Sebagai seorang pegawai atau pekerja kantor, tentu saja kita sudah tidak asing lagi dengan yang namanya surat masuk. Surat masuk adalah jenis surat yang diterima oleh sebuah instansi atau perusahaan dari pihak luar. Umumnya, surat masuk berisi permintaan, pemberitahuan, atau informasi dari pihak luar yang ditujukan kepada instansi atau perusahaan tersebut.
Pengertian Surat Masuk
Secara sederhana, surat masuk adalah jenis surat yang diterima oleh sebuah instansi atau perusahaan dari pihak luar. Surat masuk ini bisa berupa surat resmi maupun surat tidak resmi yang berisi permintaan, pemberitahuan, atau informasi dari pihak luar yang ditujukan kepada instansi atau perusahaan tersebut.
Fungsi Surat Masuk
Surat masuk memiliki beberapa fungsi yang sangat penting bagi sebuah instansi atau perusahaan. Beberapa fungsi tersebut antara lain:
- Sebagai bukti resmi bahwa instansi atau perusahaan tersebut menerima surat dari pihak luar.
- Sebagai media untuk menyampaikan permintaan, pemberitahuan, atau informasi dari pihak luar kepada instansi atau perusahaan.
- Sebagai alat untuk memudahkan pengarsipan dan pencarian surat-surat yang masuk.
Tujuan Surat Masuk
Tujuan utama dari surat masuk adalah untuk memberikan informasi, permintaan, atau pemberitahuan dari pihak luar kepada instansi atau perusahaan. Selain itu, surat masuk juga memiliki tujuan untuk memudahkan instansi atau perusahaan dalam mengambil keputusan atau tindakan yang tepat atas informasi atau permintaan yang diterima.
Format Surat Masuk
Format surat masuk umumnya terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Header, berisi nomor surat, tanggal surat, dan pengirim surat.
- Salutation, berisi sapaan kepada penerima surat.
- Isi surat, berisi informasi, permintaan, atau pemberitahuan dari pengirim surat.
- Penutup, berisi ucapan terima kasih atau harapan dari pengirim surat.
- Tanda tangan, berisi tanda tangan pengirim surat.
Contoh Surat Masuk
Berikut ini adalah contoh surat masuk yang umumnya diterima oleh sebuah instansi atau perusahaan:
Contoh 1
Header:
Nomor Surat: 123/SM/2021
Tanggal Surat: 1 Januari 2021
Pengirim Surat: PT. ABC
Salutation:
Kepada Yth. Bapak/Ibu Bagian Keuangan PT. XYZ
Isi Surat:
Dalam rangka pembayaran tagihan bulan Desember 2020, kami mohon agar Bapak/Ibu Bagian Keuangan PT. XYZ untuk segera melakukan pembayaran sebesar Rp. 10.000.000,- kepada PT. ABC. Terlampir kami sertakan faktur pembayaran sebagai bukti tagihan.
Penutup:
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Tanda Tangan:
PT. ABC
Contoh 2
Header:
Nomor Surat: 456/SM/2021
Tanggal Surat: 10 Februari 2021
Pengirim Surat: Bapak Ahmad
Salutation:
Kepada Yth. Bapak/Ibu Bagian SDM PT. XYZ
Isi Surat:
Saya, Bapak Ahmad, ingin mengajukan permohonan kerja di PT. XYZ sebagai Staff Administrasi. Terlampir saya sertakan CV dan berkas-berkas pendukung lainnya. Saya berharap agar permohonan ini dapat dipertimbangkan oleh pihak PT. XYZ.
Penutup:
Demikian surat permohonan kerja ini saya sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terima kasih.
Tanda Tangan:
Bapak Ahmad
FAQs
Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan seputar surat masuk:
- Apa saja jenis-jenis surat masuk?
Jenis-jenis surat masuk antara lain surat resmi dan surat tidak resmi. - Bagaimana cara mengarsipkan surat masuk?
Surat masuk dapat diarsipkan berdasarkan nomor surat, tanggal surat, atau pengirim surat. - Seberapa pentingnya mengetahui format surat masuk?
Sangat penting, karena dengan mengetahui format surat masuk, kita dapat membuat surat masuk yang rapi dan mudah dipahami.
Kesimpulan
Dalam dunia kerja, surat masuk adalah sebuah hal yang sangat penting. Surat masuk memiliki banyak fungsi dan tujuan yang harus dipahami dengan baik oleh setiap pegawai atau pekerja kantor. Selain itu, mengetahui format surat masuk juga sangat penting agar kita dapat membuat surat masuk yang rapi dan mudah dipahami oleh pihak yang bersangkutan.