Surat pelawaan sebutharga (SPS) adalah dokumen resmi yang digunakan oleh pihak pengada barang atau perkhidmatan untuk meminta sebutharga daripada pembekal. SPS biasanya digunakan dalam proses tender untuk memilih pembekal yang paling sesuai untuk memenuhi keperluan organisasi atau syarikat.

Fungsi SPS

Fungsi utama SPS adalah untuk mencari pembekal yang boleh memberikan produk atau perkhidmatan yang diperlukan pada harga yang berpatutan. SPS juga dapat digunakan untuk:

  • Mengumpul maklumat mengenai kemampuan pembekal dalam memenuhi keperluan syarikat.
  • Menetapkan syarat dan terma yang diperlukan untuk menawarkan sebutharga.
  • Memberi maklumat yang jelas dan tepat mengenai produk atau perkhidmatan yang diperlukan.
  • Menentukan tarikh tutup penyerahan sebutharga dan tarikh kemunculan hasil.

Tujuan SPS

Tujuan utama penggunaan SPS adalah untuk memastikan pembekal memberikan sebutharga yang mengikut spesifikasi dan syarat yang diperlukan oleh syarikat atau organisasi. Tujuan lain termasuk:

  • Menyediakan maklumat yang diperlukan oleh pembekal untuk memberikan sebutharga.
  • Memberikan peluang yang sama kepada semua pembekal untuk menawarkan sebutharga.
  • Mengurangkan risiko penipuan dan penyelewengan dalam proses pengadaan barang atau perkhidmatan.
  • Menentukan kriteria untuk menilai sebutharga yang diterima.

Format SPS

SPS biasanya mengandungi maklumat seperti:

  • Nama dan alamat syarikat atau organisasi yang meminta sebutharga.
  • Tarikh dan masa tutup penyerahan sebutharga.
  • Spesifikasi produk atau perkhidmatan yang diperlukan.
  • Syarat dan terma sebutharga.
  • Cara penyerahan sebutharga.
  • Maklumat mengenai penilaian dan pemilihan pembekal.

Contoh SPS

Berikut adalah contoh sederhana SPS:

Surat Pelawaan Sebutharga

Kepada: Pembekal

Sila ambil perhatian bahawa kami memerlukan sebutharga bagi bekalan barangan elektronik seperti berikut:

  • 20 unit komputer riba jenis X
  • 10 unit penebat tekanan jenis Y
  • 5 unit pemeriksa kualiti jenis Z

Sila sertakan dalam sebutharga:

  • Harga seunit barang termasuk cukai GST.
  • Penghantaran ke alamat kami.
  • Jaminan kualiti produk.
  • Tempoh jaminan dan tempoh penghantaran.

Sekiranya anda berminat untuk menawarkan sebutharga, sila hantar sebutharga kepada kami sebelum 31 Disember 2021 pada alamat berikut:

Alamat:

ABC Sdn. Bhd.

No. 10, Jalan ABC,

12345 Kuala Lumpur,

Malaysia

Attn: Pengurus Pembelian

FAQs

1. Siapakah yang biasanya menggunakan SPS?

SPS biasanya digunakan oleh syarikat atau organisasi yang ingin membeli barang atau perkhidmatan dari pembekal yang berbeza-beza.

2. Apakah perbezaan antara SPS dan RFQ?

SPS dan RFQ (permintaan sebut harga) serupa dalam bentuk dan fungsi tetapi terdapat perbezaan yang ketara. RFQ biasanya digunakan untuk membeli produk atau perkhidmatan yang lebih mudah atau ringan, manakala SPS digunakan untuk membeli produk atau perkhidmatan yang lebih besar dan kompleks.

3. Adakah SPS boleh diubahsuai?

Ya, SPS boleh diubahsuai bergantung kepada keperluan syarikat atau organisasi. Walau bagaimanapun, perubahan harus dibuat sebelum tarikh tutup penyerahan sebutharga.

4. Bagaimana saya boleh memastikan sebutharga yang saya terima adalah yang terbaik?

Anda boleh menilai setiap sebutharga yang diterima berdasarkan kriteria seperti harga, kualiti produk, tempoh penghantaran dan jaminan kualiti. Pastikan anda memilih pembekal yang paling sesuai dengan keperluan syarikat atau organisasi anda.

5. Berapa lama tempoh yang diperlukan untuk memproses SPS?

Tempoh yang diperlukan untuk memproses SPS bergantung kepada keperluan syarikat atau organisasi. Walau bagaimanapun, biasanya tempoh yang diperlukan adalah antara 2 hingga 4 minggu.

Kesimpulannya

Surat pelawaan sebutharga (SPS) adalah dokumen penting dalam proses pengadaan barang atau perkhidmatan. Fungsi dan tujuannya adalah untuk memastikan pembekal memberikan sebutharga yang mengikut spesifikasi dan syarat yang diperlukan oleh syarikat atau organisasi. SPS juga membantu mengurangkan risiko penipuan dan penyelewengan dalam proses pengadaan. Pastikan anda memastikan setiap sebutharga yang diterima adalah yang terbaik untuk keperluan syarikat atau organisasi anda.