Surat pelepasan cuti kerja merupakan salah satu dokumen penting yang harus dimiliki oleh karyawan yang akan mengambil cuti. Meskipun terdengar sepele, namun surat ini memiliki fungsi dan tujuan yang sangat penting bagi perusahaan dan karyawan. Oleh karena itu, sebagai karyawan atau bahkan sebagai pemilik perusahaan, penting untuk mengetahui apa itu surat pelepasan cuti kerja, bagaimana formatnya, serta contoh-contohnya. Untuk lebih jelasnya, simak penjelasannya di bawah ini.

Pengertian Surat Pelepasan Cuti Kerja

Surat pelepasan cuti kerja adalah surat yang dikeluarkan oleh pihak perusahaan untuk memberikan izin kepada karyawan untuk mengambil cuti yang telah ditentukan. Surat ini berisi informasi tentang tanggal awal dan akhir cuti, jenis cuti yang diambil, serta persetujuan dari atasan langsung atau pihak HRD. Dalam surat ini juga terdapat informasi tentang pekerjaan yang harus dilakukan sebelum dan setelah karyawan mengambil cuti. Surat pelepasan cuti kerja biasanya diberikan setelah karyawan mengajukan permohonan cuti dan telah disetujui oleh pihak perusahaan.

Fungsi dan Tujuan Surat Pelepasan Cuti Kerja

Surat pelepasan cuti kerja memiliki beberapa fungsi dan tujuan yang sangat penting, di antaranya:

  • Sebagai bukti izin dari pihak perusahaan untuk karyawan mengambil cuti yang telah ditentukan.
  • Sebagai pengingat bagi karyawan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang harus dilakukan sebelum dan setelah cuti.
  • Sebagai pengingat bagi atasan langsung atau pihak HRD untuk menyiapkan pengganti karyawan yang akan mengambil cuti.
  • Sebagai alat untuk menghindari kesalahpahaman antara karyawan dan perusahaan terkait tanggal awal dan akhir cuti, jenis cuti yang diambil, serta persetujuan dari atasan langsung atau pihak HRD.

Format Surat Pelepasan Cuti Kerja

Format surat pelepasan cuti kerja sebenarnya tidak terlalu sulit. Umumnya, surat ini berisi informasi sebagai berikut:

  1. Header, berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
  2. Tanggal pembuatan surat.
  3. Alamat tujuan surat, yaitu nama dan alamat karyawan yang akan mengambil cuti.
  4. Salutasi pembuka, yaitu pembukaan surat yang biasanya ditujukan kepada karyawan.
  5. Isi surat, yaitu informasi mengenai tanggal awal dan akhir cuti, jenis cuti yang diambil, serta persetujuan dari atasan langsung atau pihak HRD.
  6. Salutasi penutup, yaitu penutup surat yang biasanya berisi harapan untuk karyawan.
  7. Tanda tangan dari atasan langsung atau pihak HRD.

Contoh Surat Pelepasan Cuti Kerja

Berikut ini adalah contoh surat pelepasan cuti kerja yang bisa digunakan sebagai referensi:

Contoh 1

PT. ABCD

Jalan Raya No. 123, Jakarta

Telepon: (021) 123456

Email: [email protected]

Jakarta, 1 Januari 2022

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Karyawan PT. ABCD

Jalan Raya No. 321, Jakarta

Dengan ini kami menyatakan bahwa Bapak/Ibu [nama karyawan] diberikan izin untuk mengambil cuti pada tanggal 5 Januari 2022 sampai dengan 10 Januari 2022. Cuti yang diambil adalah cuti tahunan. Kami juga menyatakan bahwa persetujuan untuk mengambil cuti ini telah diberikan oleh atasan langsung Bapak/Ibu [nama karyawan].

Sebelum mengambil cuti, Bapak/Ibu [nama karyawan] diharapkan menyelesaikan tugas-tugas yang masih ada. Setelah kembali dari cuti, Bapak/Ibu [nama karyawan] diharapkan untuk melaporkan hasil cuti kepada atasan langsung.

Demikian surat ini kami buat dengan harapan Bapak/Ibu [nama karyawan] dapat menikmati cuti dengan baik. Terima kasih.

Hormat kami,

[nama atasan langsung atau pihak HRD]

Contoh 2

PT. XYZ

Jalan Sudirman No. 456, Surabaya

Telepon: (031) 789012

Email: [email protected]

Surabaya, 1 Februari 2022

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Karyawan PT. XYZ

Jalan Sudirman No. 654, Surabaya

Dengan ini kami memberikan izin kepada Bapak/Ibu [nama karyawan] untuk mengambil cuti pada tanggal 10 Februari 2022 sampai dengan 13 Februari 2022. Cuti yang diambil adalah cuti sakit. Kami juga menyatakan bahwa persetujuan untuk mengambil cuti ini telah diberikan oleh atasan langsung Bapak/Ibu [nama karyawan].

Sebelum mengambil cuti, Bapak/Ibu [nama karyawan] diharapkan menyelesaikan tugas-tugas yang masih ada. Setelah kembali dari cuti, Bapak/Ibu [nama karyawan] diharapkan untuk melaporkan hasil cuti kepada atasan langsung.

Demikian surat ini kami buat dengan harapan Bapak/Ibu [nama karyawan] dapat segera pulih kembali. Terima kasih.

Hormat kami,

[nama atasan langsung atau pihak HRD]

FAQs (Frequently Asked Questions)

Berikut ini adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan terkait dengan surat pelepasan cuti kerja:

  • Apa bedanya surat pelepasan cuti kerja dengan surat izin cuti?
    Surat izin cuti dikeluarkan oleh karyawan untuk meminta izin kepada atasan langsung atau pihak HRD untuk mengambil cuti. Sedangkan surat pelepasan cuti kerja dikeluarkan oleh pihak perusahaan untuk memberikan izin kepada karyawan untuk mengambil cuti yang telah disetujui.
  • Apakah surat pelepasan cuti kerja harus dicetak di atas kertas resmi?
    Ya, sebaiknya surat pelepasan cuti kerja dicetak di atas kertas resmi perusahaan untuk memberikan kesan profesional dan resmi.
  • Haruskah surat pelepasan cuti kerja ditandatangani?
    Ya, surat pelepasan cuti kerja harus ditandatangani oleh atasan langsung atau pihak HRD sebagai bentuk persetujuan untuk mengambil cuti.
  • Bagaimana jika karyawan mengambil cuti tanpa surat pelepasan cuti kerja?
    Karyawan yang mengambil cuti tanpa surat pelepasan cuti kerja dapat dianggap tidak sah dan tidak mendapatkan izin dari pihak perusahaan. Hal ini dapat berdampak pada proses administrasi dan mengganggu produktivitas perusahaan.

Kesimpulan

Surat pelepasan cuti kerja memang ter