Jika kamu seorang pekerja, maka pasti tidak asing lagi dengan istilah surat notis peringatan. Surat ini merupakan surat yang biasanya diberikan oleh atasan kepada bawahannya sebagai bentuk peringatan karena adanya pelanggaran atau ketidakpatuhan terhadap aturan atau kebijakan perusahaan. Surat notis peringatan merupakan hal yang sering dikeluhkan oleh para pekerja, namun sebenarnya surat ini memiliki fungsi dan tujuan yang sangat penting dalam dunia kerja.
Pengertian Surat Notis Peringatan
Surat notis peringatan adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh atasan kepada bawahannya sebagai bentuk peringatan karena adanya pelanggaran atau ketidakpatuhan terhadap aturan atau kebijakan perusahaan. Surat ini biasanya diberikan setelah pemberian teguran lisan yang tidak membuahkan hasil atau setelah pelanggaran terjadi dalam jangka waktu yang cukup lama.
Fungsi dan Tujuan Surat Notis Peringatan
Surat notis peringatan memiliki beberapa fungsi dan tujuan yang sangat penting dalam dunia kerja, di antaranya:
- Sebagai bukti tertulis bahwa bawahannya telah melanggar aturan atau kebijakan perusahaan.
- Sebagai bentuk peringatan yang lebih serius dan tegas setelah pemberian teguran lisan.
- Sebagai upaya untuk memperbaiki perilaku bawahannya agar lebih patuh terhadap aturan dan kebijakan perusahaan.
- Sebagai dasar untuk memberikan sanksi atau tindakan lainnya jika perilaku bawahannya tidak membaik setelah diberikan surat notis peringatan.
Format Surat Notis Peringatan
Format surat notis peringatan sebenarnya tidak terlalu berbeda dengan surat resmi pada umumnya. Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat notis peringatan, di antaranya:
- Header surat harus mencantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan lain-lain.
- Subject surat harus jelas dan mencantumkan kata-kata seperti “Surat Notis Peringatan”.
- Isi surat harus mencantumkan alasan mengapa bawahannya diberikan surat notis peringatan, serta penjelasan mengenai aturan atau kebijakan perusahaan yang dilanggar.
- Surat harus ditandatangani oleh atasan yang memberikan peringatan, serta dicap stempel perusahaan.
Contoh Surat Notis Peringatan
Berikut ini adalah contoh surat notis peringatan:
Contoh 1
Surat Notis Peringatan
Kepada:
Nama: Ahmad
Jabatan: Staff Administrasi
Departemen: Administrasi
Dalam hal ini, kami memberikan surat notis peringatan kepada Saudara Ahmad karena telah melanggar aturan kehadiran di tempat kerja. Sebagaimana yang telah diatur dalam peraturan perusahaan, setiap karyawan diwajibkan untuk hadir di tempat kerja sesuai dengan jam kerja yang telah ditentukan. Namun, Saudara Ahmad telah terlambat datang ke tempat kerja selama 3 hari berturut-turut tanpa alasan yang jelas.
Dalam hal ini, kami memberikan peringatan kepada Saudara Ahmad agar dapat memperbaiki kehadiran di tempat kerja dan tidak mengulangi kesalahan yang sama. Kami juga menyarankan agar Saudara Ahmad dapat mengikuti pelatihan atau konseling agar dapat meningkatkan kinerja dan disiplin kerja.
Demikian surat ini kami buat sebagai bukti tertulis dan sebagai bentuk peringatan yang lebih serius atas pelanggaran yang telah dilakukan.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Contoh 2
Surat Notis Peringatan
Kepada:
Nama: Budi
Jabatan: Supervisor
Departemen: Produksi
Dalam hal ini, kami memberikan surat notis peringatan kepada Saudara Budi karena telah melanggar aturan keselamatan kerja di lingkungan produksi. Sebagaimana yang telah diatur dalam peraturan perusahaan, setiap karyawan diwajibkan untuk mematuhi aturan keselamatan kerja yang telah ditetapkan. Namun, Saudara Budi telah melanggar aturan tersebut dengan tidak menggunakan alat pelindung diri (APD) saat bekerja di lingkungan yang berisiko tinggi.
Dalam hal ini, kami memberikan peringatan kepada Saudara Budi agar dapat memperbaiki perilaku dan tidak mengulangi kesalahan yang sama. Kami juga menyarankan agar Saudara Budi dapat mengikuti pelatihan atau konseling terkait keselamatan kerja agar dapat meningkatkan kinerja dan mematuhi aturan yang telah ditetapkan.
Demikian surat ini kami buat sebagai bukti tertulis dan sebagai bentuk peringatan yang lebih serius atas pelanggaran yang telah dilakukan.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan umum seputar surat notis peringatan:
- Siapa yang dapat memberikan surat notis peringatan? Surat notis peringatan dapat diberikan oleh atasan kepada bawahannya yang melanggar aturan atau kebijakan perusahaan.
- Apa yang harus dilakukan setelah menerima surat notis peringatan? Setelah menerima surat notis peringatan, bawahannya harus memperbaiki perilaku yang dianggap melanggar aturan atau kebijakan perusahaan, serta tidak mengulangi kesalahan yang sama.
- Apa yang terjadi jika bawahannya tidak memperbaiki perilaku setelah menerima surat notis peringatan? Jika bawahannya tidak memperbaiki perilaku setelah menerima surat notis peringatan, dapat diberikan sanksi atau tindakan lainnya sesuai dengan peraturan perusahaan.
Kesimpulan
Surat notis peringatan memang tidak menyenangkan, namun sebenarnya surat ini memiliki fungsi dan tujuan yang sangat penting dalam dunia kerja. Melalui surat notis peringatan, atasan dapat memberikan peringatan yang lebih serius dan tegas kepada bawahannya yang melanggar aturan atau kebijakan perusahaan. Dengan demikian, diharapkan bawahannya dapat memperbaiki perilaku dan tidak mengulangi kesalahan yang sama di masa depan.