Apakah Anda pernah mengalami kesalahan dalam menerbitkan invoice? Atau mungkin pelanggan Anda sudah tidak membutuhkan barang atau jasa yang tertera di dalam invoice? Jika iya, maka Anda memerlukan surat pembatalan invoice. Surat ini berfungsi sebagai tanda bahwa Anda sebagai pengirim invoice mengakui kesalahan dan membatalkan isi invoice tersebut. Namun, apa sebenarnya surat pembatalan invoice dan bagaimana cara membuatnya? Berikut penjelasannya.

Pengertian Surat Pembatalan Invoice

Surat pembatalan invoice adalah surat resmi yang diterbitkan oleh pengirim invoice untuk membatalkan isi invoice yang telah diterbitkan sebelumnya. Surat ini berisi pernyataan bahwa pengirim invoice mengakui kesalahan dalam mengeluarkan invoice dan meminta agar invoice tersebut dibatalkan.

Fungsi dan Tujuan Surat Pembatalan Invoice

Fungsi utama dari surat pembatalan invoice adalah untuk memberikan tanda bahwa pengirim invoice telah mengakui kesalahan dalam mengeluarkan invoice dan meminta pembatalan terhadap isi invoice tersebut. Selain itu, surat pembatalan invoice juga memiliki tujuan sebagai berikut:

  • Menjaga hubungan baik dengan pelanggan
  • Menghindari masalah hukum yang dapat timbul akibat kesalahan dalam penerbitan invoice
  • Mengurangi potensi kerugian finansial

Format Surat Pembatalan Invoice

Surat pembatalan invoice harus terdiri dari beberapa bagian utama, yaitu:

  • Header: berisi nama dan alamat pengirim surat, serta nomor telepon dan email yang dapat dihubungi
  • Tanggal: tanggal pembuatan surat
  • Alamat tujuan: nama dan alamat perusahaan atau individu yang dituju
  • Subject: judul surat yang jelas dan singkat
  • Salutation: ucapan pembuka yang sopan, seperti “Kepada Yth.”
  • Isi surat: berisi pernyataan pembatalan invoice beserta alasan pembatalan
  • Tanda tangan: tanda tangan pengirim surat
  • Nama lengkap dan jabatan pengirim surat
  • Footer: ucapan penutup dan informasi kontak pengirim surat

Contoh Surat Pembatalan Invoice

Berikut adalah contoh surat pembatalan invoice:

Contoh 1

Surabaya, 21 Agustus 2021

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Pimpinan PT ABCD

Jl. Raya A No. 15

Surabaya

Subject: Pembatalan Invoice Nomor 1234

Dengan hormat,

Kami dari PT XYZ ingin membatalkan invoice nomor 1234 yang telah kami kirimkan pada tanggal 15 Agustus 2021 lalu. Pembatalan ini dilakukan karena terdapat kesalahan dalam penghitungan jumlah barang yang kami kirimkan kepada perusahaan Bapak/Ibu.

Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi dan kami akan mengirimkan invoice yang benar dalam waktu dekat. Jika Bapak/Ibu membutuhkan informasi lebih lanjut, silakan hubungi kami melalui nomor telepon (031) 123456 atau email [email protected].

Hormat kami,

Toni Susanto

Manager Keuangan PT XYZ

Contoh 2

Jakarta, 21 Agustus 2021

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Pimpinan CV EFGH

Jl. Gatot Subroto No. 20

Jakarta Selatan

Subject: Pembatalan Invoice Nomor 5678

Dengan hormat,

Kami dari PT ABC ingin membatalkan invoice nomor 5678 yang telah kami kirimkan pada tanggal 15 Agustus 2021 lalu. Pembatalan ini dilakukan karena pelanggan kami sudah tidak membutuhkan barang yang tertera dalam invoice tersebut.

Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi dan kami akan memastikan agar hal seperti ini tidak terjadi lagi di kemudian hari. Jika Bapak/Ibu membutuhkan informasi lebih lanjut, silakan hubungi kami melalui nomor telepon (021) 123456 atau email [email protected].

Hormat kami,

Aditya Pratama

Manager Penjualan PT ABC

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering ditanyakan mengenai surat pembatalan invoice:

1. Apa bedanya surat pembatalan invoice dengan surat koreksi invoice?

Surat pembatalan invoice digunakan untuk membatalkan invoice yang telah diterbitkan sebelumnya, sedangkan surat koreksi invoice digunakan untuk memperbaiki kesalahan yang terdapat pada invoice.

2. Apakah surat pembatalan invoice harus ditandatangani?

Ya, surat pembatalan invoice harus ditandatangani oleh pengirim surat sebagai tanda bahwa pengirim surat bertanggung jawab atas isi surat tersebut.

3. Apakah surat pembatalan invoice harus dikirimkan dalam bentuk fisik?

Tidak, surat pembatalan invoice dapat dikirimkan dalam bentuk digital melalui email atau platform lainnya. Namun, pastikan bahwa surat tersebut sudah dikirimkan dan diterima oleh pihak yang dituju.

Kesimpulan

Surat pembatalan invoice adalah surat resmi yang digunakan untuk membatalkan isi invoice yang telah diterbitkan sebelumnya. Surat ini berfungsi untuk memberikan tanda bahwa pengirim invoice telah mengakui kesalahan dalam mengeluarkan invoice dan meminta pembatalan terhadap isi invoice tersebut. Dalam membuat surat pembatalan invoice, pastikan untuk mengikuti format yang telah ditentukan dan menjelaskan alasan pembatalan secara jelas dan singkat. Dengan menggunakan surat pembatalan invoice, Anda dapat menjaga hubungan baik dengan pelanggan, menghindari masalah hukum, serta mengurangi potensi kerugian finansial yang dapat timbul akibat kesalahan dalam penerbitan invoice.