Surat Niaga Pemesanan: Pengertian, Fungsi, Tujuan, Format, Dan Contoh

Jika Anda adalah seorang pebisnis atau memiliki usaha produk, maka pastinya Anda membutuhkan surat niaga pemesanan. Surat niaga pemesanan merupakan salah satu surat bisnis yang digunakan untuk memesan atau membeli produk dari pihak supplier atau penjual. Surat niaga pemesanan juga disebut dengan istilah Purchase Order atau PO. Dalam artikel ini, Anda akan menemukan informasi mengenai pengertian, fungsi, tujuan, format, dan contoh surat niaga pemesanan.

Pengertian Surat Niaga Pemesanan

Surat niaga pemesanan adalah surat bisnis yang berisi pesanan atau permintaan pembelian barang atau jasa dari pihak penjual atau supplier. Surat ini dianggap sebagai bukti sah dari pemesanan yang dilakukan oleh pihak pembeli dan digunakan untuk memudahkan proses transaksi antara kedua belah pihak.

Fungsi Surat Niaga Pemesanan

Surat niaga pemesanan memiliki beberapa fungsi yang penting dalam transaksi bisnis antara pembeli dan penjual, diantaranya:

• Sebagai bukti sah dari pesanan yang dibuat oleh pembeli
• Sebagai alat komunikasi resmi antara pembeli dan penjual
• Sebagai acuan dalam proses pengiriman barang atau jasa
• Sebagai alat pengendalian pembelian barang atau jasa
• Sebagai alat untuk mengevaluasi kinerja supplier atau penjual

Tujuan Surat Niaga Pemesanan

Ada beberapa tujuan dari surat niaga pemesanan yang harus dipahami oleh pembeli dan penjual, diantaranya:

• Mempermudah proses transaksi antara pembeli dan penjual
• Menghindari kesalahan dalam proses pengiriman barang atau jasa
• Menjaga keamanan dan kualitas produk yang dipesan
• Menjaga hubungan bisnis yang baik antara pembeli dan penjual

Format Surat Niaga Pemesanan

Surat niaga pemesanan memiliki beberapa bagian yang harus diisi dengan benar dan lengkap. Berikut adalah format surat niaga pemesanan yang umum digunakan:

1. Header surat (nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email, dan lain-lain)
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Perihal
5. Nama perusahaan supplier atau penjual
6. Alamat perusahaan supplier atau penjual
7. Nomor telepon perusahaan supplier atau penjual
8. Email perusahaan supplier atau penjual
9. Nama pihak yang bertanggung jawab di perusahaan supplier atau penjual
10. Detail barang atau jasa yang dipesan (nama barang, jumlah, harga, dan lain-lain)
11. Total biaya yang harus dibayarkan
12. Cara pembayaran
13. Tanggal pengiriman barang atau jasa
14. Alamat pengiriman barang atau jasa
15. Tanda tangan pembeli

Contoh Surat Niaga Pemesanan

Berikut adalah contoh surat niaga pemesanan yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:

Contoh 1

Kepada Yth.
Bagian Penjualan PT. ABC
Jalan Raya No. 123
Jakarta Selatan

Dengan ini kami memesan barang sebagai berikut:

Total biaya yang harus dibayarkan adalah sebesar Rp. 92.500.000,- Barang akan dikirim pada tanggal 5 Agustus 2021 ke alamat:
Jalan Raya No. 456, Jakarta Selatan.
Pembayaran melalui transfer ke rekening BCA 123456789 atas nama PT. XYZ.

Demikian surat ini kami buat. Terima kasih atas kerjasamanya.

Hormat kami,
PT. XYZ
Tanda tangan

Contoh 2

Kepada Yth.
Bagian Penjualan PT. DEF
Jalan Raya No. 456
Bandung

Dengan ini kami memesan barang sebagai berikut:

Total biaya yang harus dibayarkan adalah sebesar Rp. 17.500.000,- Barang akan dikirim pada tanggal 10 Agustus 2021 ke alamat:
Jalan Raya No. 789, Bandung.
Pembayaran melalui transfer ke rekening Mandiri 987654321 atas nama PT. GHI.

Demikian surat ini kami buat. Terima kasih atas kerjasamanya.

Hormat kami,
PT. GHI
Tanda tangan

FAQs

Berikut adalah pertanyaan yang sering diajukan mengenai surat niaga pemesanan:

1. Apa itu surat niaga pemesanan?

Surat niaga pemesanan adalah surat bisnis yang digunakan untuk memesan atau membeli produk dari pihak supplier atau penjual.

2. Apa fungsi dari surat niaga pemesanan?

Surat niaga pemesanan memiliki beberapa fungsi yang penting dalam transaksi bisnis antara pembeli dan penjual, diantaranya sebagai bukti sah dari pesanan yang dilakukan oleh pembeli, sebagai alat komunikasi resmi antara pembeli dan penjual, sebagai acuan dalam proses pengiriman barang atau jasa, sebagai alat pengendalian pembelian barang atau jasa, dan sebagai alat untuk mengevaluasi kinerja supplier atau penjual.

3. Apa saja bagian yang harus diisi dalam surat niaga pemesanan?

Beberapa bagian yang harus diisi dalam surat niaga pemesanan antara lain header surat, tanggal surat, nomor surat, perihal, nama perusahaan supplier atau penjual, alamat perusahaan supplier atau penjual, nomor telepon perusahaan supplier atau penjual, email perusahaan supplier atau penjual, nama pihak yang bertanggung jawab di perusahaan supplier atau penjual, detail barang atau jasa yang dipesan (nama barang, jumlah, harga, dan lain-lain), total biaya yang harus dibayarkan, cara pembayaran, tanggal pengiriman barang atau jasa, alamat pengiriman barang atau jasa, dan tanda tangan pembeli.

4. Apa tujuan dari surat niaga pemesanan?

T