Selamat datang kawan-kawan! Kali ini kita akan membahas tentang surat yang sering digunakan di dunia perkantoran yaitu surat lampiran. Apa sih surat lampiran itu? Bagaimana cara membuatnya? Dan apa saja yang perlu diperhatikan dalam membuat surat lampiran? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!

Pengertian Surat Lampiran

Surat lampiran adalah jenis surat yang mengandung informasi atau dokumen yang berkaitan dengan surat utama. Dokumen yang dimaksud di sini bisa berupa berbagai macam hal, seperti laporan, surat perjanjian, nota kesepahaman, proposal, dan sebagainya. Surat lampiran biasanya digunakan untuk memudahkan penerima surat utama dalam memahami isi surat dan memperjelas informasi yang disampaikan.

Fungsi Surat Lampiran

Fungsi utama dari surat lampiran adalah untuk memberikan informasi yang lebih lengkap dan detail mengenai isi surat utama. Dengan adanya surat lampiran, penerima surat akan lebih mudah memahami tujuan dan maksud dari surat tersebut. Selain itu, surat lampiran juga bisa dijadikan sebagai bukti atau referensi yang bisa digunakan di masa depan.

Tujuan Surat Lampiran

Tujuan utama dari surat lampiran adalah untuk menyampaikan informasi tambahan yang tidak bisa dijelaskan secara detail dalam surat utama. Dengan adanya surat lampiran, penerima surat akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan dari surat tersebut. Selain itu, surat lampiran juga bisa digunakan sebagai bukti atau referensi yang bisa digunakan di masa depan.

Format Surat Lampiran

Berikut ini adalah format umum dari surat lampiran:

  1. Nama perusahaan atau institusi
  2. Alamat perusahaan atau institusi
  3. Nomor telepon perusahaan atau institusi
  4. Nama penerima surat
  5. Jabatan penerima surat
  6. Alamat penerima surat
  7. Nomor telepon penerima surat
  8. Tanggal surat
  9. Nomor surat
  10. Hal
  11. Lampiran
  12. Isi surat
  13. Penutup
  14. Tanda tangan
  15. Nama pengirim surat

Pada bagian lampiran, sebaiknya dituliskan daftar dokumen atau informasi yang dilampirkan. Misalnya:

  • Lampiran 1: Surat pernyataan
  • Lampiran 2: Laporan keuangan
  • Lampiran 3: Proposal kerjasama

Contoh Surat Lampiran

Berikut ini adalah contoh surat lampiran yang bisa menjadi referensi dalam membuat surat lampiran:

Contoh Surat Lampiran 1

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
PT. ABCDEFG
Jl. Raya Jakarta No. 123
Jakarta Selatan

Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat Bapak/Ibu tanggal 1 Januari 2022 perihal permohonan kerjasama, bersama ini kami lampirkan berbagai dokumen sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu, antara lain:

  • Lampiran 1: Surat pernyataan
  • Lampiran 2: Laporan keuangan 2021
  • Lampiran 3: Proposal kerjasama

Kami berharap Bapak/Ibu dapat mempertimbangkan kerjasama yang diajukan ini. Terima kasih.

Hormat kami,
PT. HIJKLMNOP

Contoh Surat Lampiran 2

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
Bank LMNOPQ
Jl. Raya Bandung No. 456
Bandung

Dengan hormat,
Bersama ini kami lampirkan dokumen sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu, antara lain:

  • Lampiran 1: Surat pernyataan
  • Lampiran 2: Fotokopi KTP
  • Lampiran 3: Rekening koran bulan terakhir

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,
PT. XYZ

FAQs

Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang sering muncul seputar surat lampiran:

1. Apa bedanya surat lampiran dengan surat biasa?

Surat lampiran merupakan jenis surat yang berisi informasi atau dokumen tambahan yang berkaitan dengan surat utama. Sedangkan surat biasa hanya berisi informasi atau pesan yang ingin disampaikan kepada penerima surat.

2. Apa saja dokumen yang bisa dilampirkan dalam surat lampiran?

Dokumen yang dilampirkan dalam surat lampiran bisa berupa berbagai macam hal, seperti laporan, surat perjanjian, nota kesepahaman, proposal, dan sebagainya.

3. Apakah surat lampiran harus ditandatangani?

Ya, surat lampiran harus ditandatangani oleh pengirim surat sebagai tanda persetujuan dan keabsahan dari dokumen yang dilampirkan.

4. Apakah surat lampiran bisa dikirim melalui email?

Ya, surat lampiran bisa dikirim melalui email. Namun, pastikan bahwa dokumen yang dilampirkan dalam surat lampiran berformat PDF agar lebih mudah dibuka dan dibaca oleh penerima surat.

5. Apakah surat lampiran harus dikirim secara terpisah dengan surat utama?

Tergantung kebijakan masing-masing perusahaan atau institusi. Namun, sebaiknya surat lampiran dikirim bersamaan dengan surat utama agar lebih mudah dimengerti dan lebih efektif dalam menyampaikan informasi.

6. Apakah surat lampiran harus diberi nomor urut?

Ya, surat lampiran sebaiknya diberi nomor urut untuk memudahkan penerima surat dalam mengidentifikasi dokumen yang dilampirkan.

7. Apakah surat lampiran harus diberi judul?

Ya, surat lampiran sebaiknya diberi judul yang jelas dan mudah dipahami untuk memudahkan penerima surat dalam mengidentifikasi dokumen yang dilampirkan.

8. Apakah surat lampiran harus menggunakan kop surat?

Tergantung kebijakan masing-masing perusahaan atau institusi. Namun, sebaiknya surat lampiran menggunakan kop surat agar lebih mudah dikenali oleh penerima surat.

9. Apakah surat lampiran bisa digunakan untuk keperluan pribadi?

Ya, surat lampiran bisa digunakan untuk keperluan pribadi, seperti melamar pekerjaan atau mengajukan permohonan. Namun, pastikan bahwa surat lampiran yang dibuat sudah sesuai dengan format yang benar dan disertai dengan dokumen yang relevan.

10. Apakah surat lampiran bisa digunakan untuk keperluan bisnis?

Ya, surat lampiran sangat sering digunakan dalam keperluan bisnis,