Surat order letter adalah salah satu jenis surat yang sering digunakan dalam dunia bisnis. Surat ini biasanya digunakan untuk melakukan pemesanan barang atau jasa kepada pihak supplier atau vendor. Dalam surat order letter, terdapat informasi tentang barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, dan lain sebagainya.
Fungsi Surat Order Letter
Surat order letter memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
- Sebagai bukti pemesanan barang atau jasa
- Sebagai alat komunikasi antara pihak pembeli dan pihak supplier atau vendor
- Sebagai acuan dalam melakukan pengiriman barang atau jasa
Tujuan Surat Order Letter
Surat order letter memiliki tujuan yang jelas, yaitu:
- Untuk memudahkan pihak supplier atau vendor dalam memproses pesanan
- Untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan yang diinginkan
- Untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman antara pihak pembeli dan pihak supplier atau vendor
Format Surat Order Letter
Format surat order letter terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
- Header, berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, serta nomor fax
- Tanggal, berisi tanggal dibuatnya surat order letter
- Perihal, berisi tentang pemesanan barang atau jasa
- Isi surat, berisi informasi tentang barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, dan lain sebagainya
- Penutup, berisi ucapan terima kasih dan harapan untuk dapat bekerja sama lagi di masa yang akan datang
- Tanda tangan, berisi tanda tangan dari pihak pembeli
Contoh Surat Order Letter
Berikut adalah contoh surat order letter yang dapat dijadikan referensi:
Contoh 1
PT ABC
Jl. Sudirman No. 123
Surabaya
Telp. (031) 1234567
Fax. (031) 2345678
Surabaya, 1 Januari 2022
Perihal: Pemesanan Produk
Kepada Yth.
PT XYZ
Jl. Gatot Subroto No. 456
Jakarta
Dengan hormat,
Kami dari PT ABC ingin melakukan pemesanan produk dari perusahaan Bapak/Ibu. Berikut adalah detail pemesanan:
- Nama Produk: Meja Kantor
- Jumlah: 50 buah
- Harga: Rp 1.000.000,-/buah
- Total: Rp 50.000.000,-
Mohon dapat segera diproses dan diinformasikan mengenai jadwal pengiriman. Terima kasih atas kerjasamanya.
Hormat kami,
PT ABC
Ttd,
John Doe
Contoh 2
CV EFG
Jl. Ahmad Yani No. 789
Bandung
Telp. (022) 3456789
Fax. (022) 4567890
Bandung, 1 Januari 2022
Perihal: Pemesanan Jasa
Kepada Yth.
PT HIJ
Jl. Asia Afrika No. 789
Jakarta
Dengan hormat,
Kami dari CV EFG ingin memesan jasa dari perusahaan Bapak/Ibu. Berikut adalah detail pemesanan:
- Jasa: Jasa Desain Grafis
- Jumlah: 10 kali
- Harga: Rp 5.000.000,-/kali
- Total: Rp 50.000.000,-
Mohon dapat segera diproses dan diinformasikan mengenai jadwal pelaksanaan. Terima kasih atas kerjasamanya.
Hormat kami,
CV EFG
Ttd,
Jane Doe
FAQs (Frequently Asked Questions)
Q: Apakah surat order letter hanya digunakan dalam dunia bisnis saja?
A: Ya, surat order letter umumnya digunakan dalam dunia bisnis untuk melakukan pemesanan barang atau jasa.
Q: Apakah format surat order letter harus sama?
A: Tidak harus sama, namun ada beberapa bagian yang harus ada dalam surat order letter seperti header, tanggal, perihal, isi surat, penutup, dan tanda tangan.
Q: Apakah surat order letter dapat digunakan untuk membatalkan pesanan?
A: Ya, surat order letter juga dapat digunakan untuk membatalkan pesanan.
Kesimpulan
Surat order letter merupakan salah satu jenis surat bisnis yang digunakan untuk melakukan pemesanan barang atau jasa. Surat ini memiliki fungsi dan tujuan yang jelas untuk memudahkan pihak supplier atau vendor dalam memproses pesanan, memastikan barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan yang diinginkan, dan menghindari terjadinya kesalahpahaman. Format surat order letter terdiri dari beberapa bagian, yaitu header, tanggal, perihal, isi surat, penutup, dan tanda tangan. Contoh surat order letter dapat dijadikan referensi untuk membuat surat yang baik dan benar.