Jika Anda pernah menerima sebuah permintaan atau proposal dari seseorang, maka Anda mungkin pernah merasa bingung tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya. Apakah Anda harus langsung menyetujui atau menolaknya? Ataukah Anda hanya perlu diam saja dan membiarkan orang tersebut menunggu jawaban dari Anda?
Sebagai seorang profesional, tentunya Anda tidak ingin memberikan kesan yang negatif pada orang yang telah mengajukan permintaan tersebut. Oleh karena itu, salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan memberikan surat maklum balas persetujuan atau surat balasan resmi.
Pengertian Surat Maklum Balas Persetujuan
Surat maklum balas persetujuan atau surat balasan resmi adalah sebuah surat yang dibuat sebagai tanggapan atas sebuah permintaan atau proposal yang diterima. Surat ini berisi informasi mengenai apakah permintaan tersebut disetujui atau ditolak, serta penjelasan mengenai alasan mengapa demikian.
Surat balasan resmi ini biasanya dikirimkan dalam waktu yang singkat setelah permintaan diterima, sebagai bentuk penghormatan dan profesionalisme kepada pihak yang mengajukan permintaan.
Fungsi dan Tujuan Surat Maklum Balas Persetujuan
Tujuan utama dari surat maklum balas persetujuan adalah untuk memberikan jawaban yang jelas dan tepat waktu atas sebuah permintaan atau proposal yang diterima. Selain itu, surat ini juga memiliki beberapa fungsi, antara lain:
- Menunjukkan profesionalisme dan keseriusan dalam menjalankan pekerjaan
- Memberikan penghormatan pada pihak yang mengajukan permintaan
- Menjaga hubungan baik antara kedua belah pihak
- Memberikan penjelasan yang jelas dan transparan mengenai alasan mengapa permintaan tersebut disetujui atau ditolak
Format Surat Maklum Balas Persetujuan
Surat maklum balas persetujuan memiliki format yang cukup sederhana, namun tetap harus memenuhi standar formal dalam penulisan surat resmi. Berikut adalah beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat balasan resmi:
- Pembukaan surat
Pada bagian pembukaan surat, disebutkan identitas dari pihak yang mengirim surat dan pihak yang menerima surat, serta tanggal dibuatnya surat. Contoh:
Perihal: Surat Maklum Balas Persetujuan
Kepada Yth,
Bapak/Ibu [Nama Lengkap]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Di tempat
[Tanggal dibuat surat]
- Isi surat
Pada bagian isi surat, disebutkan jawaban atas permintaan yang diterima, serta penjelasan mengenai alasan mengapa permintaan tersebut disetujui atau ditolak. Contoh:
Dengan hormat,
Terima kasih atas permintaan [Nama Permintaan] yang telah kami terima. Setelah mempertimbangkan dengan seksama, kami menyatakan bahwa permintaan tersebut [disetujui/ditolak].
[Penjelasan mengenai alasan mengapa permintaan disetujui/ditolak]
- Penutup surat
Pada bagian penutup surat, disebutkan kembali apakah permintaan tersebut disetujui atau ditolak, serta harapan untuk tetap menjalin hubungan baik di masa yang akan datang. Contoh:
Demikian surat maklum balas persetujuan ini kami sampaikan. Kami berharap dapat tetap menjalin hubungan baik di masa yang akan datang.
Hormat kami,
[Tanda tangan]
[Nama Lengkap]
[Jabatan]
Contoh Surat Maklum Balas Persetujuan
Berikut adalah contoh surat maklum balas persetujuan dalam dua situasi yang berbeda:
Contoh Surat Maklum Balas Persetujuan 1
Perihal: Surat Maklum Balas Persetujuan
Kepada Yth,
Bapak/Ibu [Nama Lengkap]
Marketing Manager
PT. ABC
Jl. Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
12345
Di tempat
28 Januari 2022
Dengan hormat,
Terima kasih atas permintaan kerjasama yang telah kami terima dari PT. ABC. Setelah mempertimbangkan dengan seksama, kami menyatakan bahwa permintaan tersebut disetujui.
Kami berharap dapat bekerja sama dengan baik dalam proyek ini dan mencapai hasil yang optimal. Kami akan segera menghubungi tim marketing PT. ABC untuk membicarakan detail kerjasama yang akan dilakukan.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu, kami berharap dapat tetap menjalin hubungan baik di masa yang akan datang.
Hormat kami,
[Tanda tangan]
[Nama Lengkap]
Project Manager
PT. XYZ
Contoh Surat Maklum Balas Persetujuan 2
Perihal: Surat Maklum Balas Persetujuan
Kepada Yth,
Bapak/Ibu [Nama Lengkap]
Human Resources Manager
PT. DEF
Jl. Thamrin No. 456
Jakarta Pusat
67890
Di tempat
28 Januari 2022
Dengan hormat,
Terima kasih atas permintaan penawaran kerja yang telah kami terima dari PT. DEF. Setelah mempertimbangkan dengan seksama, kami menyatakan bahwa permintaan tersebut kami tolak.
Kami memahami bahwa PT. DEF membutuhkan tenaga kerja yang berkualitas, namun saat ini kami tidak dapat memenuhi permintaan tersebut karena keterbatasan sumber daya. Kami berharap Bapak/Ibu dapat memahami situasi yang kami hadapi.
Sekali lagi, kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi. Kami berharap dapat tetap menjalin hubungan baik di masa yang akan datang.
Hormat kami,
[Tanda tangan]
[Nama Lengkap]
HR Manager
PT. XYZ
FAQs (Frequently Asked Questions)
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan mengenai surat maklum balas persetujuan:
- Apakah surat maklum balas persetujuan harus selalu disampaikan dalam bentuk surat resmi?
Tidak selalu. Jika permintaan yang diterima bersifat informal, maka Anda dapat memberikan tanggapan melalui email atau pesan singkat. Namun, jika permintaan tersebut bersifat resmi, maka disarankan untuk memberikan tanggapan dalam bentuk surat resmi.
- Apakah surat maklum balas persetujuan harus selalu disampaikan dalam waktu yang singkat?
Iya. Surat balasan resmi sebaiknya disampaikan dalam waktu 1-2 hari setelah permintaan diterima, agar p