Saat kita menemukan masalah atau ketidaknyamanan dalam pelayanan sebuah instansi pemerintah atau swasta, seringkali kita tidak tahu harus mengadu kemana. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan membuat surat laporan pengaduan. Namun, tidak semua orang tahu bagaimana cara membuat surat laporan pengaduan yang benar. Nah, pada kesempatan kali ini kita akan membahas tentang pengertian, fungsi, tujuan, format, contoh, dan beberapa pertanyaan yang sering muncul terkait surat laporan pengaduan.
Pengertian Surat Laporan Pengaduan
Surat laporan pengaduan adalah surat resmi yang dibuat untuk melaporkan suatu masalah atau ketidaknyamanan yang terjadi pada suatu instansi pemerintah atau swasta. Surat ini biasanya ditujukan kepada pihak yang berwenang untuk menangani masalah tersebut. Isi surat laporan pengaduan harus jelas, singkat, dan padat agar mudah dipahami oleh pihak yang dituju.
Fungsi Surat Laporan Pengaduan
Surat laporan pengaduan memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
- Sebagai sarana untuk menyampaikan masalah atau ketidaknyamanan yang dialami oleh pelanggan atau masyarakat.
- Sebagai alat untuk memperbaiki pelayanan instansi tersebut agar lebih baik ke depannya.
- Sebagai bentuk kontrol sosial terhadap kinerja instansi pemerintah atau swasta.
Tujuan Surat Laporan Pengaduan
Tujuan dibuatnya surat laporan pengaduan adalah untuk menyampaikan keluhan, masalah, atau ketidaknyamanan yang dialami oleh pelanggan atau masyarakat kepada pihak yang berwenang. Pihak yang berwenang akan menindaklanjuti surat laporan pengaduan tersebut agar masalah yang dilaporkan dapat diselesaikan dengan cepat dan efektif.
Format Surat Laporan Pengaduan
Format surat laporan pengaduan sebaiknya mengikuti standar format surat resmi yang berlaku. Berikut ini adalah format surat laporan pengaduan yang benar:
- Tempat dan Tanggal
- Kepada Yth. (Pihak yang dituju)
- Perihal: Laporan Pengaduan
- Isi surat (mengenai masalah yang dialami)
- Tanda tangan dan nama pengirim
Contoh Surat Laporan Pengaduan
Berikut ini adalah contoh surat laporan pengaduan yang dapat dijadikan referensi:
Contoh 1:
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
Kantor Pos Indonesia
Jakarta Pusat
Perihal: Laporan Pengaduan
Dengan hormat,
Saya sebagai pelanggan Kantor Pos Indonesia yang berlokasi di Jakarta Pusat ingin menyampaikan keluhan terkait pelayanan yang saya terima. Pada tanggal 30 Desember 2021, saya melakukan pengiriman paket ke luar kota melalui Kantor Pos Indonesia Jakarta Pusat. Namun, hingga saat ini paket tersebut belum juga sampai ke tujuan.
Saya sudah melakukan komunikasi dengan pihak Kantor Pos Indonesia Jakarta Pusat, namun belum ada kejelasan mengenai keberadaan paket tersebut. Saya berharap pihak Kantor Pos Indonesia dapat segera menindaklanjuti masalah ini dan memberikan informasi yang jelas mengenai keberadaan paket saya.
Demikian surat laporan pengaduan ini saya buat dengan harapan pihak Kantor Pos Indonesia dapat segera menyelesaikan masalah ini. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat saya,
Anna
Contoh 2:
Jakarta, 1 Januari 2022
Kepada Yth.
PT PLN Persero
Jakarta Selatan
Perihal: Laporan Pengaduan
Dengan hormat,
Saya sebagai pelanggan PT PLN Persero ingin menyampaikan keluhan terkait pelayanan yang saya terima. Pada tanggal 30 Desember 2021, saya mengalami pemadaman listrik yang berlangsung selama 3 jam di wilayah Cilandak, Jakarta Selatan. Selama pemadaman listrik tersebut, saya mencoba menghubungi nomor call center PLN Persero, namun tidak ada yang menjawab.
Saya berharap pihak PLN Persero dapat meningkatkan kualitas pelayanan call center agar dapat memberikan informasi yang jelas dan cepat kepada pelanggan yang membutuhkan. Selain itu, saya juga berharap PLN Persero dapat memperbaiki sistem kelistrikan agar pemadaman listrik tidak terjadi secara tiba-tiba dan berkepanjangan seperti yang saya alami.
Demikian surat laporan pengaduan ini saya buat dengan harapan pihak PLN Persero dapat memperbaiki pelayanan dan sistem kelistrikan yang ada. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat saya,
Budi
FAQs
Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang sering muncul terkait surat laporan pengaduan:
- Siapa yang dapat membuat surat laporan pengaduan?
Semua orang dapat membuat surat laporan pengaduan jika mengalami masalah atau ketidaknyamanan dalam pelayanan suatu instansi pemerintah atau swasta.
- Haruskah surat laporan pengaduan ditandatangani?
Ya, surat laporan pengaduan harus ditandatangani oleh pengirim surat.
- Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menindaklanjuti surat laporan pengaduan?
Waktu yang dibutuhkan untuk menindaklanjuti surat laporan pengaduan tergantung dari kompleksitas masalah yang dilaporkan. Namun, sebaiknya pihak yang dituju segera menindaklanjuti surat laporan pengaduan agar masalah yang dilaporkan dapat diselesaikan dengan cepat dan efektif.
Kesimpulan
Surat laporan pengaduan adalah surat resmi yang dibuat untuk melaporkan suatu masalah atau ketidaknyamanan yang terjadi pada suatu instansi pemerintah atau swasta. Surat ini memiliki fungsi sebagai sarana untuk menyampaikan masalah atau ketidaknyamanan yang dialami oleh pelanggan atau masyarakat, alat untuk memperbaiki pelayanan instansi tersebut agar lebih baik ke depannya, dan bentuk kontrol sosial terhadap kinerja instansi pemerintah atau swasta. Untuk membuat surat laporan pengaduan, harus mengikuti format surat resmi yang berlaku dan menjelaskan dengan jelas masalah yang dialami. Surat laporan pengaduan harus ditandatangani oleh pengirim surat. Pihak yang dituju sebaiknya menindaklanjuti surat laporan pengaduan agar masalah yang dilaporkan dapat diselesaikan dengan cepat dan efektif.