Ketika bekerja di perusahaan, kamu pasti pernah mendengar istilah surat memo. Surat memo adalah salah satu jenis surat bisnis yang sering digunakan di dalam perusahaan. Walaupun terdengar cukup formal, namun surat memo juga bisa memiliki nuansa yang santai dan bersahabat. Nah, dalam artikel kali ini, kita akan membahas lebih dalam tentang surat memo perusahaan.

Pengertian Surat Memo Perusahaan

Surat memo adalah singkatan dari memorandum yang memiliki arti catatan atau pesan singkat. Surat memo perusahaan adalah salah satu media komunikasi antar departemen atau antar karyawan di dalam perusahaan. Surat memo biasanya digunakan untuk memberikan informasi, instruksi, arahan, atau permintaan kepada penerima. Surat memo juga bisa digunakan untuk memperingatkan atau memberikan sanksi kepada karyawan yang melanggar aturan di dalam perusahaan.

Fungsi Surat Memo Perusahaan

Surat memo perusahaan memiliki beberapa fungsi penting di dalam perusahaan, antara lain:

  • Sebagai media komunikasi antar departemen atau antar karyawan di dalam perusahaan.
  • Sebagai bukti tertulis yang dapat digunakan sebagai arsip atau referensi di kemudian hari.
  • Sebagai sarana untuk memberikan instruksi, arahan, atau permintaan secara tertulis yang lebih jelas dan terstruktur.
  • Sebagai alat untuk memperingatkan atau memberikan sanksi kepada karyawan yang melanggar aturan di dalam perusahaan.

Tujuan Surat Memo Perusahaan

Surat memo perusahaan memiliki beberapa tujuan yang ingin dicapai, antara lain:

  • Memastikan bahwa informasi, instruksi, arahan, atau permintaan yang diberikan kepada penerima dapat dipahami dengan jelas dan terstruktur.
  • Mendokumentasikan setiap keputusan atau tindakan yang diambil oleh perusahaan.
  • Menegaskan aturan atau kebijakan di dalam perusahaan.
  • Menjaga kedisiplinan dan ketertiban di dalam perusahaan.

Format Surat Memo Perusahaan

Surat memo perusahaan memiliki format yang relatif sederhana dan mudah untuk diikuti. Berikut adalah beberapa elemen penting yang harus ada dalam surat memo perusahaan:

  • Header: berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan tanggal pembuatan surat memo.
  • To: berisi nama penerima, jabatan, dan departemen.
  • From: berisi nama pengirim, jabatan, dan departemen.
  • Subject: berisi judul atau topik surat memo.
  • Body: berisi isi pesan atau informasi yang ingin disampaikan.
  • Attachment: berisi lampiran atau dokumen pendukung yang diperlukan.
  • Footer: berisi tanda tangan pengirim, tanggal, dan nomor referensi surat memo.

Contoh Surat Memo Perusahaan

Berikut adalah contoh surat memo perusahaan yang bisa kamu gunakan sebagai referensi:

Contoh 1: Surat Memo Permintaan Peminjaman Ruangan

Header:
Nama Perusahaan: PT. ABCD
Alamat: Jl. Raya ABCD No. 123
Telepon: (021) 12345678
Tanggal: 1 Januari 2022

To:
Nama: Budi
Jabatan: Kepala Bagian Keuangan
Departemen: Keuangan

From:
Nama: Ani
Jabatan: Kepala Bagian SDM
Departemen: SDM

Subject: Permintaan Peminjaman Ruangan

Body:
Dalam rangka pelaksanaan pelatihan karyawan, kami memerlukan ruangan yang bisa menampung 30 orang pada tanggal 10 Januari 2022, pukul 08.00-16.00 WIB. Oleh karena itu, kami memohon kepada Bapak/Ibu untuk dapat memberikan izin peminjaman ruangan di gedung lantai 5. Kami akan menjamin kebersihan dan kerapihan ruangan setelah selesai dipakai.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Attachment:
1. Daftar hadir peserta pelatihan
2. Agenda pelatihan

Footer:
Tanda tangan Ani
Tanggal: 1 Januari 2022
Nomor Referensi: SM/2022/001

Contoh 2: Surat Memo Peringatan Pelanggaran Aturan Kode Etik

Header:
Nama Perusahaan: PT. XYZ
Alamat: Jl. Raya XYZ No. 456
Telepon: (021) 98765432
Tanggal: 1 Januari 2022

To:
Nama: Andi
Jabatan: Karyawan
Departemen: Produksi

From:
Nama: Budi
Jabatan: Kepala Bagian SDM
Departemen: SDM

Subject: Peringatan Pelanggaran Aturan Kode Etik

Body:
Dalam rapat koordinasi hari ini, kami mendapatkan laporan bahwa Bapak/Ibu telah melanggar beberapa aturan dalam kode etik karyawan. Aturan yang dilanggar antara lain tidak mengenakan seragam kerja dengan rapih, tidak mengisi absen dengan benar, dan terlambat masuk kerja tanpa keterangan yang jelas.
Sebagai perusahaan yang mengutamakan profesionalisme dan kedisiplinan, kami memberikan peringatan keras kepada Bapak/Ibu agar tidak mengulangi pelanggaran tersebut di kemudian hari. Kami menyarankan agar Bapak/Ibu mematuhi aturan yang berlaku dan meningkatkan kinerja di dalam perusahaan.
Apabila terdapat pelanggaran lagi di masa depan, kami akan memberikan sanksi yang lebih tegas.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Footer:
Tanda tangan Budi
Tanggal: 1 Januari 2022
Nomor Referensi: SM/2022/002

FAQs (Frequently Asked Questions)

  • Apakah surat memo perusahaan selalu bersifat formal?
    Tidak selalu. Surat memo perusahaan bisa memiliki nuansa yang santai dan bersahabat tergantung pada isi pesan dan tujuannya.
  • Haruskah surat memo perusahaan selalu menggunakan bahasa Indonesia?
    Tidak selalu. Surat memo perusahaan bisa menggunakan bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya apabila penerima atau pengirim berasal dari negara yang berbeda.
  • Apakah surat memo perusahaan harus mencantumkan lampiran?
    Tidak selalu. Lampiran hanya perlu dicantumkan apabila diperlukan atau jika ada dokumen pendukung yang ingin disampaikan.

Kesimpulan

Surat memo perusahaan merupakan salah satu media komunikasi yang penting di dalam perusahaan. Surat memo memiliki fungsi dan tujuan yang jelas untuk memastikan informasi, instruksi, atau arahan dapat disampaikan dengan jelas dan terstruktur. Format surat memo perusahaan pun relatif sederhana dan mudah untuk diikuti. Dalam penggunaannya, surat memo bisa bersifat formal maupun santai tergantung pada konteks dan tujuannya. Oleh karena itu, sebagai karyawan atau pimpinan perusahaan, penting untuk mengetahui dan menguasai penggunaan surat memo perusahaan.