Surat order adalah salah satu jenis surat bisnis yang digunakan untuk memesan barang atau jasa dari pihak ketiga. Surat ini biasanya digunakan oleh perusahaan atau individu yang ingin membeli barang atau jasa tertentu dari supplier atau vendor. Dalam surat order, terdapat informasi mengenai barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, serta tanggal pengiriman atau pelaksanaan jasa.

Fungsi Surat Order

Surat order memiliki berbagai fungsi yang sangat penting dalam dunia bisnis, antara lain:

  • Sebagai bukti tertulis bahwa perusahaan atau individu telah memesan barang atau jasa dari supplier atau vendor.
  • Menjaga hubungan baik antara pembeli dan penjual.
  • Memudahkan proses pembelian bagi kedua belah pihak.
  • Menjaga konsistensi dan akurasi informasi mengenai pesanan barang atau jasa.
  • Sebagai dasar pembayaran dan pengiriman barang atau pelaksanaan jasa.

Tujuan Surat Order

Tujuan utama dari surat order adalah untuk memudahkan proses pembelian barang atau jasa bagi perusahaan atau individu. Selain itu, surat order juga bertujuan untuk:

  • Menjaga keamanan dan ketepatan informasi mengenai pesanan barang atau jasa.
  • Memberikan jaminan bahwa barang atau jasa yang dipesan akan dikirim atau dilaksanakan sesuai dengan permintaan.
  • Menjaga hubungan baik antara pembeli dan penjual.

Format Surat Order

Untuk membuat surat order yang efektif dan profesional, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam formatnya, antara lain:

  1. Header
    Pada bagian header, terdapat informasi mengenai nama perusahaan atau individu yang memesan, alamat lengkap, nomor telepon, dan email.
  2. Tanggal
    Tanggal penulisan surat order harus jelas dan tertera dengan benar.
  3. Alamat Penerima
    Pada bagian ini, terdapat informasi mengenai nama perusahaan atau individu yang menerima pesanan, alamat lengkap, nomor telepon, dan email.
  4. Subjek
    Subjek surat order harus jelas dan singkat, seperti “Pesanan Barang XYZ”.
  5. Isi Surat
    Bagian isi surat harus terdiri dari informasi tentang barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman atau pelaksanaan jasa.
  6. Tanda Tangan
    Pada bagian akhir surat, harus terdapat tanda tangan dari pembeli.

Contoh Surat Order

Berikut adalah contoh surat order yang dapat digunakan sebagai referensi:

  1. Contoh 1:

    Kepada Yth. Supplier XYZ
    Jl. Raya ABC No. 123
    Jakarta 12345

    Dengan hormat,
    Kami dari PT. ABC ingin memesan barang dari perusahaan Anda dengan rincian sebagai berikut:

    • Nama Barang: Printer Canon MX470
    • Jumlah: 10 unit
    • Harga: Rp 1.000.000 per unit
    • Tanggal Pengiriman: 25 Februari 2022

    Kami berharap untuk segera mendapatkan konfirmasi mengenai pesanan ini. Terima kasih.

    Hormat kami,

    PT. ABC

  2. Contoh 2:

    Kepada Yth. Jasa Pelaksanaan Konstruksi XYZ
    Jl. Raya DEF No. 456
    Bandung 67890

    Dengan hormat,
    Kami dari PT. DEF ingin memesan jasa pelaksanaan konstruksi dari perusahaan Anda dengan rincian sebagai berikut:

    • Jenis Jasa: Pembangunan Pabrik
    • Lokasi: Jalan GHI No. 789, Medan
    • Luas Bangunan: 1000 m2
    • Harga: Rp 1.000.000.000
    • Tanggal Pelaksanaan: 1 Maret 2022

    Kami berharap untuk segera mendapatkan konfirmasi mengenai pesanan ini. Terima kasih.

    Hormat kami,

    PT. DEF

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai surat order:

  1. Apa bedanya surat order dengan surat pesanan?
    Surat order dan surat pesanan memiliki makna yang sama. Keduanya digunakan untuk memesan barang atau jasa dari pihak ketiga.
  2. Apakah surat order harus menggunakan bahasa formal?
    Meskipun surat order sebaiknya ditulis dengan bahasa formal, namun tidak ada salahnya jika menggunakan bahasa yang lebih santai dan ramah.
  3. Apakah surat order harus ditandatangani?
    Ya, surat order harus ditandatangani oleh pembeli agar menjadi sah dan berlaku.
  4. Berapa lama waktu yang diperlukan untuk memproses pesanan setelah surat order dikirim?
    Waktu yang diperlukan untuk memproses pesanan setelah surat order dikirim tergantung pada kesepakatan antara pembeli dan penjual. Namun, umumnya pesanan akan diproses dalam waktu 1-3 hari kerja setelah surat order diterima.

Kesimpulan

Dalam dunia bisnis, surat order merupakan salah satu alat yang sangat penting dalam proses pembelian barang atau jasa. Surat ini memiliki fungsi dan tujuan yang jelas, serta format yang harus diperhatikan agar terlihat profesional dan mudah dipahami. Dengan menggunakan surat order, proses pembelian barang atau jasa dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien.