Surat kunjungan kerja dinas adalah salah satu dokumen penting yang harus disiapkan saat melakukan kunjungan kerja ke suatu tempat atau instansi tertentu. Dokumen ini biasanya disusun oleh pejabat atau pegawai yang ditunjuk oleh instansi yang akan melakukan kunjungan kerja. Berikut ini adalah informasi lengkap mengenai surat kunjungan kerja dinas.

Pengertian Surat Kunjungan Kerja Dinas

Surat kunjungan kerja dinas adalah dokumen resmi yang dibuat oleh instansi atau perusahaan yang merencanakan kunjungan kerja ke suatu tempat atau instansi lain. Dokumen ini berisi informasi terkait tujuan kunjungan, jadwal, dan daftar peserta yang akan ikut serta dalam kunjungan kerja. Surat kunjungan kerja dinas juga menjadi bukti resmi bahwa kunjungan kerja tersebut telah mendapatkan persetujuan dari pimpinan instansi atau perusahaan.

Fungsi Surat Kunjungan Kerja Dinas

Surat kunjungan kerja dinas memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

  • Sebagai bukti resmi bahwa kunjungan kerja telah mendapatkan persetujuan dari pimpinan instansi atau perusahaan.
  • Sebagai pedoman bagi peserta kunjungan kerja dalam mempersiapkan segala hal yang dibutuhkan selama kunjungan kerja.
  • Sebagai sarana untuk memperkenalkan instansi atau perusahaan yang melakukan kunjungan kerja kepada instansi atau perusahaan yang akan dikunjungi.

Tujuan Surat Kunjungan Kerja Dinas

Tujuan dari surat kunjungan kerja dinas adalah sebagai berikut:

  • Memudahkan proses persiapan kunjungan kerja.
  • Memastikan bahwa kunjungan kerja dilakukan secara resmi dan terkoordinasi.
  • Memperkenalkan instansi atau perusahaan yang melakukan kunjungan kerja kepada instansi atau perusahaan yang akan dikunjungi.

Format Surat Kunjungan Kerja Dinas

Berikut ini adalah format umum surat kunjungan kerja dinas:

  1. Header: berisi logo, nama instansi atau perusahaan, dan alamat.
  2. Nomor surat: berisi nomor urut surat kunjungan kerja dinas.
  3. Lampiran: berisi jumlah lampiran yang disertakan dalam surat kunjungan kerja dinas.
  4. Perihal: berisi judul atau perihal surat kunjungan kerja dinas.
  5. Tanggal: berisi tanggal dibuatnya surat kunjungan kerja dinas.
  6. Kepada: berisi nama instansi atau perusahaan yang akan dikunjungi.
  7. Isi surat: berisi informasi terkait tujuan kunjungan, jadwal, dan daftar peserta yang akan ikut serta dalam kunjungan kerja.
  8. Tanda tangan: berisi tanda tangan dan nama pejabat atau pegawai yang bertanggung jawab atas surat kunjungan kerja dinas.

Contoh Surat Kunjungan Kerja Dinas

Berikut ini adalah contoh surat kunjungan kerja dinas:

Contoh 1

Header:

Nomor: SKKD/001/2021

Lampiran: 2 (dua) berkas

Perihal: Surat Kunjungan Kerja Dinas

Tanggal: 1 Januari 2021

Kepada: Direktur PT ABC

Isi surat:

Dengan hormat,

Kami dari Tim Kunjungan Kerja Dinas PT XYZ akan melakukan kunjungan kerja ke PT ABC pada tanggal 10 Januari 2021. Kunjungan kerja ini bertujuan untuk memperkenalkan produk-produk unggulan PT XYZ kepada PT ABC.

Berikut adalah jadwal kunjungan kerja:

  • Hari/tanggal: Senin, 10 Januari 2021
  • Waktu: 09.00 - 12.00 WIB
  • Tempat: Kantor PT ABC

Berikut adalah daftar peserta yang akan ikut serta dalam kunjungan kerja:

  1. Dr. John Doe (Direktur PT XYZ)
  2. Ms. Jane Smith (Manager Pemasaran PT XYZ)
  3. Mr. Michael Johnson (Staf Administrasi PT XYZ)

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Tanda tangan:

Nama: Dr. John Doe

Jabatan: Direktur PT XYZ

Contoh 2

Header:

Nomor: SKKD/002/2021

Lampiran: 1 (satu) berkas

Perihal: Surat Kunjungan Kerja Dinas

Tanggal: 1 Februari 2021

Kepada: Kepala Dinas Kesehatan Kota XYZ

Isi surat:

Dengan hormat,

Kami dari Tim Kunjungan Kerja Dinas RS ABC akan melakukan kunjungan kerja ke Dinas Kesehatan Kota XYZ pada tanggal 10 Februari 2021. Kunjungan kerja ini bertujuan untuk mempelajari sistem pengelolaan data pasien di Dinas Kesehatan Kota XYZ.

Berikut adalah jadwal kunjungan kerja:

  • Hari/tanggal: Rabu, 10 Februari 2021
  • Waktu: 13.00 - 16.00 WIB
  • Tempat: Kantor Dinas Kesehatan Kota XYZ

Berikut adalah daftar peserta yang akan ikut serta dalam kunjungan kerja:

  1. Dr. John Doe (Direktur RS ABC)
  2. Ms. Jane Smith (Manager Pemasaran RS ABC)
  3. Dr. Michael Johnson (Dokter Spesialis RS ABC)

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Tanda tangan:

Nama: Dr. John Doe

Jabatan: Direktur RS ABC

FAQs

  1. Siapa yang seharusnya menyusun surat kunjungan kerja dinas?
    Surat kunjungan kerja dinas seharusnya disusun oleh pejabat atau pegawai yang ditunjuk oleh instansi yang akan melakukan kunjungan kerja.
  2. Apakah surat kunjungan kerja dinas harus dicetak di atas kertas kop surat?
    Tidak harus. Tetapi sebaiknya surat kunjungan kerja dinas dicetak di atas kertas kop surat untuk memberikan kesan resmi dan profesional.
  3. Apakah surat kunjungan kerja dinas harus ditandatangani?
    Ya, surat kunjungan kerja