Surat order letter atau surat pesanan adalah salah satu jenis surat bisnis yang digunakan untuk memesan barang atau jasa dari pihak lain. Surat ini biasanya digunakan oleh perusahaan atau bisnis yang membutuhkan suatu barang atau jasa dalam jumlah besar. Dalam surat ini, terdapat informasi tentang barang atau jasa yang dipesan, jumlah yang dipesan, harga, dan informasi lain yang diperlukan.
Fungsi Surat Order Letter
Surat order letter memiliki beberapa fungsi penting dalam bisnis, antara lain:
- Sebagai bukti pemesanan
- Sebagai alat komunikasi antara pihak pembeli dan penjual
- Sebagai acuan untuk menghindari kesalahan dalam pengiriman barang atau jasa
- Sebagai dasar untuk melakukan pengecekan ulang terhadap barang atau jasa yang diterima
Tujuan Surat Order Letter
Tujuan utama dari surat order letter adalah untuk memesan barang atau jasa dari pihak lain. Namun, selain itu, surat ini juga memiliki tujuan lain, antara lain:
- Memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan kebutuhan dan spesifikasi
- Memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan dapat diterima dengan tepat waktu
- Memastikan bahwa harga yang ditawarkan sesuai dengan anggaran yang dimiliki
- Memastikan bahwa kualitas barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan standar yang diinginkan
Format Surat Order Letter
Format surat order letter terdiri dari beberapa bagian, antara lain:
- Heading, berisi nama dan alamat perusahaan pembeli dan penjual, serta tanggal surat dibuat
- Salutation, berisi ucapan pembuka dalam surat
- Body, berisi rincian tentang barang atau jasa yang dipesan, termasuk jumlah, spesifikasi, dan harga
- Closing, berisi ucapan penutup dalam surat
- Signature, berisi nama dan tanda tangan pembeli atau pihak yang bertanggung jawab
Contoh Surat Order Letter
Berikut adalah contoh surat order letter yang dapat digunakan sebagai referensi:
Contoh 1
Heading:
PT. ABC
Jl. Merdeka No. 123
Jakarta Selatan
Telp. (021) 123456
Fax. (021) 123789
Tanggal: 1 Januari 2022
Salutation:
Kepada Yth,
PT. XYZ
Jl. Sudirman No. 456
Jakarta Pusat
Body:
Dengan hormat,
Kami ingin memesan barang sebagai berikut:
| Nama Barang | Jumlah | Harga Satuan | Total Harga |
|---|---|---|---|
| Meja Kantor | 10 buah | Rp 1.000.000,- | Rp 10.000.000,- |
| Kursi Kantor | 20 buah | Rp 500.000,- | Rp 10.000.000,- |
Mohon konfirmasi harga dan ketersediaan barang tersebut. Kami akan menunggu kabar dari Bapak/Ibu.
Closing:
Demikian surat pesanan ini kami buat. Terima kasih atas kerjasama yang baik.
Signature:
Hormat kami,
PT. ABC
Contoh 2
Heading:
PT. XYZ
Jl. Sudirman No. 456
Jakarta Pusat
Telp. (021) 456789
Fax. (021) 456123
Tanggal: 1 Februari 2022
Salutation:
Kepada Yth,
PT. ABC
Jl. Merdeka No. 123
Jakarta Selatan
Body:
Dengan hormat,
Kami ingin memesan jasa sebagai berikut:
| Nama Jasa | Jumlah | Harga Satuan | Total Harga |
|---|---|---|---|
| Jasa Cleaning Service | 30 hari | Rp 5.000.000,- | Rp 150.000.000,- |
| Jasa Security | 30 hari | Rp 7.500.000,- | Rp 225.000.000,- |
Mohon konfirmasi harga dan ketersediaan jasa tersebut. Kami akan menunggu kabar dari Bapak/Ibu.
Closing:
Demikian surat pesanan ini kami buat. Terima kasih atas kerjasama yang baik.
Signature:
Hormat kami,
PT. XYZ
FAQs
1. Apa itu surat order letter?
Surat order letter adalah salah satu jenis surat bisnis yang digunakan untuk memesan barang atau jasa dari pihak lain.
2. Apa fungsi dari surat order letter?
Surat order letter memiliki beberapa fungsi penting dalam bisnis, antara lain sebagai bukti pemesanan, alat komunikasi antara pihak pembeli dan penjual, acuan untuk menghindari kesalahan dalam pengiriman barang atau jasa, dan dasar untuk melakukan pengecekan ulang terhadap barang atau jasa yang diterima.
3. Apa saja bagian-bagian dari surat order letter?
Bagian-bagian dari surat order letter antara lain heading, salutation, body, closing, dan signature.
4. Apa tujuan dari surat order letter?
Tujuan utama dari surat order letter adalah untuk memesan barang atau jasa dari pihak lain. Namun, selain itu, surat ini juga memiliki tujuan lain, antara lain memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan kebutuhan dan spesifikasi, memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan dapat diterima dengan tepat waktu, memastikan bahwa harga yang ditawarkan sesuai dengan anggaran yang dimiliki, dan memastikan bahwa kualitas barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan standar yang diinginkan.
5. Apa saja contoh surat order letter?
Contoh surat order letter antara lain surat pesanan barang dan surat pesanan jasa.
6. Apa yang harus diperhatikan dalam membuat surat order letter?
Dalam membuat surat order letter, perhatikan informasi yang diperlukan, seperti rincian barang atau jasa yang dipesan, jumlah, spesifikasi, dan harga. Pastikan juga untuk memeriksa kembali surat sebelum dikirimkan untuk menghindari kesalahan atau kekurangan informasi.
7. Apakah surat order letter hanya digunakan oleh perusahaan atau bisnis?
Tidak, surat order letter dapat