Surat pekeliling atau sering disebut dengan SP adalah salah satu bentuk surat resmi yang sering digunakan oleh instansi pemerintah untuk menyampaikan kebijakan atau arahan tertentu. Meski demikian, surat pekeliling juga kerap digunakan oleh perusahaan swasta atau organisasi non-profit untuk menyampaikan informasi tertentu kepada karyawan atau anggota.

Pengertian Surat Pekeliling

Secara sederhana, surat pekeliling dapat diartikan sebagai surat resmi yang berisi kebijakan atau arahan tertentu yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau organisasi. Surat ini biasanya ditujukan kepada pihak-pihak tertentu, seperti karyawan, anggota, atau mitra kerja.

Fungsi Surat Pekeliling

Surat pekeliling memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

  • Sebagai alat untuk menyampaikan kebijakan atau arahan tertentu dari pihak yang berwenang.
  • Sebagai sarana untuk menyebarluaskan informasi tertentu kepada pihak-pihak yang terkait.
  • Sebagai bentuk dokumentasi yang sah mengenai kebijakan atau arahan tertentu yang dikeluarkan.

Tujuan Surat Pekeliling

Tujuan dari surat pekeliling dapat bervariasi tergantung dari konteks penggunaannya. Namun, secara umum tujuan surat pekeliling adalah untuk:

  • Menjelaskan kebijakan atau arahan tertentu yang dikeluarkan oleh pihak yang berwenang.
  • Menyebarluaskan informasi tertentu kepada pihak-pihak yang terkait.
  • Menjaga konsistensi dan keseragaman dalam penerapan kebijakan atau arahan tertentu.
  • Memastikan bahwa pihak-pihak yang terkait memahami dan mengikuti kebijakan atau arahan yang dikeluarkan.

Format Surat Pekeliling

Format surat pekeliling biasanya mengikuti format surat resmi pada umumnya. Beberapa elemen yang ada dalam surat pekeliling antara lain:

  • Header: berisi informasi mengenai identitas instansi atau organisasi yang mengeluarkan surat pekeliling, seperti nama, alamat, dan nomor telepon.
  • Tanggal: tanggal di mana surat pekeliling dikeluarkan.
  • Nomor surat: nomor identifikasi yang diberikan pada surat pekeliling.
  • Perihal: subjek atau topik dari surat pekeliling.
  • Isi surat: berisi kebijakan atau arahan yang dikeluarkan oleh pihak yang berwenang.
  • Tanda tangan dan cap: menandakan bahwa surat pekeliling tersebut sah dan resmi.

Contoh Surat Pekeliling

Berikut adalah contoh surat pekeliling yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah:

Surat Pekeliling

Kepada seluruh kepala dinas di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah

Dalam rangka meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan anggaran di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah, dengan ini kami menginstruksikan agar setiap dinas membuat laporan keuangan triwulan dan menyampaikannya kepada Biro Keuangan dan Aset setiap akhir triwulan.

Surat pekeliling ini berlaku sejak tanggal dikeluarkan hingga batas waktu yang belum ditentukan.

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Dinas Keuangan dan Aset
Pemerintah Provinsi Jawa Tengah

Contoh kedua adalah surat pekeliling yang dikeluarkan oleh sebuah perusahaan swasta:

Surat Pekeliling

Kepada seluruh karyawan PT ABC

Dalam rangka meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja di PT ABC, dengan ini kami memberikan pengumuman bahwa setiap karyawan diwajibkan untuk mengikuti pelatihan kerja yang akan diselenggarakan pada tanggal 15-16 Agustus 2021 di ruang rapat utama.

Surat pekeliling ini berlaku sejak tanggal dikeluarkan hingga tanggal pelaksanaan pelatihan.

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Manajemen PT ABC

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai surat pekeliling:

1. Apa bedanya surat pekeliling dengan surat edaran?

Jawab: Meskipun keduanya berfungsi untuk menyampaikan informasi tertentu, surat pekeliling biasanya dikeluarkan oleh instansi atau organisasi tertentu dan ditujukan kepada pihak-pihak tertentu yang terkait dengan isi surat tersebut, sedangkan surat edaran lebih bersifat umum dan ditujukan kepada semua pihak yang mungkin berkepentingan.

2. Apakah surat pekeliling harus bernomor?

Jawab: Ya, surat pekeliling harus diberi nomor identifikasi agar mudah untuk dilacak dan diarsipkan.

3. Apa yang harus dilakukan jika tidak memahami isi surat pekeliling?

Jawab: Jika tidak memahami isi surat pekeliling, sebaiknya segera menghubungi pihak yang berwenang untuk meminta penjelasan lebih lanjut.

Kesimpulan

Surat pekeliling merupakan salah satu bentuk surat resmi yang sering digunakan oleh instansi pemerintah, perusahaan swasta, atau organisasi non-profit untuk menyampaikan kebijakan atau arahan tertentu kepada pihak-pihak tertentu. Surat ini memiliki fungsi dan tujuan yang berbeda-beda tergantung dari konteks penggunaannya. Meskipun demikian, format surat pekeliling biasanya mengikuti format surat resmi pada umumnya. Dalam penggunaannya, sebaiknya memahami dan mengikuti aturan yang berlaku untuk memastikan bahwa surat pekeliling tersebut sah dan resmi.