Surat mewakili diri atau yang sering disingkat dengan SMD seringkali menjadi solusi bagi kita yang tidak bisa hadir dalam suatu acara yang penting. Ya, seperti namanya, surat ini berfungsi untuk mewakili diri kita dalam suatu kegiatan atau acara yang tidak bisa kita hadiri.
Pengertian Surat Mewakili Diri
Surat mewakili diri adalah surat yang dibuat untuk mewakili kehadiran seseorang dalam suatu acara atau kegiatan yang tidak bisa dihadiri. Biasanya, surat ini digunakan untuk kepentingan seperti mengikuti ujian, sidang, pemilihan, dan sebagainya.
Fungsi Surat Mewakili Diri
Surat mewakili diri memiliki beberapa fungsi, antara lain:
- Sebagai bukti pengganti kehadiran seseorang dalam suatu acara atau kegiatan.
- Sebagai alat untuk meminta izin atau permohonan agar orang yang bersangkutan dapat mewakili diri dalam suatu acara atau kegiatan.
- Sebagai sarana untuk memberikan informasi kepada pihak yang berwenang bahwa orang yang bersangkutan tidak bisa hadir dalam acara atau kegiatan tersebut.
Tujuan Surat Mewakili Diri
Tujuan utama dari surat mewakili diri adalah untuk memberikan informasi tentang ketidakhadiran seseorang dalam suatu acara atau kegiatan serta memberikan wakil yang sah untuk menggantikan kehadiran orang tersebut. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk memudahkan seseorang dalam mengurus segala hal yang berhubungan dengan acara atau kegiatan tersebut.
Format Surat Mewakili Diri
Format surat mewakili diri sebenarnya cukup sederhana dan tidak sulit untuk dibuat. Berikut adalah format umum dari surat mewakili diri:
- Header surat
- Alamat penerima surat
- Tempat dan tanggal surat dibuat
- Perihal
- Isi surat
- Tanda tangan
- Nama dan tanda tangan orang yang memberikan wewenang
Contoh Surat Mewakili Diri
Berikut adalah dua contoh surat mewakili diri yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh Surat Mewakili Diri 1
Surabaya, 23 Agustus 2021
Kepada Yth.
Ketua Panitia Pemilihan Ketua Osis SMA Negeri 1 Surabaya
di Surabaya
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Ahmad
Kelas: XI-IPA 2
Dalam hal ini mewakili diri dari:
Nama: Budi
Kelas: XI-IPA 2
Dengan surat ini, saya bermaksud memberitahukan bahwa Budi tidak dapat hadir dalam Pemilihan Ketua Osis SMA Negeri 1 Surabaya yang akan dilaksanakan pada tanggal 25 Agustus 2021 karena sedang mengikuti lomba tingkat nasional di Jakarta.
Untuk itu, saya mewakili Budi untuk mengikuti Pemilihan Ketua Osis SMA Negeri 1 Surabaya tersebut. Saya bersedia menandatangani berita acara pemilihan dan segala hal yang berhubungan dengan pemilihan tersebut.
Demikian surat ini dibuat dengan sebenar-benarnya.
Hormat saya,
Ahmad
(Nama dan tanda tangan orang yang memberikan wewenang)
Contoh Surat Mewakili Diri 2
Jakarta, 30 Agustus 2021
Kepada Yth.
Ketua Panitia Seminar Nasional
di Jakarta
Dengan hormat,
Kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Aji
Jabatan: Ketua Umum Himpunan Mahasiswa Teknik Industri
Nama: Budi
Jabatan: Sekretaris Himpunan Mahasiswa Teknik Industri
Dalam hal ini mewakili diri dari:
Nama: Candra
Jabatan: Bendahara Himpunan Mahasiswa Teknik Industri
Dengan surat ini, kami bermaksud memberitahukan bahwa Candra tidak dapat hadir dalam Seminar Nasional yang akan dilaksanakan pada tanggal 2 September 2021 karena sedang ada urusan keluarga yang sangat penting dan mendadak.
Untuk itu, kami mewakili Candra untuk hadir dalam Seminar Nasional tersebut. Kami bersedia menandatangani berita acara seminar dan segala hal yang berhubungan dengan seminar tersebut.
Demikian surat ini dibuat dengan sebenar-benarnya.
Hormat kami,
Aji
(Nama dan tanda tangan orang yang memberikan wewenang)
Budi
(Nama dan tanda tangan orang yang mewakili)
FAQs (Frequently Asked Questions)
Apa itu surat mewakili diri?
Surat mewakili diri adalah surat yang dibuat untuk mewakili kehadiran seseorang dalam suatu acara atau kegiatan yang tidak bisa dihadiri.
Untuk apa surat mewakili diri?
Surat mewakili diri berfungsi sebagai bukti pengganti kehadiran seseorang dalam suatu acara atau kegiatan serta memberikan wakil yang sah untuk menggantikan kehadiran orang tersebut.
Bagaimana cara membuat surat mewakili diri?
Untuk membuat surat mewakili diri, Anda bisa mengikuti format umum yang sudah disebutkan di atas. Pastikan surat tersebut berisi alasan ketidakhadiran dan siapa yang akan mewakili.
Apakah surat mewakili diri harus ditandatangani?
Ya, surat mewakili diri harus ditandatangani oleh orang yang memberikan wewenang dan orang yang mewakili.
Apakah surat mewakili diri bisa digunakan untuk semua kegiatan?
Ya, surat mewakili diri bisa digunakan untuk semua kegiatan yang membutuhkan kehadiran seseorang.
Apakah surat mewakili diri bisa dibuat secara lisan?
Tidak disarankan untuk membuat surat mewakili diri secara lisan karena sulit untuk dibuktikan keabsahannya. Lebih baik membuat surat secara tertulis dan ditandatangani.
Apakah surat mewakili diri bisa dibuat oleh orang lain?
Ya, surat mewakili diri bisa dibuat oleh orang lain asalkan orang tersebut memiliki wewenang dari orang yang bersangkutan.
Berapa lama surat mewakili diri berlaku?
Surat mewakili diri berlaku sesuai dengan batas waktu acara atau kegiatan yang diwakili.
Apakah surat mewakili diri bisa dicetak atau dikirim secara elektronik?
Surat mewakili diri bisa dicetak atau dikirim secara elektronik asalkan tanda tangan yang terdapat pada surat tersebut sah atau sesuai dengan aturan yang berlaku.
Kesimpulan
Surat mewakili diri memang terlihat sepele, tetapi ternyata memiliki fungsi dan tujuan