Surat organisasi adalah salah satu jenis surat yang digunakan oleh sebuah organisasi atau lembaga untuk berkomunikasi dengan pihak luar atau anggotanya sendiri. Surat ini biasanya digunakan untuk memberikan informasi atau pemberitahuan terkait dengan kegiatan atau program yang akan dilakukan oleh organisasi tersebut. Sebagai seorang anggota organisasi, penting untuk mengetahui pengertian, fungsi, tujuan, format, contoh, dan FAQ terkait dengan surat organisasi.
Pengertian Surat Organisasi
Surat organisasi adalah surat yang digunakan oleh sebuah organisasi atau lembaga untuk berkomunikasi dengan pihak luar atau anggotanya sendiri. Surat ini biasanya digunakan untuk memberikan informasi atau pemberitahuan terkait dengan kegiatan atau program yang akan dilakukan oleh organisasi tersebut. Surat organisasi dapat berupa surat resmi atau tidak resmi, tergantung dari kebutuhan dan tujuannya.
Fungsi Surat Organisasi
Ada beberapa fungsi dari surat organisasi, antara lain:
- Sebagai sarana komunikasi antara organisasi dengan pihak luar atau anggotanya sendiri.
- Sebagai sarana untuk memberikan informasi atau pemberitahuan terkait dengan kegiatan atau program yang akan dilakukan oleh organisasi.
- Sebagai sarana untuk meminta dukungan atau sponsor dari pihak luar untuk kegiatan atau program yang akan dilakukan oleh organisasi.
- Sebagai sarana untuk meminta izin atau persetujuan dari pihak luar terkait dengan kegiatan atau program yang akan dilakukan oleh organisasi.
Tujuan Surat Organisasi
Tujuan utama dari surat organisasi adalah untuk memberikan informasi atau pemberitahuan terkait dengan kegiatan atau program yang akan dilakukan oleh organisasi. Selain itu, surat organisasi juga dapat digunakan untuk meminta dukungan atau sponsor dari pihak luar, meminta izin atau persetujuan dari pihak luar, atau sebagai sarana komunikasi antara organisasi dengan pihak luar atau anggotanya sendiri.
Format Surat Organisasi
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam format surat organisasi, antara lain:
- Header surat, yang mencantumkan nama dan alamat organisasi, tanggal, nomor surat, dan nama penerima surat.
- Salutasi, yang mencantumkan salam pembuka.
- Isi surat, yang berisi informasi atau pemberitahuan terkait dengan kegiatan atau program yang akan dilakukan oleh organisasi.
- Tutup surat, yang mencantumkan salam penutup dan nama pengirim surat.
- Lampiran, jika diperlukan.
Contoh Surat Organisasi
Berikut adalah contoh surat organisasi yang dapat dijadikan referensi:
Contoh Surat Organisasi 1
Jakarta, 1 Januari 2022
No. Surat: 001/ORG/2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara/i
PT. ABC
Jakarta Selatan
Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh
Dalam rangka memperingati Hari Lingkungan Hidup Sedunia, kami dari Organisasi Peduli Lingkungan (OPL) akan mengadakan kegiatan bersih-bersih pantai pada tanggal 10 Januari 2022 di Pantai ABC, Jakarta Selatan. Kegiatan ini bertujuan untuk mempromosikan kesadaran masyarakat tentang pentingnya menjaga kebersihan lingkungan, terutama pantai yang sering menjadi tempat wisata.
Dalam hal ini, kami ingin meminta dukungan dari PT. ABC untuk mensponsori kegiatan ini. Dukungan dari pihak Bapak/Ibu/Saudara/i sangat kami harapkan untuk menyukseskan kegiatan ini.
Demikian surat ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh
Hormat kami,
Organisasi Peduli Lingkungan (OPL)
Abdul Aziz
Ketua Umum
Contoh Surat Organisasi 2
Jakarta, 1 Januari 2022
No. Surat: 002/ORG/2022
Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara/i
Dinas Kesehatan
Jakarta Pusat
Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh
Bersama surat ini, kami dari Organisasi Kesehatan Masyarakat (OKM) ingin meminta izin kepada Dinas Kesehatan untuk mengadakan kegiatan donor darah pada tanggal 10 Januari 2022 di Gedung Dinas Kesehatan Jakarta Pusat. Kegiatan ini bertujuan untuk mendukung program pemerintah dalam meningkatkan jumlah stok darah di bank darah.
Kami akan melaksanakan kegiatan ini sesuai dengan standar protokol kesehatan yang berlaku, seperti memperhatikan jarak aman antar peserta, memakai masker, dan mencuci tangan sebelum dan sesudah kegiatan. Kami juga akan menyiapkan alat-alat kesehatan yang dibutuhkan untuk menjaga keamanan dan kenyamanan peserta.
Kami berharap Dinas Kesehatan dapat memberikan izin untuk kegiatan ini. Terima kasih atas perhatiannya.
Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh
Hormat kami,
Organisasi Kesehatan Masyarakat (OKM)
Fitri Indah
Ketua Umum
FAQ Surat Organisasi
Apa saja jenis-jenis surat organisasi?
Jenis-jenis surat organisasi antara lain surat resmi, surat tidak resmi, surat permohonan, surat pemberitahuan, surat undangan, dan surat penawaran.
Bagaimana cara menulis surat organisasi yang baik dan benar?
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat organisasi yang baik dan benar antara lain:
- Gunakan format surat yang sesuai.
- Pastikan informasi yang disampaikan jelas dan mudah dipahami.
- Sampaikan informasi secara singkat dan padat.
- Perhatikan tata bahasa dan tanda baca yang digunakan.
- Cantumkan nomor surat dan tanggal surat dengan benar.
- Periksa kembali surat sebelum dikirimkan.
Bagaimana cara mengetahui apakah surat organisasi sudah sampai ke tujuan?
Anda dapat mengetahui apakah surat organisasi sudah sampai ke tujuan dengan menunggu konfirmasi dari pihak tujuan atau dengan melakukan follow-up melalui email atau telepon.
Apakah surat organisasi selalu menggunakan bahasa formal?
Tidak selalu. Surat organisasi dapat menggunakan bahasa formal atau tidak resmi, tergantung dari kebutuhan dan tujuannya.
Apakah surat organisasi selalu menggunakan kop surat?
Tidak selalu. Surat organisasi dapat menggunakan kop surat atau tidak, tergantung dari kebijakan organisasi.
Apakah surat organisasi harus ditandatangani oleh pimpinan organisasi?
Tidak selalu. Surat organisasi dapat ditandatangani oleh pimpinan organisasi