Pengertian Surat Memo
Surat memo atau memorandum adalah sebuah surat bisnis yang digunakan untuk mengirim informasi atau pesan tertulis secara internal antara pegawai atau departemen dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Surat memo biasanya digunakan untuk memberikan instruksi, pengumuman, atau laporan singkat mengenai suatu hal yang terkait dengan aktivitas perusahaan.
Fungsi dan Tujuan Surat Memo
Fungsi dari surat memo adalah sebagai alat komunikasi antar departemen atau pegawai dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Surat memo juga membantu untuk mempercepat dan mempermudah proses komunikasi antar pegawai dan departemen. Tujuan dari surat memo adalah untuk memberikan informasi secara singkat dan jelas mengenai hal yang terkait dengan aktivitas perusahaan. Surat memo juga membantu untuk memperjelas arahan atau instruksi yang diberikan oleh atasan kepada bawahan.
Format Surat Memo
Berikut adalah format umum dari surat memo:
Header
Bagian header pada surat memo biasanya mencantumkan nama perusahaan atau organisasi, alamat, nomor telepon, dan alamat email perusahaan.
Subject
Subject pada surat memo harus mencantumkan topik yang jelas dan singkat mengenai isi surat memo.
Body
Bagian body pada surat memo berisi informasi atau pesan yang ingin disampaikan. Isi surat memo harus singkat, jelas, dan mudah dipahami oleh pembaca.
Footer
Bagian footer pada surat memo biasanya mencantumkan nama pengirim, jabatan, dan tanggal pengiriman surat memo.
Contoh Surat Memo
Berikut adalah dua contoh surat memo yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh 1
PT. ABCDEF Jl. Jendral Sudirman No. 123 Jakarta 12345 Telepon: (021) 1234567 Email: [email protected]
Subject: Pelatihan Karyawan Baru Kepada seluruh karyawan PT. ABCDEF, Dalam rangka meningkatkan kualitas karyawan, maka akan dilakukan pelatihan karyawan baru pada tanggal 1 Agustus 2021. Pelatihan ini akan diadakan di ruang rapat lantai 3 pada pukul 09.00 - 12.00. Mohon kehadiran seluruh karyawan pada pelatihan tersebut. Terima kasih. Salam, John Doe Manager HRD PT. ABCDEF Jakarta, 20 Juli 2021
Contoh 2
PT. GHIJKL Jl. Gatot Subroto No. 456 Surabaya 67890 Telepon: (031) 9876543 Email: [email protected]
Subject: Perubahan Jadwal Kerja Kepada seluruh karyawan PT. GHIJKL, Dalam rangka penyesuaian dengan kegiatan perusahaan, maka akan dilakukan perubahan jadwal kerja mulai tanggal 1 Agustus 2021. Jadwal kerja akan menjadi Senin - Jumat, pukul 08.00 - 16.00. Mohon untuk memperhatikan perubahan jadwal kerja ini. Terima kasih. Salam, Jane Smith Manager HRD PT. GHIJKL Surabaya, 20 Juli 2021
FAQs
1. Apa perbedaan antara surat memo dan surat bisnis?
Surat memo digunakan untuk komunikasi internal antar pegawai atau departemen dalam sebuah perusahaan atau organisasi, sedangkan surat bisnis digunakan untuk komunikasi eksternal antar perusahaan atau organisasi.
2. Apa saja informasi yang harus dicantumkan pada header surat memo?
Pada header surat memo harus dicantumkan nama perusahaan atau organisasi, alamat, nomor telepon, dan alamat email perusahaan.
3. Apa tujuan dari surat memo?
Tujuan dari surat memo adalah untuk memberikan informasi secara singkat dan jelas mengenai hal yang terkait dengan aktivitas perusahaan serta memperjelas arahan atau instruksi yang diberikan oleh atasan kepada bawahan.
4. Bagaimana cara membuat surat memo yang efektif?
Untuk membuat surat memo yang efektif, pastikan isi surat memo singkat, jelas, dan mudah dipahami oleh pembaca. Gunakan bahasa yang sopan dan mudah dipahami serta pastikan format surat memo sesuai dengan standar yang berlaku di perusahaan atau organisasi.