Surat keputusan pemusnahan arsip perusahaan merupakan hal yang penting untuk dijaga demi menjaga kerahasiaan dan keamanan data perusahaan. Surat keputusan ini merupakan tindakan penting bagi perusahaan dalam mengatur kembali arsip-arsip yang sudah tidak diperlukan atau sudah melewati jangka waktu penyimpanan yang ditentukan.

Pengertian Surat Keputusan Pemusnahan Arsip Perusahaan

Surat keputusan pemusnahan arsip perusahaan adalah sebuah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh kepala perusahaan atau pimpinan bagian arsip perusahaan sebagai bentuk tindakan pemusnahan arsip yang sudah tidak diperlukan lagi.

Fungsi Surat Keputusan Pemusnahan Arsip Perusahaan

Adapun fungsi dari surat keputusan pemusnahan arsip perusahaan adalah sebagai berikut :

  • Mengatur kembali arsip-arsip yang sudah tidak diperlukan atau sudah melewati jangka waktu penyimpanan yang ditentukan
  • Menjaga kerahasiaan dan keamanan data perusahaan
  • Menjamin penyimpanan arsip yang lebih teratur dan efektif
  • Memudahkan dalam pencarian arsip-arsip yang masih aktif dan dibutuhkan

Tujuan Surat Keputusan Pemusnahan Arsip Perusahaan

Adapun tujuan dari surat keputusan pemusnahan arsip perusahaan adalah :

  • Menghindari terjadinya kebocoran data yang dapat merugikan perusahaan
  • Menjaga kepatuhan terhadap peraturan dan hukum yang berlaku terkait penyimpanan data perusahaan
  • Menjaga kualitas dan kuantitas arsip perusahaan
  • Meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan arsip

Format Surat Keputusan Pemusnahan Arsip Perusahaan

Adapun format surat keputusan pemusnahan arsip perusahaan adalah sebagai berikut :

  1. Header, yang berisi logo perusahaan, nomor surat, tanggal pembuatan surat, dan nama pembuat surat
  2. Isi surat, yang berisi alasan pemusnahan arsip, jenis arsip yang akan dimusnahkan, jumlah arsip yang akan dimusnahkan, metode pemusnahan, dan jangka waktu penyimpanan arsip
  3. Tanda tangan, yang berisi tanda tangan pimpinan perusahaan atau bagian arsip perusahaan

Contoh Surat Keputusan Pemusnahan Arsip Perusahaan

Berikut adalah contoh surat keputusan pemusnahan arsip perusahaan :

Contoh 1

No. Surat : 001/KPT-MUS/2022

Tanggal : 1 Februari 2022

Kepada Yth,

Pimpinan Bagian Arsip

PT. ABCD

Jl. Sudirman No. 123

Jakarta Selatan

Dengan ini kami memberitahukan bahwa berdasarkan hasil evaluasi kearsipan, terdapat beberapa arsip yang sudah tidak diperlukan lagi dan melewati jangka waktu penyimpanan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Oleh karena itu, kami memutuskan untuk melakukan pemusnahan arsip-arsip tersebut.

Adapun jenis arsip yang akan dimusnahkan adalah sebagai berikut :

  • Surat jalan tahun 2015 - 2017
  • Faktur tahun 2016 - 2018
  • Kwitansi tahun 2015 - 2017

Jumlah total arsip yang akan dimusnahkan adalah sebanyak 5000 lembar. Metode pemusnahan yang akan digunakan adalah dengan cara membakar arsip-arsip tersebut. Berdasarkan peraturan, jangka waktu penyimpanan arsip-arsip tersebut sudah melewati batas maksimal 5 tahun.

Demikian surat keputusan pemusnahan arsip ini kami buat dengan sebenar-benarnya. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Pimpinan Perusahaan

Contoh 2

No. Surat : 002/KPT-MUS/2022

Tanggal : 1 Februari 2022

Kepada Yth,

Pimpinan Bagian Arsip

PT. EFGH

Jl. Raya Bogor No. 456

Bogor

Dengan ini kami memberitahukan bahwa berdasarkan hasil evaluasi kearsipan, terdapat beberapa arsip yang sudah tidak diperlukan lagi dan melewati jangka waktu penyimpanan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Oleh karena itu, kami memutuskan untuk melakukan pemusnahan arsip-arsip tersebut.

Adapun jenis arsip yang akan dimusnahkan adalah sebagai berikut :

  • Surat kontrak tahun 2015 - 2017
  • Surat lamaran kerja tahun 2015 - 2017
  • Surat pengajuan cuti tahun 2015 - 2017

Jumlah total arsip yang akan dimusnahkan adalah sebanyak 3000 lembar. Metode pemusnahan yang akan digunakan adalah dengan cara menghancurkan arsip-arsip tersebut menggunakan mesin penghancur kertas. Berdasarkan peraturan, jangka waktu penyimpanan arsip-arsip tersebut sudah melewati batas maksimal 3 tahun.

Demikian surat keputusan pemusnahan arsip ini kami buat dengan sebenar-benarnya. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Pimpinan Perusahaan

FAQs

1. Apa yang dimaksud dengan pemusnahan arsip perusahaan?

Pemusnahan arsip perusahaan merupakan tindakan untuk menghapus atau menghancurkan arsip-arsip yang sudah tidak diperlukan atau sudah melewati jangka waktu penyimpanan yang ditentukan.

2. Mengapa surat keputusan pemusnahan arsip perusahaan penting?

Surat keputusan pemusnahan arsip perusahaan penting untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan data perusahaan serta memudahkan dalam pengelolaan arsip.

3. Apa saja format surat keputusan pemusnahan arsip perusahaan?

Format surat keputusan pemusnahan arsip perusahaan terdiri dari header, isi surat, dan tanda tangan.

Kesimpulan

Surat keputusan pemusnahan arsip perusahaan merupakan dokumen resmi yang penting bagi perusahaan dalam mengatur kembali arsip-arsip yang sudah tidak diperlukan atau sudah melewati jangka waktu penyimpanan yang ditentukan. Surat keputusan ini berfungsi untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan data perusahaan serta memudahkan dalam pengelolaan arsip. Adapun format surat keputusan pemusnahan arsip perusahaan terdiri dari header, isi surat, dan tanda tangan.