Surat pelantikan jawatankuasa adalah dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa untuk melantik seseorang atau sekumpulan individu ke dalam sebuah jawatankuasa. Dokumen ini memainkan peranan penting dalam menjalankan sesuatu organisasi atau badan kerajaan. Dalam artikel ini, kita akan membincangkan pengertian, fungsi, tujuan, format dan contoh surat pelantikan jawatankuasa.
Pengertian Surat Pelantikan Jawatankuasa
Surat pelantikan jawatankuasa adalah dokumen rasmi yang mengesahkan pelantikan seseorang atau sekumpulan individu ke dalam sebuah jawatankuasa. Dokumen ini biasanya dikeluarkan oleh pihak berkuasa yang berkenaan seperti badan kerajaan, syarikat atau pertubuhan.
Fungsi dan Tujuan Surat Pelantikan Jawatankuasa
Surat pelantikan jawatankuasa mempunyai beberapa fungsi dan tujuan:
- Menetapkan kewujudan jawatankuasa dan mengesahkan pelantikan ahli-ahli jawatankuasa.
- Menetapkan tugas dan tanggungjawab ahli-ahli jawatankuasa.
- Menetapkan tempoh penggal jawatankuasa.
- Memberikan kuasa dan tanggungjawab kepada jawatankuasa.
Format Surat Pelantikan Jawatankuasa
Surat pelantikan jawatankuasa biasanya mempunyai format yang standar. Format surat ini termasuk:
- Tajuk surat: Tajuk surat mestilah jelas dan mudah difahami.
- Tarikh: Tarikh dokumen dikeluarkan.
- Pihak yang melantik: Nama dan butir-butir pihak yang melantik ahli jawatankuasa.
- Ahli jawatankuasa yang dilantik: Nama dan butir-butir ahli jawatankuasa yang dilantik.
- Tugas dan tanggungjawab: Senarai tugas dan tanggungjawab ahli jawatankuasa.
- Tempoh penggal: Tempoh penggal jawatankuasa.
- Tandatangan pihak yang melantik: Tandatangan dan cap pihak yang melantik.
Contoh Surat Pelantikan Jawatankuasa
Berikut adalah contoh surat pelantikan jawatankuasa:
Contoh Surat Pelantikan Jawatankuasa
Tajuk Surat: Surat Pelantikan Jawatankuasa
Tarikh: 1 Januari 2022
Pihak yang Melantik: Jabatan Pendidikan Malaysia
Ahli Jawatankuasa yang Dilantik:
- En. Ahmad Bin Ali, Guru Besar
- Pn. Nor Azlina Binti Ahmad, Guru Sekolah Rendah
- En. Mohd Amin Bin Yusof, Penolong Pengarah
Tugas dan Tanggungjawab:
- Merancang program latihan bagi guru-guru
- Menganalisis keputusan peperiksaan sekolah
- Membentuk jawatankuasa bagi program-program sekolah
Tempoh Penggal: 1 Januari 2022 - 31 Disember 2024
Tandatangan Pihak yang Melantik:
[Tandatangan dan Cap]
Contoh Surat Pelantikan Jawatankuasa
Tajuk Surat: Surat Pelantikan Jawatankuasa
Tarikh: 1 Januari 2022
Pihak yang Melantik: Majlis Perbandaran Subang Jaya
Ahli Jawatankuasa yang Dilantik:
- Encik Muhammad Bin Ahmad, Ketua Kampung
- Puan Noriah Binti Ali, Ahli Jawatankuasa Penduduk
- Encik Zulkifli Bin Yusof, Ahli Majlis Perbandaran Subang Jaya
Tugas dan Tanggungjawab:
- Mempromosikan kemudahan-kemudahan di Kampung Sungai Renggam
- Menjaga kebersihan dan keselamatan di kampung
- Membuat cadangan untuk memperbaiki jalan-jalan di kampung
Tempoh Penggal: 1 Januari 2022 - 31 Disember 2024
Tandatangan Pihak yang Melantik:
[Tandatangan dan Cap]
FAQs
1. Siapakah yang boleh dilantik ke dalam sebuah jawatankuasa?
Individu yang mempunyai kepakaran atau kebolehan dalam bidang yang berkaitan dengan tugas dan tanggungjawab jawatankuasa boleh dilantik ke dalam sebuah jawatankuasa.
2. Apakah yang harus dilakukan selepas menerima surat pelantikan jawatankuasa?
Selepas menerima surat pelantikan jawatankuasa, anda perlu membaca dengan teliti tugas dan tanggungjawab yang diberikan oleh jawatankuasa tersebut. Pastikan anda memahami sepenuhnya tanggungjawab anda sebelum memulakan tugas.
3. Apakah yang perlu dilakukan jika tidak dapat menunaikan tugas dan tanggungjawab yang diberikan?
Jika anda tidak dapat menunaikan tugas dan tanggungjawab yang diberikan, anda perlu memberitahu pihak yang melantik mengenai hal ini. Pihak yang melantik akan mengambil tindakan yang sesuai.
Kesimpulannya
Surat pelantikan jawatankuasa adalah dokumen rasmi yang memainkan peranan penting dalam menjalankan sesuatu organisasi atau badan kerajaan. Dokumen ini menyatakan dengan terperinci tentang tugas dan tanggungjawab ahli-ahli jawatankuasa serta tempoh penggal yang diberikan. Dalam memastikan keberkesanan jawatankuasa, penting bagi setiap ahli jawatankuasa untuk memahami sepenuhnya tugas dan tanggungjawab yang diberikan oleh jawatankuasa tersebut.