Halo teman-teman! Pernahkah kalian mendengar tentang surat manajemen? Surat ini sering digunakan dalam bisnis atau organisasi untuk berkomunikasi dengan pihak lain. Di dalam artikel ini, saya akan membahas secara lengkap tentang surat manajemen mulai dari pengertian, fungsi, tujuan, format, dan juga contohnya. Yuk, simak artikel ini sampai selesai!

Pengertian Surat Manajemen

Surat manajemen adalah surat yang digunakan oleh manajer atau pimpinan suatu organisasi atau bisnis untuk berkomunikasi dengan pihak lain. Surat ini memiliki karakteristik formal dan tertulis, sehingga harus menggunakan bahasa yang sopan dan jelas. Surat manajemen juga dapat digunakan untuk memberikan instruksi atau arahan kepada bawahan dalam suatu organisasi atau bisnis.

Fungsi Surat Manajemen

Surat manajemen memiliki beberapa fungsi, di antaranya adalah:

  • Sebagai alat komunikasi antara manajer atau pimpinan dengan pihak lain, baik itu dengan karyawan, rekan bisnis, atau pihak eksternal lainnya.
  • Sebagai alat untuk memberikan instruksi atau arahan kepada bawahan dalam organisasi atau bisnis.
  • Sebagai alat untuk memberikan informasi atau laporan kepada pihak lain, seperti laporan keuangan, laporan proyek, dan sebagainya.
  • Sebagai alat untuk meminta informasi atau permintaan dari pihak lain, seperti permintaan izin, permintaan penawaran harga, dan sebagainya.

Tujuan Surat Manajemen

Tujuan dari surat manajemen adalah untuk memudahkan komunikasi antara manajer atau pimpinan dengan pihak lain. Selain itu, surat manajemen juga bertujuan untuk memberikan arahan atau instruksi kepada bawahan dalam suatu organisasi atau bisnis. Tujuan lain dari surat manajemen adalah untuk memberikan informasi atau laporan kepada pihak lain, serta meminta informasi atau permintaan dari pihak lain.

Format Surat Manajemen

Format surat manajemen harus mengikuti standar yang berlaku. Berikut adalah format umum dari surat manajemen:

  1. Header
    Header surat manajemen harus mencantumkan nama perusahaan atau organisasi, alamat, nomor telepon, dan email. Selain itu, juga harus mencantumkan tanggal dan nomor surat.
  2. Perihal
    Perihal surat manajemen harus mencantumkan judul atau topik dari surat tersebut.
  3. Isi Surat
    Isi surat manajemen harus jelas dan terstruktur. Surat harus dimulai dengan salam pembuka, diikuti dengan pengantar, inti surat, dan penutup. Pastikan untuk menggunakan bahasa yang sopan dan jelas dalam penulisan surat.
  4. Tanda Tangan
    Surat manajemen harus ditandatangani oleh manajer atau pimpinan yang berwenang.

Contoh Surat Manajemen

Berikut adalah 2 contoh surat manajemen yang sering digunakan dalam bisnis atau organisasi:

Contoh Surat Permintaan Penawaran Harga

Header
PT. ABC
Jl. Sudirman No. 1
Jakarta 12345
Telp. (021) 123456
Email: [email protected]
Tanggal: 1 Januari 2022
Nomor Surat: SM/ABC/2022/001

Perihal
Permintaan Penawaran Harga

Yth. Bapak/Ibu/Saudara

Dalam rangka memenuhi kebutuhan perusahaan kami, kami mengajukan permintaan penawaran harga untuk barang-barang berikut:

  • 100 unit laptop merk Lenovo
  • 50 unit printer merk HP
  • 10 unit scanner merk Canon

Kami mohon agar dapat memberikan penawaran harga terbaik untuk barang-barang tersebut. Mohon juga agar dapat mencantumkan spesifikasi teknis dari barang yang ditawarkan. Kami akan menunggu jawaban dari Bapak/Ibu/Saudara dalam waktu 7 hari kerja. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

PT. ABC

John Doe
Manager Procurement

Contoh Surat Pemberitahuan Perubahan Jadwal Meeting

Header
PT. XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 2
Surabaya 67890
Telp. (031) 789012
Email: [email protected]
Tanggal: 1 Februari 2022
Nomor Surat: SM/XYZ/2022/002

Perihal
Pemberitahuan Perubahan Jadwal Meeting

Kepada Yth. Bapak/Ibu/Saudara

Dalam rangka meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja, kami dari PT. XYZ memutuskan untuk mengubah jadwal meeting yang sebelumnya dijadwalkan pada tanggal 10 Februari 2022 menjadi:

Hari/Tanggal            : Jumat, 11 Februari 2022
Waktu                  : Pukul 09.00 - 11.00 WIB
Lokasi               : Ruang Rapat PT. XYZ

Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan akibat perubahan jadwal ini. Kami juga mohon agar Bapak/Ibu/Saudara dapat mengkonfirmasi kehadiran pada jadwal yang baru tersebut. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

PT. XYZ

Jane Doe
Manager HRD

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan seputar surat manajemen:

  1. Apa bedanya surat manajemen dengan surat biasa?
    Surat manajemen memiliki karakteristik formal dan tertulis, serta digunakan untuk berkomunikasi dalam konteks bisnis atau organisasi. Sedangkan surat biasa dapat digunakan dalam berbagai konteks seperti surat pribadi, surat resmi, dan sebagainya.
  2. Apakah surat manajemen selalu berisi instruksi atau arahan?
    Tidak selalu. Surat manajemen juga dapat berisi informasi atau laporan, seperti laporan keuangan atau laporan proyek.
  3. Bagaimana cara menulis surat manajemen yang baik?
    Untuk menulis surat manajemen yang baik, pastikan untuk mengikuti format yang benar, menggunakan bahasa yang sopan dan jelas, serta mempertimbangkan tujuan dari surat tersebut.

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap tentang surat manajemen, mulai dari pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contohnya. Surat manajemen merupakan alat komunikasi yang penting