah contoh surat keluar barang yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh 1:
Header:
PT. ABC
Jl. Sudirman No. 123
Telp. (021) 1234567
Surat Keluar Barang No. 001
Tanggal:
10 Agustus 2021
Alamat Penerima:
Bapak Ahmad
Jl. Ahmad Yani No. 456
Telp. (022) 7654321
Isi Surat:
Dengan ini kami informasikan bahwa kami telah mengirimkan 10 box produk kosmetik ke alamat yang tertera di atas. Kami berharap barang dapat sampai dengan selamat dan tepat waktu. Terima kasih atas kerjasama yang baik.
Tanda Tangan dan Nama Pengirim Surat:
Hendra
Contoh 2:
Header:
CV. XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 456
Telp. (023) 8765432
Surat Keluar Barang No. 002
Tanggal:
15 September 2021
Alamat Penerima:
Ibu Siti
Jl. Diponegoro No. 789
Telp. (024) 6543210
Isi Surat:
Dengan ini kami informasikan bahwa kami telah mengirimkan 5 unit laptop ke alamat yang tertera di atas. Kami berharap barang dapat sampai dengan selamat dan tepat waktu. Terima kasih atas kerjasama yang baik.
Tanda Tangan dan Nama Pengirim Surat:
Agus
FAQs
1. Apa yang dimaksud dengan surat keluar barang?
Surat keluar barang adalah salah satu jenis surat yang digunakan untuk mencatat dan melaporkan pengiriman barang dari suatu tempat ke tempat lain.
2. Apa fungsi surat keluar barang?
Surat keluar barang memiliki beberapa fungsi, antara lain sebagai bukti pengiriman barang, alat untuk mengontrol dan memantau pengiriman barang, sarana untuk menginformasikan kepada pihak yang menerima barang mengenai barang yang dikirimkan, dan alat untuk mempercepat proses pengiriman barang.
3. Apa tujuan surat keluar barang?
Tujuan utama dari surat keluar barang adalah untuk memastikan bahwa barang yang dikirimkan telah sampai ke tangan yang dituju dan untuk menyampaikan informasi yang jelas dan lengkap mengenai pengiriman barang kepada pihak yang menerima barang.
4. Apa saja bagian yang terdapat dalam format surat keluar barang?
Format surat keluar barang terdiri dari beberapa bagian, yaitu header, tanggal, alamat penerima, isi surat, dan tanda tangan dan nama pengirim surat.
Kesimpulan
Surat keluar barang sangat penting bagi perusahaan atau organisasi yang melakukan pengiriman barang. Dengan surat keluar barang, perusahaan atau organisasi dapat memastikan bahwa barang yang dikirimkan telah sampai ke tangan yang dituju dan menyampaikan informasi yang jelas dan lengkap mengenai pengiriman barang kepada pihak yang menerima barang. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan atau organisasi untuk membuat surat keluar barang dengan benar dan lengkap.