Apakah Anda pernah mengalami konflik di tempat kerja? Baik itu dengan atasan, rekan kerja, atau bawahan. Konflik di tempat kerja memang tidak bisa dihindari, namun hal tersebut dapat diselesaikan dengan cara yang efektif dan profesional. Salah satunya adalah melalui surat panggilan penyelesaian masalah.

Pengertian Surat Panggilan Penyelesaian Masalah

Surat panggilan penyelesaian masalah adalah surat resmi yang ditujukan kepada pihak yang terlibat dalam konflik di tempat kerja. Tujuan dari surat ini adalah untuk mengundang pihak-pihak yang terlibat dalam konflik untuk datang ke ruang mediasi dan mencari solusi terbaik untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Fungsi Surat Panggilan Penyelesaian Masalah

Surat panggilan penyelesaian masalah memiliki beberapa fungsi, diantaranya:

  • Sebagai bukti tertulis bahwa surat tersebut telah dikirimkan kepada pihak yang terlibat dalam konflik.
  • Sebagai ajakan untuk datang ke ruang mediasi dan menyelesaikan masalah dengan cara yang profesional.
  • Sebagai alat untuk menghindari konflik yang lebih besar dan menyeluruh di tempat kerja.

Tujuan Surat Panggilan Penyelesaian Masalah

Tujuan utama dari surat panggilan penyelesaian masalah adalah untuk menyelesaikan konflik di tempat kerja dengan cara yang efektif dan profesional. Selain itu, tujuan lain dari surat ini adalah:

  • Menjaga hubungan baik antara pihak-pihak yang terlibat dalam konflik di tempat kerja.
  • Menjaga produktivitas kerja dan kualitas pelayanan yang diberikan kepada pelanggan.
  • Menjaga citra baik perusahaan di mata karyawan dan pelanggan.

Format Surat Panggilan Penyelesaian Masalah

Surat panggilan penyelesaian masalah memiliki format yang standar, diantaranya:

  • Header surat, berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email perusahaan.
  • Tanggal surat, berisi tanggal dibuatnya surat.
  • Alamat tujuan, berisi alamat lengkap pihak yang diundang untuk datang ke ruang mediasi.
  • Salutation, berisi ucapan salam dan nama pihak yang diundang.
  • Isi surat, berisi ajakan untuk datang ke ruang mediasi dan tujuan dari surat tersebut.
  • Penutup surat, berisi ucapan terima kasih dan harapan agar konflik dapat diselesaikan dengan baik.
  • Tanda tangan, berisi tanda tangan dan nama pejabat perusahaan yang bertanggung jawab atas surat tersebut.

Contoh Surat Panggilan Penyelesaian Masalah

Berikut adalah contoh surat panggilan penyelesaian masalah:

Contoh 1:

PT. ABC

Jalan Raya No. 123

Jakarta 12345

Telp. (021) 123456

Email: [email protected]

Jakarta, 1 September 2021

Kepada Yth. Bapak/Ibu/Saudara

Andi Susanto

Jalan Merdeka No. 456

Jakarta 12345

Dengan hormat,

Kami dari PT. ABC ingin mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk hadir dalam ruang mediasi pada:

Hari/Tanggal : Rabu, 8 September 2021

Waktu : 10.00 - 12.00 WIB

Tempat : Ruang Mediasi PT. ABC

Tujuan dari surat ini adalah untuk menyelesaikan konflik yang terjadi di antara Bapak/Ibu/Saudara dan rekan kerja Bapak/Ibu/Saudara. Kami berharap konflik ini dapat diselesaikan dengan cara yang profesional dan tidak mengganggu kinerja perusahaan.

Demikian surat panggilan penyelesaian masalah ini kami sampaikan. Kami harap Bapak/Ibu/Saudara dapat hadir pada waktu yang telah ditentukan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

PT. ABC

(Tanda Tangan dan Nama Pejabat Perusahaan)

Contoh 2:

PT. XYZ

Jalan Sudirman No. 789

Jakarta 12345

Telp. (021) 123456

Email: [email protected]

Jakarta, 1 September 2021

Kepada Yth. Bapak/Ibu/Saudara

Budi Santoso

Jalan Pahlawan No. 789

Jakarta 12345

Dengan hormat,

Kami dari PT. XYZ ingin mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk hadir dalam ruang mediasi pada:

Hari/Tanggal : Kamis, 9 September 2021

Waktu : 13.00 - 15.00 WIB

Tempat : Ruang Mediasi PT. XYZ

Tujuan dari surat ini adalah untuk menyelesaikan konflik yang terjadi di antara Bapak/Ibu/Saudara dan atasan Bapak/Ibu/Saudara. Kami berharap konflik ini dapat diselesaikan dengan cara yang profesional dan tidak mengganggu kinerja perusahaan.

Demikian surat panggilan penyelesaian masalah ini kami sampaikan. Kami harap Bapak/Ibu/Saudara dapat hadir pada waktu yang telah ditentukan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

PT. XYZ

(Tanda Tangan dan Nama Pejabat Perusahaan)

FAQs tentang Surat Panggilan Penyelesaian Masalah

Berikut adalah beberapa pertanyaan umum seputar surat panggilan penyelesaian masalah:

1. Apa yang harus dilakukan jika pihak yang diundang tidak dapat hadir dalam ruang mediasi?

Jawaban: Pihak yang diundang dapat memberikan alasan yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan. Jika pihak tersebut tidak dapat hadir, maka dapat dijadwalkan ulang sesuai dengan kesepakatan yang dibuat.

2. Apakah surat panggilan penyelesaian masalah dapat diabaikan?

Jawaban: Tidak. Surat panggilan penyelesaian masalah merupakan surat resmi yang harus direspons dengan baik dan profesional. Jika surat ini diabaikan, maka dapat dikenakan sanksi sesuai dengan peraturan perusahaan.