Surat Pelaksana Tugas Sementara atau biasa disingkat SPT adalah surat yang ditujukan untuk memberikan tugas sementara kepada seseorang dalam suatu instansi atau perusahaan. Surat ini biasanya diberikan kepada pegawai yang memiliki kemampuan atau keahlian khusus untuk menangani suatu pekerjaan yang membutuhkan waktu yang singkat. Surat ini juga bisa diberikan kepada seseorang yang sedang menggantikan pekerjaan seseorang yang sedang cuti atau berhalangan hadir.

Fungsi Surat Pelaksana Tugas Sementara

SPT memiliki beberapa fungsi penting dalam sebuah instansi atau perusahaan. Berikut ini adalah beberapa fungsi dari surat ini:

  • Memberikan tugas sementara pada pegawai yang memiliki kemampuan khusus.
  • Memastikan pelaksanaan tugas sementara berjalan dengan lancar dan efektif.
  • Memperjelas tanggung jawab seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas tersebut.

Tujuan Surat Pelaksana Tugas Sementara

Surat Pelaksana Tugas Sementara memiliki beberapa tujuan penting. Berikut adalah beberapa tujuan dari surat ini:

  • Memastikan pelaksanaan tugas sementara berjalan dengan lancar dan efektif.
  • Memberikan kejelasan tentang tugas yang harus dilaksanakan oleh seseorang yang ditunjuk.
  • Menjaga agar tidak terjadi tumpang tindih tugas antara pegawai yang ditunjuk dengan pegawai lainnya.

Format Surat Pelaksana Tugas Sementara

Surat Pelaksana Tugas Sementara memiliki format yang cukup sederhana dan mudah dipahami. Berikut ini adalah format dari surat ini:

  1. Header surat, mencakup nama perusahaan atau instansi, alamat, nomor telepon, dan email.
  2. Bagian pembuka, mencakup tanggal pembuatan surat, judul surat, dan nama penerima surat.
  3. Bagian isi surat, menjelaskan tentang tugas sementara yang akan diberikan, kapan tugas tersebut harus selesai, dan tanggung jawab yang harus diemban oleh orang yang ditunjuk.
  4. Bagian penutup, mencakup ucapan terima kasih dan nama penulis surat.
  5. Tanda tangan dan cap perusahaan atau instansi.

Contoh Surat Pelaksana Tugas Sementara

Berikut ini adalah contoh surat Pelaksana Tugas Sementara yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:

Contoh Surat Pelaksana Tugas Sementara 1

Kepada Yth. Bapak/Ibu HRD PT XYZ

Dalam rangka melaksanakan tugas perusahaan dengan efektif, dengan ini kami menugaskan Bapak/Ibu John Doe untuk melaksanakan tugas sementara sebagai Sales Representative selama 1 bulan terhitung sejak tanggal 1 Januari 2022 hingga 31 Januari 2022.

Sebagai Sales Representative, Bapak/Ibu John Doe harus mampu menjual produk perusahaan dengan baik, mengatur jadwal kunjungan ke pelanggan, dan memastikan semua pelanggan puas dengan layanan yang diberikan. Bapak/Ibu John Doe juga harus membuat laporan keuangan dan laporan kunjungan pelanggan setiap minggu.

Apabila terdapat kendala dalam pelaksanaan tugas sementara, Bapak/Ibu John Doe harus segera menghubungi HRD PT XYZ untuk mendapatkan bantuan. Demikian surat tugas sementara ini dibuat untuk menjaga efektivitas pelaksanaan tugas perusahaan.

Hormat kami,

PT XYZ

Contoh Surat Pelaksana Tugas Sementara 2

Kepada Yth. Bapak/Ibu Manager PT ABC

Dalam rangka menggantikan posisi Bapak/Ibu Jane Doe yang sedang cuti hingga 15 Februari 2022, dengan ini kami menugaskan Bapak/Ibu John Smith untuk melaksanakan tugas sementara sebagai Marketing Manager selama 1 bulan terhitung sejak tanggal 1 Februari 2022 hingga 28 Februari 2022.

Sebagai Marketing Manager, Bapak/Ibu John Smith harus mampu merencanakan dan mengembangkan strategi pemasaran yang efektif untuk meningkatkan penjualan produk perusahaan. Bapak/Ibu John Smith juga harus memimpin tim marketing dan memastikan semua anggota tim bekerja dengan baik.

Apabila terdapat kendala dalam pelaksanaan tugas sementara, Bapak/Ibu John Smith harus segera menghubungi Manager PT ABC untuk mendapatkan bantuan. Demikian surat tugas sementara ini dibuat untuk menjaga efektivitas pelaksanaan tugas perusahaan.

Hormat kami,

PT ABC

FAQs

Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan seputar Surat Pelaksana Tugas Sementara:

  • Apa saja informasi yang harus disertakan dalam SPT?

Informasi yang harus disertakan dalam SPT antara lain judul surat, tanggal pembuatan surat, nama penerima surat, tugas sementara yang akan diberikan, kapan tugas tersebut harus selesai, dan tanggung jawab yang harus diemban oleh orang yang ditunjuk.

  • Siapa yang biasanya diberikan SPT?

SPT biasanya diberikan kepada pegawai yang memiliki kemampuan atau keahlian khusus untuk menangani suatu pekerjaan yang membutuhkan waktu yang singkat. SPT juga bisa diberikan kepada seseorang yang sedang menggantikan pekerjaan seseorang yang sedang cuti atau berhalangan hadir.

  • Apakah SPT bisa diberikan kepada pegawai kontrak?

Ya, SPT bisa diberikan kepada pegawai kontrak asalkan pegawai tersebut memiliki kemampuan atau keahlian khusus untuk menangani pekerjaan yang diberikan.

Kesimpulan

SPT adalah surat yang diberikan kepada seseorang dalam suatu instansi atau perusahaan untuk memberikan tugas sementara. Surat ini memiliki fungsi untuk memastikan pelaksanaan tugas sementara berjalan dengan lancar dan efektif, memperjelas tanggung jawab seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas tersebut, dan mencegah terjadinya tumpang tindih tugas. Surat ini juga memiliki format yang cukup sederhana dan mudah dipahami. Dalam SPT, harus disertakan informasi seperti judul surat, tanggal pembuatan surat, nama penerima surat, tugas sementara yang akan diberikan, kapan tugas tersebut harus selesai, dan tanggung jawab yang harus diemban oleh orang yang ditunjuk. SPT bisa diberikan kepada pegawai yang memiliki kemampuan atau keahlian khusus, termasuk pegawai kontrak.