Surat nyata sebab merupakan salah satu jenis surat resmi yang digunakan untuk memberikan penjelasan atau alasan terhadap suatu kejadian atau permasalahan. Surat ini biasanya digunakan dalam lingkup kerja atau bisnis, baik itu untuk mengajukan permohonan maaf, memberikan klarifikasi, atau menjelaskan suatu keputusan yang diambil oleh perusahaan atau organisasi.

Fungsi Surat Nyata Sebab

Adapun beberapa fungsi dari surat nyata sebab, di antaranya adalah :

  1. Memberikan penjelasan secara resmi dan tertulis mengenai suatu permasalahan atau kejadian.
  2. Menjaga hubungan baik antara perusahaan atau organisasi dengan konsumen atau karyawan.
  3. Menjaga reputasi perusahaan atau organisasi dari segala tindakan atau kejadian yang dapat merugikan.

Tujuan Surat Nyata Sebab

Tujuan dari surat nyata sebab adalah untuk memberikan penjelasan yang jelas dan terperinci mengenai suatu permasalahan atau kejadian yang terjadi. Dalam surat ini, pihak yang bersangkutan dapat memberikan alasan atau penjelasan yang lengkap mengenai keputusan atau tindakan yang telah diambil. Tujuannya adalah untuk memberikan pengertian yang baik dan memperbaiki hubungan atau situasi yang terjadi.

Format Surat Nyata Sebab

Format surat nyata sebab biasanya terdiri dari :

  1. Heading atau kop surat, berisi nama perusahaan atau organisasi, alamat, nomor telepon, dan email.
  2. Tanggal penulisan surat.
  3. Alamat tujuan surat.
  4. Salutasi atau sapaan pembuka, seperti “Kepada Yth.”
  5. Isi surat, yang berisi penjelasan atau alasan mengenai suatu permasalahan atau kejadian.
  6. Penutup surat, seperti “Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.”
  7. Tanda tangan dan nama pengirim surat.

Contoh Surat Nyata Sebab

Berikut ini adalah contoh surat nyata sebab yang dapat dijadikan referensi dalam penulisan surat resmi :

Contoh 1

Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT. ABCD

Dalam surat ini, kami ingin memberikan penjelasan mengapa pesanan Bapak/Ibu terkait produk X belum dapat diproses. Hal ini disebabkan karena adanya keterlambatan dalam pengiriman bahan baku dari pemasok kami. Kami telah melakukan upaya untuk mempercepat pengiriman bahan baku tersebut, namun sayangnya masih terkendala oleh berbagai faktor.

Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan ini dan berusaha untuk segera memproses pesanan Bapak/Ibu secepat mungkin. Terima kasih atas pengertiannya.

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT. EFGH

Contoh 2

Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT. WXYZ

Dalam surat ini, kami ingin memberikan penjelasan mengapa kami harus menunda pelaksanaan proyek yang sebelumnya telah ditetapkan. Hal ini disebabkan karena adanya perubahan kebijakan dari pihak pemerintah yang mengharuskan kami untuk mengikuti aturan yang baru dalam pelaksanaan proyek tersebut.

Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan ini dan berusaha untuk segera menyelesaikan proyek tersebut sesuai dengan aturan yang berlaku. Terima kasih atas pengertiannya.

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

PT. MNOP

FAQs

  1. Apa itu surat nyata sebab?

    Surat nyata sebab merupakan salah satu jenis surat resmi yang digunakan untuk memberikan penjelasan atau alasan terhadap suatu kejadian atau permasalahan.

  2. Apa saja fungsi dari surat nyata sebab?

    Fungsi dari surat nyata sebab adalah memberikan penjelasan secara resmi dan tertulis mengenai suatu permasalahan atau kejadian, menjaga hubungan baik antara perusahaan atau organisasi dengan konsumen atau karyawan, dan menjaga reputasi perusahaan atau organisasi dari segala tindakan atau kejadian yang dapat merugikan.

  3. Apa tujuan dari surat nyata sebab?

    Tujuan dari surat nyata sebab adalah untuk memberikan penjelasan yang jelas dan terperinci mengenai suatu permasalahan atau kejadian yang terjadi dan memperbaiki hubungan atau situasi yang terjadi.

  4. Apa saja format dari surat nyata sebab?

    Format surat nyata sebab biasanya terdiri dari heading atau kop surat, tanggal penulisan surat, alamat tujuan surat, salutasi atau sapaan pembuka, isi surat, penutup surat, dan tanda tangan dan nama pengirim surat.

  5. Apa saja contoh dari surat nyata sebab?

    Contoh surat nyata sebab yang umum digunakan adalah surat permohonan maaf atau klarifikasi, surat penjelasan terkait keputusan yang diambil oleh perusahaan atau organisasi, dan surat penundaan atau pembatalan suatu kegiatan atau acara.

Demikian pembahasan mengenai surat nyata sebab, semoga bermanfaat dalam penulisan surat resmi Anda di masa depan.