Surat Kiriman Rasmi atau SKR adalah sebuah surat resmi yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak lain secara tertulis. SKR biasanya dipakai untuk kepentingan bisnis atau instansi pemerintah. Meskipun SKR seringkali dianggap sebagai sesuatu yang formal, namun sebenarnya SKR bisa ditulis dengan gaya bahasa yang lebih santai.
Fungsi Surat Kiriman Rasmi
Ada beberapa fungsi dari SKR, di antaranya:
- Membuat komunikasi lebih jelas dan teratur
- Menjaga catatan komunikasi yang baik antara pihak yang terlibat
- Memberikan bukti tertulis atas kesepakatan atau perjanjian yang telah dibuat
- Menjaga kerahasiaan informasi yang dimaksudkan hanya untuk pihak yang terlibat
Tujuan Surat Kiriman Rasmi
Surat Kiriman Rasmi memiliki beberapa tujuan, antara lain:
- Meminta informasi atau klarifikasi dari pihak lain
- Memberikan informasi atau keputusan yang penting
- Meminta persetujuan atau izin dari pihak lain
- Menjalin kerja sama bisnis atau hubungan resmi dengan pihak lain
Format Surat Kiriman Rasmi
SKR memiliki format yang baku dan terstruktur agar lebih mudah dipahami oleh pihak yang terlibat. Format SKR terdiri dari:
- Tanggal
- Nama dan alamat pengirim
- Nama dan alamat penerima
- Perihal
- Isi surat
- Tanda tangan dan nama pengirim
Contoh Surat Kiriman Rasmi
Berikut ini adalah contoh SKR yang bisa menjadi referensi dalam membuat surat resmi:
Contoh SKR 1: Permohonan Kerja Sama
Surat Kiriman Rasmi
Hal: Permohonan Kerja Sama
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. ABCD
Jl. Jendral Sudirman No. 123
Jakarta Pusat
Dengan Hormat,
Kami dari PT. XYZ mengajukan permohonan kerja sama dengan PT. ABCD dalam bidang pemasaran produk. Kami berharap dapat menjalin kerja sama yang saling menguntungkan bagi kedua pihak.
Adapun rincian proposal kerja sama kami adalah sebagai berikut:
- PT. XYZ akan menawarkan produk-produk PT. ABCD kepada pelanggan kami melalui media sosial dan website kami
- PT. ABCD akan memberikan diskon khusus bagi pelanggan PT. XYZ
- Kedua belah pihak akan melakukan promosi bersama di acara tertentu
Demikianlah proposal kerja sama yang kami ajukan. Kami harap Bapak/Ibu dapat mempertimbangkan permohonan kerja sama ini. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. XYZ
Tanda tangan dan nama pengirim
Contoh SKR 2: Pemberitahuan Perubahan Jadwal
Surat Kiriman Rasmi
Hal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Peserta Pelatihan
Jl. Ahmad Yani No. 456
Surabaya
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan adanya perubahan jadwal pelatihan, kami dari PT. WXYZ memberitahukan bahwa jadwal pelatihan yang semula akan dilaksanakan pada tanggal 10-11 Agustus 2021 akan diundur menjadi tanggal 14-15 Agustus 2021.
Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin timbul akibat perubahan jadwal ini. Kami berharap Bapak/Ibu dapat mengkonfirmasi kembali kehadiran pada jadwal yang baru tersebut.
Demikianlah pemberitahuan perubahan jadwal pelatihan yang kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
PT. WXYZ
Tanda tangan dan nama pengirim
FAQs tentang Surat Kiriman Rasmi
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan seputar Surat Kiriman Rasmi:
1. Apa bedanya Surat Kiriman Rasmi dengan Surat Resmi?
Surat Kiriman Rasmi adalah salah satu jenis surat resmi yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak lain secara tertulis. Jadi, Surat Kiriman Rasmi termasuk ke dalam kategori Surat Resmi.
2. Apa saja bagian-bagian yang harus ada dalam Surat Kiriman Rasmi?
Bagian-bagian yang harus ada dalam Surat Kiriman Rasmi adalah tanggal, nama dan alamat pengirim, nama dan alamat penerima, perihal, isi surat, dan tanda tangan serta nama pengirim.
3. Apa saja fungsi dari Surat Kiriman Rasmi?
Beberapa fungsi Surat Kiriman Rasmi antara lain membuat komunikasi lebih jelas dan teratur, menjaga catatan komunikasi yang baik antara pihak yang terlibat, memberikan bukti tertulis atas kesepakatan atau perjanjian yang telah dibuat, dan menjaga kerahasiaan informasi yang dimaksudkan hanya untuk pihak yang terlibat.
4. Bagaimana cara menulis Surat Kiriman Rasmi yang baik?
Beberapa tips dalam menulis Surat Kiriman Rasmi yang baik antara lain memperhatikan format yang baku, menjaga bahasa yang sopan dan jelas, serta memperhatikan tujuan dan konteks dari Surat Kiriman Rasmi yang ditulis.
5. Apa saja jenis-jenis Surat Kiriman Rasmi?
Beberapa jenis Surat Kiriman Rasmi antara lain Surat Permohonan, Surat Pemberitahuan, Surat Izin, Surat Undangan, dan Surat Penawaran.
Kesimpulan
Dalam dunia bisnis dan instansi pemerintah, Surat Kiriman Rasmi merupakan salah satu alat komunikasi yang penting. SKR memiliki fungsi dan tujuan yang beragam, serta format yang baku dan terstruktur. Dengan mengetahui contoh-contoh SKR yang baik, diharapkan pembaca dapat menulis SKR yang lebih efektif dan efisien.