Surat order letter atau surat pesanan adalah salah satu jenis surat bisnis yang digunakan untuk memesan barang atau jasa dari pihak lain. Surat ini biasanya digunakan oleh perusahaan atau individu yang ingin memesan barang secara resmi dan tertulis. Dalam artikel ini, kita akan membahas mengenai pengertian, fungsi, tujuan, format, contoh, dan beberapa pertanyaan umum mengenai surat order letter.
Pengertian Surat Order Letter
Surat order letter adalah surat bisnis yang digunakan untuk memesan barang atau jasa dari pihak lain. Surat ini berisi informasi tentang jenis barang atau jasa yang dipesan, kuantitas, harga, dan informasi lain yang diperlukan untuk transaksi bisnis. Surat ini juga bisa berfungsi sebagai bukti pembelian dan digunakan sebagai referensi untuk menghindari kesalahan dalam pengiriman barang atau jasa.
Fungsi Surat Order Letter
Surat order letter memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
- Sebagai bukti pembelian
- Sebagai referensi untuk menghindari kesalahan dalam pengiriman barang atau jasa
- Sebagai alat untuk menegosiasikan harga dan jumlah barang atau jasa yang dipesan
- Sebagai alat untuk memastikan ketersediaan barang atau jasa yang dipesan
Tujuan Surat Order Letter
Tujuan utama dari surat order letter adalah untuk memesan barang atau jasa secara resmi dan tertulis. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk memastikan bahwa pihak yang menerima pesanan mengerti dengan jelas jenis barang atau jasa yang dipesan, kuantitas, harga, dan informasi lainnya yang diperlukan untuk transaksi bisnis.
Format Surat Order Letter
Surat order letter memiliki beberapa bagian penting yang harus disertakan, di antaranya:
- Header (atau kop surat) yang berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
- Tanggal surat.
- Nama perusahaan atau individu yang menerima pesanan.
- Alamat perusahaan atau individu yang menerima pesanan.
- Subjek atau judul surat.
- Isi surat yang berisi informasi mengenai jenis barang atau jasa yang dipesan, kuantitas, harga, dan informasi lainnya yang diperlukan untuk transaksi bisnis.
- Tanda tangan dan nama dari pemesan.
Contoh Surat Order Letter
Berikut adalah contoh surat order letter:
Contoh 1:
Perusahaan ABC
Jalan Raya No. 123
Jakarta
Telp. (021) 123456
Email: [email protected]
1 Januari 2022
Perusahaan XYZ
Jalan Sudirman No. 456
Jakarta
Subjek: Pesanan Barang
Kepada Yth,
Kami dari perusahaan ABC ingin memesan barang sebagai berikut:
- 100 unit laptop merk Acer
- 50 unit printer merk HP
Silakan berikan penawaran harga dan ketersediaan barang. Kami berharap untuk menerima barang dalam waktu 2 minggu setelah konfirmasi pesanan.
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
[tanda tangan]
Nama Pemesan
Contoh 2:
Individu X
Jalan Raya No. 456
Jakarta
Telp. (021) 789012
Email: [email protected]
1 Februari 2022
Toko Bunga Y
Jalan Cikini No. 789
Jakarta
Subjek: Pesanan Bunga
Kepada Yth,
Saya ingin memesan bunga sebagai berikut:
- 10 buket mawar merah
- 5 buket anggrek putih
Tolong berikan penawaran harga dan ketersediaan bunga. Saya berharap untuk menerima pesanan dalam waktu 1 minggu setelah konfirmasi pesanan.
Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat saya,
[tanda tangan]
Nama Pemesan
FAQs
Beberapa pertanyaan umum mengenai surat order letter adalah:
1. Apa bedanya surat order letter dengan surat permintaan?
Surat order letter digunakan untuk memesan barang atau jasa dari pihak lain, sementara surat permintaan digunakan untuk meminta barang atau jasa dari pihak lain. Surat permintaan tidak selalu diikuti dengan pembelian, sedangkan surat order letter selalu diikuti dengan pembelian.
2. Apa yang harus dilakukan jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang?
Jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang, segera hubungi pihak yang mengirim barang dan jelaskan masalahnya. Berikan informasi yang jelas mengenai jenis kesalahan yang terjadi dan apa yang diharapkan untuk dilakukan untuk memperbaikinya. Jangan lupa untuk mencatat semua percakapan dan tindakan yang dilakukan untuk menghindari kesalahan yang sama terjadi di kemudian hari.
3. Apa saja informasi yang harus disertakan dalam surat order letter?
Informasi yang harus disertakan dalam surat order letter antara lain jenis barang atau jasa yang dipesan, kuantitas, harga, dan informasi lainnya yang diperlukan untuk transaksi bisnis. Pastikan informasi yang disertakan jelas dan akurat untuk menghindari kesalahan dalam pengiriman barang atau jasa.
4. Apa yang harus dilakukan jika pemesanan tidak dikonfirmasi oleh pihak yang menerima pesanan?
Jika pemesanan tidak dikonfirmasi oleh pihak yang menerima pesanan dalam waktu yang telah ditentukan, segera hubungi pihak tersebut untuk memastikan bahwa pesanan sudah diterima dan sedang dalam proses. Jika pesanan tidak dapat dipenuhi, cari alternatif lain atau batalkan pesanan tersebut.
5. Apakah surat order letter harus dikirim melalui pos?
Tidak harus. Surat order letter bisa dikirim melalui pos, email, atau media lain yang dianggap efektif dan efisien. Namun, pastikan bahwa surat tersebut sampai ke tangan yang dituju dan dapat dibaca dengan jelas.
6. Apakah surat order letter bisa digunakan untuk memesan barang dari luar negeri?
Ya, surat order letter bisa digunakan untuk memesan barang dari luar negeri. Namun, pastikan bahwa informasi yang disertakan dalam surat tersebut lengkap dan akurat untuk menghindari kesalahan dalam pengiriman barang atau jasa.
7. Apa yang harus dilakukan jika barang yang diterima tidak sesuai dengan yang dipesan?
Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan yang dipesan, segera hubungi pihak yang mengirim barang dan jelaskan masalahnya. Berikan informasi yang jelas mengenai jenis kesalahan yang terjadi dan apa yang diharapkan untuk dilakukan untuk memperbaikinya. Jangan lupa untuk mencatat semua percakapan dan tindakan yang dilakukan untuk menghindari kesalahan yang sama terjadi di kemudian hari.
8. Berapa lama waktu yang diperlukan untuk mengirimkan surat order letter?
Waktu yang diperlukan untuk mengirimkan surat order letter tergantung pada metode pengiriman yang dipilih dan