Surat komplain adalah surat yang digunakan untuk menyampaikan keluhan atau ketidakpuasan terhadap suatu produk atau layanan yang tidak memuaskan. Surat tersebut ditulis dengan tujuan untuk meminta perbaikan atau solusi dari perusahaan atau pihak yang bersangkutan. Dalam bisnis global saat ini, penting bagi kita untuk dapat menulis surat komplain dalam bahasa Inggris.
Fungsi Surat Komplain dalam Bahasa Inggris
Fungsi dari surat komplain adalah untuk memberikan pelanggan suatu sarana untuk menyampaikan keluhan mereka terhadap suatu produk atau layanan. Surat tersebut dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kualitas produk dan layanan mereka serta memperbaiki kesalahan yang telah terjadi. Selain itu, surat komplain juga dapat memperkuat hubungan antara pelanggan dan perusahaan karena pelanggan merasa bahwa perusahaan peduli terhadap kebutuhan dan kepuasan mereka.
Tujuan Surat Komplain dalam Bahasa Inggris
Tujuan dari surat komplain adalah untuk meminta perbaikan atau solusi dari perusahaan atau pihak yang bersangkutan terhadap produk atau layanan yang tidak memuaskan. Selain itu, surat tersebut juga dapat digunakan untuk meminta ganti rugi atau kompensasi atas kerugian yang diderita oleh pelanggan.
Format Surat Komplain dalam Bahasa Inggris
Berikut adalah format umum dari surat komplain dalam bahasa Inggris:
Your Name
Your Address
City, State Zip Code
Date
Name of Contact Person
Title
Company Name
Address
City, State Zip Code
Dear Mr./Ms. Contact Person:
Paragraph 1: State the purpose of your letter and provide a brief explanation of the problem.
Paragraph 2: Provide more details about the problem and how it has affected you.
Paragraph 3: Request a specific action to be taken to resolve the problem.
Paragraph 4: Thank the reader for their attention to the matter and provide your contact information.
Sincerely,
Your Signature (if sending a hard copy)
Your Typed Name
Contoh Surat Komplain dalam Bahasa Inggris
Berikut adalah contoh surat komplain dalam bahasa Inggris:
Contoh 1
Your Name
Your Address
City, State Zip Code
Date
Name of Contact Person
Title
Company Name
Address
City, State Zip Code
Dear Mr./Ms. Contact Person:
I am writing to express my dissatisfaction with the service I recently received from your company. On June 1, 2021, I ordered a new laptop from your website. The estimated delivery date was June 7, 2021, but I did not receive the laptop until June 15, 2021.
In addition to the late delivery, the laptop I received was damaged. The screen was cracked and the keyboard was not working properly. I am extremely disappointed with the quality of the product and the service I have received from your company.
I would like a full refund for the laptop as well as compensation for the inconvenience and frustration this has caused me. I have attached photos of the damaged laptop for your reference.
Thank you for your attention to this matter. I look forward to hearing from you soon.
Sincerely,
Your Signature (if sending a hard copy)
Your Typed Name
Contoh 2
Your Name
Your Address
City, State Zip Code
Date
Name of Contact Person
Title
Company Name
Address
City, State Zip Code
Dear Mr./Ms. Contact Person:
I am writing to express my disappointment with the service I received at your restaurant on June 1, 2021. I made a reservation for 6:00 PM, but when I arrived, my table was not ready. I had to wait for 30 minutes before I was seated.
Once I was seated, the service was slow and my order was incorrect. I ordered the steak medium rare, but it was overcooked and dry. When I brought this to the attention of the server, they were unresponsive and did not offer to fix the problem.
I expect better service and quality from your restaurant and I am disappointed that my experience did not meet my expectations. I would like a refund for my meal and a sincere apology for the poor service I received.
Thank you for your attention to this matter. I look forward to hearing from you soon.
Sincerely,
Your Signature (if sending a hard copy)
Your Typed Name
FAQs
1. Apa itu surat komplain?
Surat komplain adalah surat yang digunakan untuk menyampaikan keluhan atau ketidakpuasan terhadap suatu produk atau layanan yang tidak memuaskan.
2. Apa tujuan dari surat komplain?
Tujuan dari surat komplain adalah untuk meminta perbaikan atau solusi dari perusahaan atau pihak yang bersangkutan terhadap produk atau layanan yang tidak memuaskan.
3. Apa saja informasi yang harus disertakan dalam surat komplain?
Informasi yang harus disertakan dalam surat komplain antara lain nama pelanggan, alamat, tanggal, deskripsi masalah, dan solusi yang diinginkan.
Kesimpulan
Surat komplain dalam bahasa Inggris adalah sarana yang penting untuk menyampaikan keluhan atau ketidakpuasan terhadap suatu produk atau layanan. Dengan menulis surat komplain, pelanggan dapat meminta perbaikan atau solusi dari perusahaan atau pihak yang bersangkutan dan membantu perusahaan meningkatkan kualitas produk dan layanan mereka. Penting bagi kita untuk dapat menulis surat komplain dalam bahasa Inggris agar dapat berkomunikasi dengan perusahaan global dan memperkuat hubungan antara pelanggan dan perusahaan.