Jika Anda pernah menerima surat lantikan wakil syarikat, pasti Anda tidak asing dengan surat tersebut. Surat lantikan wakil syarikat adalah surat yang dikeluarkan oleh sebuah syarikat untuk menunjuk seseorang sebagai wakil dalam melakukan suatu tugas atau kegiatan. Surat ini memiliki fungsi dan tujuan yang penting dalam menjalankan bisnis atau organisasi.

Pengertian Surat Lantikan Wakil Syarikat

Surat lantikan wakil syarikat adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah syarikat untuk menunjuk seseorang sebagai wakil dalam melakukan suatu tugas atau kegiatan. Surat tersebut berisi informasi tentang tugas atau kegiatan yang harus dilakukan oleh wakil syarikat tersebut.

Fungsi Surat Lantikan Wakil Syarikat

Surat lantikan wakil syarikat memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

  • Menunjuk seseorang sebagai wakil syarikat dalam melakukan tugas atau kegiatan tertentu.
  • Menjelaskan tugas atau kegiatan yang harus dilakukan oleh wakil syarikat tersebut.
  • Menjelaskan batas waktu pelaksanaan tugas atau kegiatan tersebut.
  • Menjelaskan hak dan kewajiban wakil syarikat dalam melaksanakan tugas atau kegiatan tersebut.
  • Memberikan legitimasi resmi kepada wakil syarikat dalam melakukan tugas atau kegiatan tersebut.

Tujuan Surat Lantikan Wakil Syarikat

Surat lantikan wakil syarikat memiliki beberapa tujuan, di antaranya:

  • Memastikan bahwa tugas atau kegiatan yang diberikan kepada wakil syarikat dapat dilaksanakan dengan baik.
  • Memastikan bahwa wakil syarikat memiliki legitimasi resmi dalam melakukan tugas atau kegiatan tersebut.
  • Memastikan bahwa hak dan kewajiban wakil syarikat dalam melaksanakan tugas atau kegiatan tersebut jelas dan terdefinisi dengan baik.
  • Memastikan bahwa syarikat memiliki kontrol yang baik terhadap tugas atau kegiatan yang diberikan kepada wakil syarikat.

Format Surat Lantikan Wakil Syarikat

Surat lantikan wakil syarikat memiliki format yang umumnya sama dengan surat resmi pada umumnya. Format tersebut terdiri dari:

  • Header, berisi logo syarikat, alamat, nomor telepon, dan fax syarikat.
  • Tanggal penulisan surat.
  • Alamat penerima surat.
  • Salutasi awal, berisi kata sapaan seperti “Salam Sejahtera” atau “Dear”.
  • Paragraf pembuka, berisi pengenalan tentang surat tersebut dan tujuan penunjukan wakil syarikat.
  • Paragraf inti, berisi informasi tentang tugas atau kegiatan yang harus dilakukan oleh wakil syarikat, batas waktu pelaksanaan, serta hak dan kewajiban wakil syarikat.
  • Paragraf penutup, berisi ucapan terima kasih dan salam penutup.
  • Tanda tangan pengirim surat.
  • Lampiran, jika ada.

Contoh Surat Lantikan Wakil Syarikat

Berikut adalah contoh surat lantikan wakil syarikat yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:

Contoh 1:

Header

Tanggal: 15 Mei 2021

Alamat penerima surat

Salam Sejahtera,

Kami dari PT ABC mengucapkan terima kasih atas kesediaan Anda untuk menjadi wakil syarikat kami dalam acara seminar yang akan diadakan pada tanggal 30 Mei 2021 di Grand Ballroom Hotel XYZ.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami menugaskan Anda untuk mempersiapkan materi presentasi mengenai produk terbaru kami dan mempresentasikannya pada acara tersebut. Kami berharap presentasi yang disampaikan dapat memberikan informasi yang bermanfaat bagi peserta seminar.

Batas waktu penyampaian materi presentasi adalah tanggal 25 Mei 2021. Selain itu, Anda juga diharapkan dapat hadir pada acara seminar tersebut tepat waktu dan memenuhi segala persyaratan yang diminta oleh panitia.

Sebagai wakil syarikat kami, Anda berhak mengajukan pertanyaan atau memberikan saran terkait pelaksanaan tugas tersebut. Namun demikian, kami juga mengharapkan Anda dapat mematuhi segala peraturan dan kebijakan yang diberlakukan oleh syarikat.

Demikian surat lantikan wakil syarikat ini kami sampaikan. Sekali lagi, kami ucapkan terima kasih atas kerjasama Anda dalam menjalankan tugas tersebut.

Salam hormat,

PT ABC

Contoh 2:

Header

Tanggal: 15 Mei 2021

Alamat penerima surat

Dear John Doe,

Kami dari PT XYZ senang untuk menunjuk Anda sebagai wakil syarikat kami dalam acara pameran yang akan diadakan pada tanggal 1-3 Juni 2021 di Jakarta Convention Center.

Sebagai wakil syarikat kami, Anda diharapkan dapat mempromosikan produk kami kepada pengunjung pameran dan menjalin kerjasama dengan calon pelanggan. Kami percaya bahwa kemampuan dan pengalaman Anda dalam bidang marketing dapat membantu kami untuk mencapai target penjualan yang diharapkan.

Batas waktu pelaksanaan tugas Anda adalah selama acara pameran berlangsung. Selain itu, kami juga akan memberikan tunjangan harian dan transportasi bagi Anda selama pelaksanaan tugas tersebut.

Sebagai wakil syarikat kami, Anda diharapkan dapat bekerja dengan baik dan mematuhi segala peraturan dan kebijakan yang diberlakukan oleh syarikat. Kami juga mengharapkan Anda dapat memberikan laporan harian tentang pelaksanaan tugas Anda kepada atasan langsung Anda.

Demikian surat lantikan wakil syarikat ini kami sampaikan. Kami berharap Anda dapat menjalankan tugas tersebut dengan baik dan membantu kami mencapai target penjualan yang diharapkan.

Salam hormat,

PT XYZ

FAQs

1. Siapa yang dapat menerima surat lantikan wakil syarikat?

Surat lantikan wakil syarikat dapat diberikan kepada siapa saja yang dianggap mampu untuk melakukan tugas atau kegiatan yang diberikan oleh syarikat.

2. Apa saja informasi yang harus tercantum dalam surat lantikan wakil syarikat?

Surat lantikan wakil syarikat harus mencantumkan informasi tentang tugas atau kegiatan yang harus dilakukan oleh wakil syarikat, batas waktu pelaksanaan, serta hak dan kewajiban wakil syarikat dalam melaksanakan tugas atau kegiatan tersebut.

3. Apa tujuan dari surat lantikan wakil syarikat?

Tujuan dari surat lantikan wakil syarikat adalah untuk memastikan bahwa tugas atau kegiatan yang diberikan kepada wakil syarikat dapat dilaksanakan dengan baik, dan bahwa wakil syarikat memiliki legitimasi resmi dalam melakukan tugas atau kegiatan tersebut