Surat pelepasan jawatan adalah surat resmi yang digunakan untuk memberitahu atasan bahwa seseorang ingin mengundurkan diri dari pekerjaan mereka. Biasanya, surat ini ditulis oleh karyawan yang ingin mengajukan pengunduran diri sebagai bentuk tata cara yang sopan sebelum meninggalkan pekerjaan mereka.
Pengertian Surat Pelepasan Jawatan
Surat pelepasan jawatan adalah salah satu bentuk surat resmi yang digunakan untuk memberi tahu atasan bahwa karyawan ingin mengundurkan diri dari pekerjaan mereka. Surat ini biasanya mencakup informasi tentang tanggal pengunduran diri karyawan, alasan pengunduran diri, dan tindakan apa yang akan diambil sehubungan dengan kepergian karyawan tersebut.
Fungsi Surat Pelepasan Jawatan
Surat pelepasan jawatan memiliki beberapa fungsi penting, di antaranya:
- Memberitahu atasan bahwa karyawan akan segera meninggalkan perusahaan dan memberi waktu bagi perusahaan untuk mencari pengganti.
- Menjaga hubungan profesional antara karyawan dan atasan, serta memberikan kesan yang baik atas kepergian karyawan.
- Menyampaikan informasi penting seperti tanggal pengunduran diri, alasan pengunduran diri, dan tindakan apa yang akan diambil sehubungan dengan kepergian karyawan tersebut.
Tujuan Surat Pelepasan Jawatan
Tujuan utama surat pelepasan jawatan adalah memberikan pemberitahuan resmi kepada atasan bahwa karyawan ingin mengundurkan diri dari pekerjaan mereka. Selain itu, surat ini juga bertujuan untuk:
- Menjaga hubungan profesional dengan atasan dan memberikan kesan yang baik atas kepergian karyawan.
- Memberikan waktu bagi perusahaan untuk mencari pengganti dan menyelesaikan tugas-tugas terkait pemindahan tanggung jawab.
- Memberikan kesempatan bagi karyawan untuk memberikan umpan balik tentang perusahaan dan bekerja sama dengan atasan untuk membuat pemindahan tanggung jawab sebisa mungkin lancar.
Format Surat Pelepasan Jawatan
Surat pelepasan jawatan biasanya terdiri dari beberapa elemen penting, di antaranya:
- Header: Di bagian atas surat, harus mencantumkan nama dan alamat lengkap perusahaan, nomor telepon, dan alamat surel.
- Tanggal: Tanggal di mana surat ditulis.
- Nama atasan: Nama lengkap atasan kepada siapa surat akan ditujukan.
- Paragraf pembuka: Paragraf singkat yang menjelaskan tujuan dari surat tersebut.
- Alasan pengunduran diri: Paragraf yang menjelaskan alasan karyawan ingin mengundurkan diri.
- Tanggal pengunduran diri: Tanggal resmi di mana karyawan akan meninggalkan perusahaan.
- Tindakan selanjutnya: Paragraf yang menjelaskan tindakan apa yang akan diambil sehubungan dengan kepergian karyawan tersebut.
- Paragraf penutup: Paragraf singkat yang mengucapkan terima kasih kepada atasan dan perusahaan, serta menegaskan kembali bahwa karyawan akan meninggalkan perusahaan pada tanggal yang telah ditentukan.
- Tanda tangan: Tanda tangan karyawan dan atasan untuk menegaskan persetujuan atas isi surat.
Contoh Surat Pelepasan Jawatan
Berikut adalah contoh surat pelepasan jawatan yang dapat digunakan sebagai referensi dalam menyusun surat pelepasan jawatan:
Contoh 1:
Header:
PT. XYZ
Jalan Sudirman No.21
Jakarta 12920
Telp. (021) 123-456
Email: [email protected]
Tanggal:
4 Januari 2022
Kepada:
Bapak/Ibu HRD PT. XYZ
Paragraf pembuka:
Dengan hormat,
Alasan pengunduran diri:
Saya, John Doe, ingin memberikan pemberitahuan bahwa saya ingin mengundurkan diri dari posisi saya sebagai Marketing Manager PT. XYZ. Saya telah mempertimbangkan keputusan ini dengan matang dan saya merasa bahwa saat ini adalah waktu yang tepat bagi saya untuk mencari pengalaman baru dan tantangan baru di luar perusahaan.
Tanggal pengunduran diri:
Seperti yang telah kami diskusikan sebelumnya, saya akan meninggalkan perusahaan pada tanggal 15 Januari 2022. Saya akan membantu dengan pemindahan tanggung jawab selama periode transisi ini dan saya siap memberikan bantuan apapun yang diperlukan untuk membuat proses ini sebisa mungkin lancar.
Tindakan selanjutnya:
Saya telah menyelesaikan semua tugas yang saya terima dan saya akan memastikan bahwa semua dokumen dan informasi yang diperlukan akan diberikan kepada pengganti saya. Saya juga akan memastikan bahwa saya akan menyelesaikan semua tanggung jawab saya dengan benar sebelum meninggalkan perusahaan.
Paragraf penutup:
Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada Bapak/Ibu dan seluruh staf PT. XYZ atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk belajar dan berkembang dalam perusahaan ini. Saya berharap agar perusahaan ini akan terus berkembang dan sukses di masa depan. Saya berharap agar hubungan kami tetap profesional dan saling menguntungkan dalam waktu yang akan datang.
Hormat saya,
John Doe
Contoh 2:
Header:
CV. ABC
Jalan Gatot Subroto No.40
Surabaya 60235
Telp. (031) 789-012
Email: [email protected]
Tanggal:
15 Februari 2022
Kepada:
Bapak/Ibu Pimpinan CV. ABC
Paragraf pembuka:
Dengan hormat,
Alasan pengunduran diri:
Saya, Jane Smith, ingin memberikan pemberitahuan bahwa saya ingin mengundurkan diri dari posisi saya sebagai Accounting Officer CV. ABC. Saya telah mempertimbangkan keputusan ini dengan matang dan saya merasa bahwa saat ini adalah waktu yang tepat bagi saya untuk fokus pada pengembangan karir saya di bidang akuntansi.
Tanggal pengunduran diri:
Berkenaan dengan hal tersebut, saya akan meninggalkan perusahaan pada tanggal 28 Februari 2022. Saya akan membantu dengan pemindahan tanggung jawab selama periode transisi ini dan saya siap memberikan bantuan apapun yang diperlukan untuk membuat proses ini sebisa mungkin lancar.
Tindakan selanjutnya:
Saya akan menyelesaikan semua tugas yang saya terima dan memastikan bahwa semua dokumen dan informasi yang diperlukan akan diberikan kepada pengganti saya. Saya juga akan memastikan bahwa saya akan menyelesaikan semua tanggung jawab saya dengan benar sebelum meningg