Surat Lantikan Pembekal: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Format, Dan Contoh

Surat lantikan pembekal adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh sebuah organisasi atau perusahaan kepada seorang individu atau entitas bisnis yang telah dipilih sebagai pemasok barang atau jasa. Surat ini berisi informasi tentang pengangkatan sebagai pembekal, persyaratan kontrak, dan tugas serta tanggung jawab yang harus dilakukan oleh pembekal.

Fungsi Surat Lantikan Pembekal

Surat lantikan pembekal memiliki beberapa fungsi penting, di antaranya:

Memberikan informasi resmi kepada pembekal yang terpilih bahwa ia telah dipilih untuk menjadi pemasok barang atau jasa.
Menetapkan persyaratan kontrak yang harus dipenuhi oleh pembekal, termasuk harga, jumlah barang atau jasa yang diperlukan, dan tenggat waktu pengiriman.
Menjelaskan tugas dan tanggung jawab pembekal, termasuk persyaratan kualitas dan ketepatan waktu pengiriman barang atau jasa.
Menjamin bahwa semua pihak yang terlibat dalam kontrak memiliki pemahaman yang sama tentang persyaratan dan tanggung jawab.

Tujuan Surat Lantikan Pembekal

Tujuan surat lantikan pembekal adalah untuk memastikan bahwa pembekal yang terpilih memiliki pemahaman yang jelas tentang persyaratan kontrak dan tugas serta tanggung jawab yang harus dilakukan. Selain itu, surat ini juga memiliki tujuan sebagai berikut:

Menjamin bahwa pembekal yang terpilih memiliki kualifikasi dan pengalaman yang diperlukan untuk melaksanakan tugas sesuai dengan persyaratan kontrak.
Menetapkan hubungan bisnis yang jelas antara organisasi atau perusahaan dengan pembekal.
Menjamin bahwa pembekal yang terpilih akan memenuhi persyaratan kontrak, termasuk kualitas dan ketepatan waktu pengiriman barang atau jasa.
Meminimalkan risiko bisnis dengan memastikan bahwa semua persyaratan dan tanggung jawab telah disepakati oleh semua pihak yang terlibat dalam kontrak.

Format Surat Lantikan Pembekal

Surat lantikan pembekal harus memenuhi standar format surat bisnis yang umumnya digunakan. Berikut adalah format yang umum digunakan:

Header: Berisi nama dan alamat organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat lantikan pembekal, tanggal surat, dan nama pembekal yang terpilih.
Salutation: Berisi nama pembekal atau entitas bisnis yang terpilih.
Isi surat: Berisi informasi tentang pengangkatan sebagai pembekal, persyaratan kontrak, tugas dan tanggung jawab pembekal, dan informasi penting lainnya.
Penutup: Berisi ucapan terima kasih, informasi kontak, dan tanda tangan dari pihak yang mengeluarkan surat.
Lampiran: Berisi dokumen lain yang terkait dengan persyaratan kontrak, seperti spesifikasi barang atau jasa yang diperlukan, jadwal pengiriman, dan dokumen lainnya.

Contoh Surat Lantikan Pembekal

Berikut adalah contoh surat lantikan pembekal yang dapat digunakan sebagai referensi:

Contoh Surat Lantikan Pembekal 1

Surat ini dikeluarkan oleh PT ABC kepada entitas bisnis yang terpilih sebagai pembekal barang:

Header:

PT ABC

Jalan Raya 123, Jakarta

1 Januari 2022

Salutation:

Kepada Yth.

Entitas Bisnis XYZ

Isi Surat:

Dengan ini, kami dengan senang hati mengumumkan bahwa Entitas Bisnis XYZ telah dipilih sebagai pembekal barang untuk PT ABC. Kami percaya bahwa Entitas Bisnis XYZ memiliki pengalaman dan kualifikasi yang diperlukan untuk melaksanakan tugas sesuai dengan persyaratan kontrak.

Berikut adalah persyaratan kontrak untuk pembekal barang:

Nama Barang: Produk A
Jumlah Barang: 1000 buah
Harga Barang: Rp 10.000,- per buah
Tenggat Waktu: 30 hari setelah tanggal pengiriman surat ini
Kualitas Barang: Sesuai dengan standar industri

Tugas dan tanggung jawab dari Entitas Bisnis XYZ sebagai pembekal barang adalah sebagai berikut:

Mengirimkan barang yang dipesan sesuai dengan spesifikasi yang diberikan.
Memastikan bahwa barang yang dikirimkan memiliki kualitas yang sesuai dengan standar industri.
Mengirimkan barang tepat waktu sesuai dengan tenggat waktu yang ditetapkan.
Menyediakan layanan purna jual yang memadai.

Penutup:

Kami berharap untuk menjalin hubungan bisnis yang baik dengan Entitas Bisnis XYZ dan terus bekerja sama dalam proyek-proyek masa depan. Jika ada pertanyaan atau masalah, silakan hubungi kami di nomor telepon yang tercantum di bawah ini.

Terima kasih atas kerjasama Anda yang baik.

Lampiran:

Spesifikasi Barang
Jadwal Pengiriman

Contoh Surat Lantikan Pembekal 2

Surat ini dikeluarkan oleh Universitas XYZ kepada individu yang terpilih sebagai pembekal jasa:

Header:

Universitas XYZ

Jalan Kampus 123, Bandung

1 Januari 2022

Salutation:

Kepada Yth.

Individu ABC

Isi Surat:

Dengan ini, kami dengan senang hati mengumumkan bahwa Individu ABC telah dipilih sebagai pembekal jasa untuk Universitas XYZ. Kami percaya bahwa Individu ABC memiliki pengalaman dan kualifikasi yang diperlukan untuk melaksanakan tugas sesuai dengan persyaratan kontrak.

Berikut adalah persyaratan kontrak untuk pembekal jasa:

Jasa yang diperlukan: Jasa Pembuatan Website
Harga Jasa: Rp 20.000.000,-
Tenggat Waktu: 60 hari setelah tanggal pengiriman surat ini
Kualitas Jasa: Sesuai dengan standar industri

Tugas dan tanggung jawab dari Individu ABC sebagai pembekal jasa adalah sebagai berikut:

Membuat website sesuai dengan spesifikasi yang diberikan.
Memastikan bahwa website memiliki kualitas yang sesuai dengan standar industri.
Mengirimkan website tepat waktu sesuai dengan tenggat waktu yang ditetapkan.
Menyediakan layanan purna jual yang memadai.