Surat laporan adalah salah satu jenis surat resmi yang berfungsi untuk memberikan informasi atau laporan tentang suatu kegiatan, proyek, atau hasil kerja kepada pihak yang berkepentingan. Dalam dunia bisnis, surat laporan sering digunakan untuk melaporkan hasil kerja atau proyek kepada atasan atau klien. Namun, surat laporan juga dapat digunakan dalam berbagai bidang lain seperti pendidikan, kesehatan, dan sosial.
Fungsi Surat Laporan
Surat laporan memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
- Memberikan informasi atau laporan tentang suatu kegiatan atau proyek
- Menjelaskan hasil kerja atau pencapaian yang telah dicapai
- Memberikan rekomendasi atau saran untuk perbaikan atau peningkatan kinerja
- Memenuhi ketentuan atau kewajiban dalam sebuah proyek atau program
- Sebagai alat komunikasi antara pihak yang terlibat dalam suatu kegiatan atau proyek
Tujuan Surat Laporan
Tujuan dari surat laporan adalah untuk memberikan informasi yang jelas dan akurat tentang suatu kegiatan atau proyek kepada pihak yang berkepentingan. Selain itu, surat laporan juga bertujuan untuk membantu pengambilan keputusan yang tepat dan efektif dalam mengelola suatu proyek atau kegiatan.
Format Surat Laporan
Format surat laporan terdiri dari beberapa bagian, di antaranya:
- Header: Pada bagian ini terdapat informasi tentang pengirim surat, penerima surat, dan tanggal pengiriman surat.
- Opening: Bagian ini berisi salam pembuka dan penjelasan singkat tentang laporan yang akan disampaikan.
- Body: Bagian ini adalah inti dari surat laporan yang berisi informasi atau laporan tentang suatu kegiatan atau proyek. Bagian ini dapat dibagi menjadi beberapa sub-bagian untuk memudahkan pembaca dalam memahami isi laporan.
- Closing: Bagian ini berisi salam penutup dan ucapan terima kasih kepada penerima surat.
- Signature: Bagian ini berisi tanda tangan pengirim surat dan informasi kontak.
Contoh Surat Laporan
Berikut adalah contoh surat laporan yang dapat dijadikan referensi dalam membuat surat laporan:
Contoh Surat Laporan Proyek Pembangunan Jembatan
Surabaya, 1 Agustus 2021
Kepada Yth.
Direktur Utama PT. Jasa Marga
Jakarta
Dengan Hormat,
Bersama surat ini, kami sampaikan laporan proyek pembangunan jembatan yang telah kami kerjakan selama 6 bulan terakhir. Adapun pembangunan jembatan ini bertujuan untuk memperbaiki akses jalan raya dan mengurangi kemacetan di wilayah tertentu.
Pada periode 1 Januari 2021 hingga 30 Juni 2021, kami telah menyelesaikan pembangunan jembatan sepanjang 200 meter dengan lebar 10 meter. Selain itu, kami juga telah memasang lampu penerangan jalan dan trotoar untuk memudahkan pejalan kaki.
Dalam pelaksanaan proyek, kami mengalami beberapa kendala seperti cuaca yang tidak menentu dan terbatasnya akses ke lokasi proyek. Namun, kami berhasil mengatasi kendala tersebut dengan bekerja sama dengan pihak terkait dan melakukan pengaturan jadwal kerja yang efektif.
Sejalan dengan itu, kami juga memberikan rekomendasi untuk perbaikan dan peningkatan kinerja pada proyek-proyek selanjutnya. Kami berharap laporan ini dapat memberikan gambaran yang jelas tentang proyek pembangunan jembatan yang telah kami kerjakan.
Demikian laporan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat kami,
Ir. Sutrisno
Project Manager
CV. Jaya Karya
Contoh Surat Laporan Kegiatan Sosial
Yogyakarta, 1 Agustus 2021
Kepada Yth.
Ketua Yayasan Peduli Kasih
Jakarta
Dengan Hormat,
Bersama surat ini, kami sampaikan laporan kegiatan sosial yang telah kami lakukan di Desa Kedunglo. Kegiatan ini bertujuan untuk membantu masyarakat yang kurang mampu dan memperbaiki kualitas lingkungan di sekitar desa.
Pada tanggal 20 Juli 2021, kami mengadakan kegiatan bakti sosial berupa pemberian sembako kepada 50 keluarga kurang mampu, pembersihan lingkungan, dan penyuluhan kesehatan. Selain itu, kami juga telah membangun 5 toilet umum untuk masyarakat sekitar.
Kegiatan ini mendapat dukungan dari warga sekitar dan pihak terkait. Kami berharap kegiatan seperti ini dapat terus dilakukan untuk membantu masyarakat yang membutuhkan.
Demikian laporan ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.
Hormat kami,
Dwi Novianto
Ketua Panitia Kegiatan Sosial
Komunitas Peduli Desa
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan seputar surat laporan:
Apa perbedaan antara surat laporan dan surat resmi lainnya?
Surat laporan berbeda dengan surat resmi lainnya seperti surat perjanjian atau surat penawaran. Surat laporan lebih fokus pada memberikan informasi atau laporan tentang suatu kegiatan atau proyek.
Apakah surat laporan harus menggunakan bahasa formal?
Surat laporan sebaiknya menggunakan bahasa formal karena bersifat resmi dan ditujukan kepada pihak yang berkepentingan.
Bagaimana cara membuat surat laporan yang baik dan benar?
Untuk membuat surat laporan yang baik dan benar, perlu memperhatikan format yang sesuai, isi laporan yang jelas dan akurat, serta bahasa yang formal dan mudah dipahami.
Siapa yang biasanya menjadi penerima surat laporan?
Penerima surat laporan dapat bervariasi tergantung pada kepentingan dan tujuan dari surat laporan tersebut. Penerima surat laporan dapat berupa atasan, klien, atau pihak yang berkepentingan dalam suatu proyek atau kegiatan.
Apakah surat laporan harus disertai dengan lampiran?
Tergantung pada kebutuhan dan jenis surat laporan yang dibuat, surat laporan dapat disertai dengan lampiran seperti tabel, grafik, atau laporan terkait lainnya untuk memperjelas informasi yang disampaikan.
Bagaimana cara mengakhiri surat laporan dengan sopan?
Untuk mengakhiri surat laporan dengan sopan, dapat digunakan ucapan terima kasih atas perhatian dan waktu yang telah diberikan oleh penerima surat. Kemudian, ditutup dengan salam hormat seperti “Hormat kami” atau “Salam hormat”.
Apakah ada tips untuk membuat surat laporan yang efektif?
Berikut adalah beberapa tips untuk membuat surat laporan yang efektif:
- Berikan informasi atau laporan yang jelas dan akurat