Berbisnis tidak semata-mata hanya menjual produk atau jasa, namun juga membutuhkan berbagai dokumen tertentu yang menjadi alat komunikasi antara perusahaan dan pelanggan. Salah satu dokumen penting dalam berbisnis adalah surat niaga pesanan. Namun, bagi sebagian orang yang baru memulai bisnis, mungkin masih bingung dengan apa itu surat niaga pesanan dan bagaimana cara membuatnya. Oleh karena itu, pada artikel kali ini, kami akan membahas secara lengkap mengenai surat niaga pesanan.
Pengertian Surat Niaga Pesanan
Surat niaga pesanan adalah sebuah dokumen bisnis yang digunakan untuk memesan produk atau jasa dari perusahaan kepada pemasok atau produsen. Surat ini berisi informasi detail mengenai produk atau jasa yang dipesan, termasuk jumlah, harga, spesifikasi, dan tanggal pengiriman. Surat niaga pesanan juga sering disebut dengan Purchase Order atau PO.
Fungsi dan Tujuan Surat Niaga Pesanan
Surat niaga pesanan memiliki beberapa fungsi dan tujuan dalam bisnis, di antaranya adalah:
- Sebagai bukti tertulis atas perjanjian antara pemesan dengan pemasok atau produsen
- Mempermudah proses pengiriman serta meminimalisir kesalahan pengiriman
- Memastikan ketersediaan stok barang atau jasa yang dipesan
- Memudahkan pengaturan keuangan dan akuntansi perusahaan
Format Surat Niaga Pesanan
Surat niaga pesanan harus memiliki format yang jelas dan mudah dipahami oleh penerima surat. Berikut adalah beberapa elemen yang harus ada dalam surat niaga pesanan:
- Header: berisi informasi perusahaan yang memesan dan perusahaan yang menerima pesanan
- Body: berisi informasi detail mengenai produk atau jasa yang dipesan, termasuk jumlah, harga, spesifikasi, dan tanggal pengiriman
- Footer: berisi informasi tambahan, seperti syarat dan ketentuan pembayaran, garansi produk, dan lain sebagainya
Contoh Surat Niaga Pesanan
Berikut adalah dua contoh surat niaga pesanan yang dapat dijadikan referensi:
Contoh 1
Header
Perusahaan XYZ
Jl. Sudirman No. 10
Jakarta
Telp. (021) 123456
Body
Kepada:
Perusahaan ABC
Jl. Gatot Subroto No. 20
Surabaya
Dengan hormat,
Kami ingin memesan barang sebagai berikut:
| Produk | Jumlah | Harga |
|---|---|---|
| Meja | 10 buah | Rp 500.000 |
| Kursi | 20 buah | Rp 250.000 |
Pembayaran akan kami lakukan dengan sistem transfer setelah barang diterima dan dinyatakan lengkap dan sesuai dengan pesanan. Mohon konfirmasi penerimaan pesanan melalui email atau telepon.
Terima kasih.
Footer
Syarat dan ketentuan:
- Harga di atas belum termasuk PPN
- Pengiriman akan dilakukan 3 hari setelah pembayaran diterima
- Garansi produk selama 1 tahun
Contoh 2
Header
Perusahaan ABC
Jl. Gatot Subroto No. 20
Surabaya
Telp. (031) 789012
Body
Kepada:
Perusahaan XYZ
Jl. Sudirman No. 10
Jakarta
Dengan hormat,
Kami ingin memesan jasa sebagai berikut:
| Jasa | Jumlah | Harga |
|---|---|---|
| Jasa desain grafis | 5 kali | Rp 2.000.000 |
| Jasa fotografi | 3 kali | Rp 3.000.000 |
Pembayaran akan kami lakukan dengan sistem transfer setelah jasa diterima dan dinyatakan lengkap dan sesuai dengan pesanan. Mohon konfirmasi penerimaan pesanan melalui email atau telepon.
Terima kasih.
Footer
Syarat dan ketentuan:
- Harga di atas belum termasuk PPN
- Jasa akan dikerjakan dalam waktu 1 bulan setelah pembayaran diterima
- Garansi jasa selama 6 bulan
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai surat niaga pesanan:
1. Apakah surat niaga pesanan sama dengan faktur?
Tidak. Surat niaga pesanan adalah dokumen yang digunakan untuk memesan produk atau jasa, sedangkan faktur adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian atau penjualan.
2. Apa yang harus dilakukan jika terjadi perubahan pada surat niaga pesanan?
Jika terjadi perubahan pada surat niaga pesanan, perlu dilakukan revisi atau pembatalan pesanan. Hal ini harus dikomunikasikan dengan pemasok atau produsen secepat mungkin.
3. Apakah surat niaga pesanan harus dicetak?
Tidak selalu. Saat ini, sudah banyak perusahaan yang menggunakan sistem digital untuk mengirimkan surat niaga pesanan, seperti email atau aplikasi bisnis.
Kesimpulan
Dalam berbisnis, surat niaga pesanan sangat penting untuk memastikan proses pengiriman barang atau jasa berjalan lancar dan sesuai dengan permintaan. Surat ini juga dapat memudahkan pengaturan keuangan dan akuntansi perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk memahami pengertian, fungsi, tujuan, dan format surat niaga pesanan agar dapat membuatnya dengan baik dan benar.