Jika kamu pernah mengalami masalah dengan layanan suatu perusahaan atau instansi pemerintah, maka salah satu cara untuk mengajukan keluhan adalah dengan membuat surat kiriman rasmi aduan. Namun, sebelum kamu menulis surat tersebut, ada baiknya untuk mengetahui pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh-contohnya terlebih dahulu.
Pengertian Surat Kiriman Rasmi Aduan
Surat kiriman rasmi aduan adalah surat yang ditujukan kepada pihak yang berwenang untuk mengajukan keluhan atau aduan terkait suatu masalah. Surat ini biasanya digunakan oleh individu atau kelompok yang merasa dirugikan oleh suatu perusahaan atau instansi pemerintah.
Fungsi dan Tujuan Surat Kiriman Rasmi Aduan
Fungsi utama dari surat kiriman rasmi aduan adalah untuk memberikan informasi kepada pihak yang berwenang mengenai masalah yang sedang dihadapi. Selain itu, surat ini juga berfungsi sebagai bukti bahwa kamu telah mengajukan keluhan secara resmi dan memberikan kesempatan kepada pihak yang berwenang untuk menindaklanjuti masalah tersebut.
Tujuan dari surat kiriman rasmi aduan adalah untuk memperbaiki pelayanan atau produk yang diberikan oleh suatu perusahaan atau instansi pemerintah. Dengan mengajukan keluhan secara resmi, diharapkan perusahaan atau instansi pemerintah tersebut dapat lebih memperhatikan masalah yang dihadapi oleh konsumennya dan melakukan perbaikan yang diperlukan.
Format Surat Kiriman Rasmi Aduan
Berikut ini adalah format umum dari surat kiriman rasmi aduan:
- Nama lengkap dan alamat pengirim
- Tanggal penulisan surat
- Nama dan jabatan penerima surat
- Nama perusahaan atau instansi pemerintah yang dituju
- Alamat perusahaan atau instansi pemerintah yang dituju
- Isi surat yang berisi keluhan atau aduan yang ingin disampaikan
- Tanda tangan pengirim
Perlu diingat bahwa surat kiriman rasmi aduan harus ditulis dengan jelas dan mudah dipahami. Gunakan bahasa yang sopan dan tidak mengandung unsur yang merugikan pihak lain.
Contoh Surat Kiriman Rasmi Aduan
Berikut ini adalah contoh surat kiriman rasmi aduan:
Contoh Surat Kiriman Rasmi Aduan 1
Perusahaan X
Jl. Sudirman No. 10
Jakarta Pusat
25 Februari 2021
Kepala Dinas Kesehatan
Kota Jakarta Pusat
Jl. Merdeka No. 1
Jakarta Pusat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, bernama Maria, ingin mengajukan keluhan terkait pelayanan di Puskesmas Kelurahan ABC. Saya merasa tidak puas dengan pelayanan yang diberikan oleh petugas saat saya berkunjung ke Puskesmas tersebut pada tanggal 20 Februari 2021.
Saat itu, saya mengalami sakit kepala dan ingin berkonsultasi dengan dokter. Namun, ketika saya datang ke Puskesmas tersebut, petugas yang ada di sana tidak memberikan pelayanan yang baik. Mereka tidak ramah dan tidak memberikan penjelasan yang jelas mengenai pelayanan kesehatan yang tersedia di Puskesmas tersebut.
Oleh karena itu, saya berharap pihak Dinas Kesehatan dapat menindaklanjuti keluhan ini dan memperbaiki pelayanan yang diberikan oleh Puskesmas Kelurahan ABC. Saya berharap agar masyarakat yang membutuhkan pelayanan kesehatan di Puskesmas tersebut dapat dilayani dengan baik dan ramah oleh petugas yang ada.
Demikian surat keluhan ini saya buat. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Maria
Contoh Surat Kiriman Rasmi Aduan 2
PT. ABC
Jl. Hayam Wuruk No. 100
Jakarta Pusat
25 Februari 2021
Kepala Kantor Pos
Jakarta Pusat
Jl. Pangeran Jayakarta No. 1
Jakarta Pusat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, bernama Budi, ingin mengajukan keluhan terkait layanan pengiriman paket di Kantor Pos Jakarta Pusat. Pada tanggal 20 Februari 2021, saya mengirimkan sebuah paket ke alamat tujuan di Surabaya melalui jasa pengiriman di Kantor Pos tersebut.
Namun, hingga saat ini paket tersebut belum juga sampai ke alamat tujuan. Saya sudah menghubungi pihak Kantor Pos dan menanyakan status pengiriman paket tersebut, namun tidak mendapatkan jawaban yang memuaskan.
Saya berharap pihak Kantor Pos dapat menindaklanjuti keluhan ini dan memberikan penjelasan yang jelas mengenai status pengiriman paket tersebut. Saya berharap agar pengiriman paket melalui Kantor Pos dapat dilakukan dengan baik dan tepat waktu.
Demikian surat keluhan ini saya buat. Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Budi
FAQs (Frequently Asked Questions)
1. Apa yang harus dilakukan jika tidak mendapatkan tanggapan dari pihak yang berwenang setelah mengirimkan surat kiriman rasmi aduan?
Jika tidak mendapatkan tanggapan dari pihak yang berwenang setelah mengirimkan surat kiriman rasmi aduan, kamu dapat mengajukan keluhan atau aduan ke instansi yang lebih tinggi. Misalnya, jika kamu mengajukan keluhan terkait pelayanan kesehatan di Puskesmas, namun tidak mendapatkan tanggapan dari Dinas Kesehatan, kamu dapat mengajukan keluhan ke Kementerian Kesehatan.
2. Apakah surat kiriman rasmi aduan dapat dikirimkan secara online?
Ya, saat ini banyak perusahaan atau instansi pemerintah yang menyediakan layanan pengiriman surat kiriman rasmi aduan secara online. Kamu dapat mengirimkan surat tersebut melalui email atau formulir yang disediakan oleh perusahaan atau instansi pemerintah tersebut.
3. Apakah ada batas waktu untuk mengajukan surat kiriman rasmi aduan?
Ya, ada batas waktu untuk mengajukan surat kiriman rasmi aduan. Biasanya, batas waktu tersebut tertera dalam peraturan atau regulasi yang berlaku di perusahaan atau instansi pemerintah tersebut. Pastikan untuk mengajukan keluhan atau aduan secepat mungkin agar dapat ditindaklanjuti dengan cepat oleh pihak yang berwenang.
4. Apa yang harus dilakukan setelah mengirimkan surat kiriman rasmi aduan?
Setelah mengirimkan surat kiriman rasmi aduan, kamu dapat menunggu tanggapan dari pihak yang berwenang. Jika kamu tidak mendapatkan tanggapan dalam waktu yang ditentukan, kamu dapat mengajukan keluhan atau aduan ke instansi yang lebih tinggi atau melakukan tindakan lain yang dianggap perlu.
5. Apakah surat kiriman rasmi aduan dapat dijadikan bukti dalam proses hukum?
Ya, surat kiriman rasmi aduan dapat dijadikan bukti dalam proses hukum. Surat tersebut dapat menjadi bukti bahwa kamu