Apakah Anda pernah merasa kesulitan menulis surat kiriman rasmi yang baik dan benar? Jangan khawatir, Anda tidak sendirian. Banyak orang mengalami kesulitan dalam menulis surat resmi karena mereka tidak tahu cara menulis surat yang efektif.

Surat kiriman rasmi adalah salah satu jenis surat yang digunakan untuk berkomunikasi secara resmi antara dua pihak. Surat ini biasanya digunakan untuk mengirimkan informasi penting, seperti undangan, permintaan, atau pemberitahuan.

Pengertian Surat Kiriman Rasmi

Surat kiriman rasmi adalah surat yang digunakan untuk berkomunikasi secara resmi antara dua pihak. Surat ini biasanya digunakan untuk mengirimkan informasi penting, seperti undangan, permintaan, atau pemberitahuan. Surat kiriman rasmi harus ditulis dengan format yang benar dan menggunakan bahasa yang sopan dan jelas.

Fungsi Surat Kiriman Rasmi

Surat kiriman rasmi memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

  • Memberikan informasi secara resmi
  • Mengajukan permintaan atau permohonan secara resmi
  • Memberikan pemberitahuan secara resmi
  • Menjalin hubungan bisnis atau kerja sama dengan pihak lain secara resmi

Tujuan Surat Kiriman Rasmi

Tujuan dari surat kiriman rasmi adalah untuk menyampaikan pesan secara resmi dan jelas kepada pihak yang dituju. Surat ini juga bertujuan untuk menjaga hubungan yang baik antara kedua belah pihak serta memberikan kesan profesionalisme dan keseriusan dalam berkomunikasi.

Format Surat Kiriman Rasmi

Format surat kiriman rasmi harus ditulis dengan format yang benar dan mengikuti aturan yang telah ditetapkan. Berikut adalah format umum dari surat kiriman rasmi:

  • Header: mencantumkan nama pengirim, alamat, nomor telepon, dan alamat email
  • Tanggal: mencantumkan tanggal penulisan surat
  • Alamat: mencantumkan alamat penerima surat
  • Salutation: menggunakan kata sapaan yang sesuai, seperti “Kepada Yth.”
  • Isi surat: mengandung informasi yang ingin disampaikan
  • Penutup: menggunakan kata-kata yang sopan seperti “Hormat saya”
  • Tanda tangan: mencantumkan tanda tangan pengirim
  • Nama: mencantumkan nama pengirim

Contoh Surat Kiriman Rasmi

Berikut adalah dua contoh surat kiriman rasmi yang dapat Anda gunakan sebagai referensi untuk menulis surat Anda sendiri.

Contoh Surat Kiriman Rasmi 1

Surabaya, 19 Oktober 2021

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Direktur PT. XYZ

Jl. Raya ABC No. 123

Surabaya

Dengan hormat,

Saya, Asep Maulana sebagai karyawan PT. ABC, ingin mengajukan permohonan cuti selama 5 hari kerja pada tanggal 25 Oktober 2021 hingga 29 Oktober 2021.

Saya memiliki beberapa urusan pribadi yang harus saya selesaikan di luar kota dan saya akan kembali ke kantor pada tanggal 1 November 2021. Selama saya tidak berada di kantor, saya akan memastikan bahwa pekerjaan saya telah ditangani oleh rekan kerja saya, Bapak/Ibu Direktur.

Demikian permohonan cuti yang saya ajukan. Saya berharap Bapak/Ibu Direktur dapat mempertimbangkan permohonan saya dan memberikan persetujuan. Terima kasih.

Hormat saya,

Asep Maulana

Contoh Surat Kiriman Rasmi 2

Jakarta, 19 Oktober 2021

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Kepala Dinas Pendidikan

Jl. Raya ABC No. 123

Jakarta

Dengan hormat,

Saya, Andi Wijaya, selaku Kepala Sekolah SMP ABC, ingin mengajukan permohonan bantuan dana untuk memperbaiki fasilitas sekolah kami yang rusak akibat bencana banjir beberapa waktu yang lalu.

Kami membutuhkan dana sebesar Rp 50 juta untuk memperbaiki atap sekolah, memperbaiki kelas yang rusak, dan memperbaiki beberapa fasilitas lainnya. Dengan adanya bantuan dana dari Dinas Pendidikan, kami yakin dapat memperbaiki fasilitas sekolah kami dan memberikan lingkungan belajar yang lebih baik bagi para siswa kami.

Demikian permohonan bantuan dana yang kami ajukan. Kami berharap Bapak/Ibu Kepala Dinas Pendidikan dapat mempertimbangkan permohonan kami dan memberikan bantuan dana yang kami butuhkan. Terima kasih.

Hormat kami,

Andi Wijaya

FAQs

1. Apa yang harus saya cantumkan dalam header surat?

Anda harus mencantumkan nama pengirim, alamat, nomor telepon, dan alamat email.

2. Apa yang harus saya cantumkan dalam salutation surat?

Anda harus menggunakan kata sapaan yang sesuai, seperti “Kepada Yth.”

3. Apakah saya perlu mencantumkan tanda tangan dalam surat kiriman rasmi?

Ya, Anda perlu mencantumkan tanda tangan dan nama pengirim dalam surat kiriman rasmi.

4. Apa yang harus saya cantumkan dalam penutup surat?

Anda harus menggunakan kata-kata yang sopan seperti “Hormat saya”.

5. Bagaimana cara menulis surat kiriman rasmi yang efektif?

Untuk menulis surat kiriman rasmi yang efektif, pastikan Anda menggunakan bahasa yang sopan dan jelas, serta mengikuti format yang benar. Selain itu, pastikan pesan yang ingin disampaikan juga jelas dan mudah dipahami.

6. Apa saja jenis surat yang termasuk dalam surat kiriman rasmi?

Jenis surat yang termasuk dalam surat kiriman rasmi antara lain adalah surat izin, surat permohonan, surat undangan, surat pemberitahuan, dan surat pernyataan.

7. Apakah saya bisa mengirim surat kiriman rasmi secara elektronik?

Ya, Anda bisa mengirim surat kiriman rasmi secara elektronik. Namun, pastikan Anda menggunakan format yang benar dan mengikuti aturan yang berlaku.

Kesimpulan

Menulis surat kiriman rasmi yang baik dan benar tidaklah sulit jika Anda mengikuti panduan yang telah disampaikan di atas. Pastikan Anda menggunakan bahasa yang sopan dan jelas, serta mengikuti format yang benar. Dengan menulis surat kiriman rasmi yang efektif, Anda dapat menjalin hubungan bisnis atau kerja sama dengan pihak lain secara resmi dan memberikan kesan profesionalisme dan keseriusan dalam berkomunikasi.