Apakah kamu sering menerima surat yang dilampirkan dengan berbagai dokumen? Jika ya, maka kamu perlu tahu apa itu surat lampiran dokumen. Surat lampiran dokumen adalah jenis surat yang dilampirkan dengan dokumen atau berkas yang berhubungan dengan isi surat tersebut. Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian, fungsi, tujuan, format, contoh, dan FAQ tentang surat lampiran dokumen. Mari simak bersama-sama!
Pengertian Surat Lampiran Dokumen
Surat lampiran dokumen adalah jenis surat yang berisi keterangan atau informasi yang dilampirkan dengan dokumen atau berkas yang berhubungan dengan isi surat tersebut. Surat ini biasanya digunakan untuk memberikan informasi tambahan, memberikan bukti atau data yang mendukung isi surat, atau untuk meminta tanggapan atau respons terhadap isi surat tersebut. Surat lampiran dokumen biasanya digunakan dalam berbagai bidang, seperti bisnis, hukum, pemerintahan, dan lain-lain.
Fungsi Surat Lampiran Dokumen
Surat lampiran dokumen memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
- Memberikan informasi tambahan yang mendukung isi surat
- Memberikan bukti atau data yang mendukung isi surat
- Meminta tanggapan atau respons terhadap isi surat
- Menjelaskan atau menguraikan isi surat secara lebih detail
Tujuan Surat Lampiran Dokumen
Tujuan utama dari surat lampiran dokumen adalah untuk memberikan informasi tambahan atau mendukung isi surat, serta meminta tanggapan atau respons terhadap isi surat tersebut. Surat lampiran dokumen juga dapat digunakan untuk menjelaskan atau menguraikan isi surat secara lebih detail, sehingga penerima surat dapat memahami maksud dan tujuan dari surat tersebut dengan lebih jelas.
Format Surat Lampiran Dokumen
Format surat lampiran dokumen dapat bervariasi tergantung pada jenis surat dan dokumen yang dilampirkan. Namun, secara umum format surat lampiran dokumen terdiri dari:
- Header surat (nama, alamat, nomor telepon, dan sebagainya)
- Tanggal surat
- Alamat penerima surat
- Salutation (salam pembuka)
- Isi surat
- Lampiran (daftar dokumen atau berkas yang dilampirkan)
- Salutation (salam penutup)
- Nama pengirim surat
- Tanda tangan pengirim surat
Contoh Surat Lampiran Dokumen
Berikut adalah contoh surat lampiran dokumen yang sering digunakan dalam kegiatan bisnis:
Contoh 1: Surat Permintaan Penawaran Harga
Surat ini biasanya digunakan untuk meminta penawaran harga dari pihak ketiga, seperti supplier atau vendor.
Header surat:
PT XYZ
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Telp. (021) 123456
Tanggal surat: 5 Mei 2021
Alamat penerima surat:
Supplier ABC
Jl. Merdeka No. 456
Jakarta Pusat
Salutation: Kepada Yth.,
Isi surat:
Dengan hormat,
Kami dari PT XYZ ingin meminta penawaran harga untuk barang-barang elektronik yang akan digunakan untuk keperluan kantor kami. Kami membutuhkan barang-barang tersebut dalam jumlah yang cukup besar, sehingga kami berharap dapat diberikan harga yang kompetitif.
Lampiran:
- Daftar barang yang diminta
- Spesifikasi barang
- Jumlah barang yang dibutuhkan
Salutation: Hormat kami,
PT XYZ
Contoh 2: Surat Pernyataan
Surat ini biasanya digunakan untuk menyampaikan pernyataan tertulis kepada pihak ketiga, seperti klien atau mitra bisnis.
Header surat:
CV ABC
Jl. Ahmad Yani No. 789
Surabaya
Telp. (031) 987654
Tanggal surat: 10 Mei 2021
Alamat penerima surat:
Klien XYZ
Jl. Diponegoro No. 345
Malang
Salutation: Kepada Yth.,
Isi surat:
Dengan ini, kami dari CV ABC menyatakan bahwa kami bertanggung jawab atas kerusakan yang terjadi pada barang yang kami kirimkan kepada klien XYZ pada tanggal 1 Mei 2021. Kami akan segera mengganti barang tersebut dengan yang baru dalam waktu 7 hari kerja.
Lampiran:
- Salinan faktur
- Salinan surat pengiriman barang
- Bukti foto kerusakan barang
Salutation: Hormat kami,
CV ABC
FAQs tentang Surat Lampiran Dokumen
Q: Apakah surat lampiran dokumen selalu dilampirkan dengan dokumen atau berkas?
A: Ya, surat lampiran dokumen selalu dilampirkan dengan dokumen atau berkas yang berhubungan dengan isi surat tersebut.
Q: Apa yang harus dilakukan jika salah satu dokumen yang dilampirkan terlewat atau tertinggal?
A: Jika dokumen yang dilampirkan terlewat atau tertinggal, segera hubungi pihak yang dituju untuk meminta maaf dan mengirimkan dokumen yang terlewat tersebut secepat mungkin.
Q: Apakah semua jenis surat harus dilampirkan dengan dokumen?
A: Tidak, tidak semua jenis surat harus dilampirkan dengan dokumen. Namun, jika surat tersebut membutuhkan penjelasan atau informasi tambahan yang tidak dapat dijelaskan dengan kata-kata saja, maka dokumen dapat dilampirkan untuk mendukung isi surat tersebut.
Kesimpulan
Surat lampiran dokumen adalah jenis surat yang dilampirkan dengan dokumen atau berkas yang berhubungan dengan isi surat tersebut. Surat ini memiliki beberapa fungsi, di antaranya untuk memberikan informasi tambahan, memberikan bukti atau data yang mendukung isi surat, meminta tanggapan atau respons terhadap isi surat, serta menjelaskan atau menguraikan isi surat secara lebih detail. Format surat lampiran dokumen dapat bervariasi tergantung pada jenis surat dan dokumen yang dilampirkan. Namun, secara umum format surat lampiran dokumen terdiri dari header surat, tanggal surat, alamat penerima surat, salutation, isi surat, lampiran, salutation, nama pengirim surat, dan tanda tangan pengirim surat.