Terkadang, dalam hidup kita, kita perlu untuk membatalkan permohonan yang telah kita ajukan. Hal ini bisa terjadi karena berbagai alasan, seperti perubahan rencana atau kesalahan dalam pengajuan permohonan. Ketika situasi ini terjadi, salah satu hal yang perlu dilakukan adalah mengirimkan surat pembatalan permohonan. Namun, apa sebenarnya surat pembatalan permohonan itu? Dan bagaimana cara membuatnya? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!

Pengertian Surat Pembatalan Permohonan

Surat pembatalan permohonan adalah surat resmi yang digunakan untuk membatalkan permohonan yang telah diajukan sebelumnya. Surat ini berisi informasi tentang permohonan yang dibatalkan, alasan pembatalan, dan permohonan maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Surat pembatalan permohonan sering digunakan dalam berbagai situasi, seperti saat mengajukan permohonan pekerjaan, permohonan beasiswa, atau permohonan izin.

Fungsi dan Tujuan Surat Pembatalan Permohonan

Fungsi utama dari surat pembatalan permohonan adalah memberitahukan pihak yang bersangkutan bahwa permohonan yang diajukan sebelumnya akan dibatalkan. Hal ini penting untuk menghindari kerancuan atau kesalahpahaman di kemudian hari. Selain itu, surat pembatalan permohonan juga berfungsi untuk menjaga hubungan baik antara pihak yang mengajukan permohonan dan pihak yang menerima permohonan.

Tujuan dari surat pembatalan permohonan adalah memberikan informasi yang jelas dan jujur ​​tentang pembatalan permohonan. Dengan mengirimkan surat pembatalan permohonan, pihak yang mengajukan permohonan juga menunjukkan bahwa mereka bertanggung jawab dan menghargai waktu dan upaya yang telah diberikan oleh pihak yang menerima permohonan.

Format Surat Pembatalan Permohonan

Format surat pembatalan permohonan haruslah formal dan memenuhi standar surat bisnis. Berikut adalah format yang bisa digunakan:

  1. Header: Tanggal, nama dan alamat pengirim, nama dan alamat penerima
  2. Salutation: Penggunaan kata sapaan yang sopan
  3. Isi surat: Informasi pembatalan permohonan, alasan pembatalan, permohonan maaf, dan ucapan terima kasih
  4. Closing: Penggunaan kata-kata seperti “Hormat saya” atau “Salam Hormat”
  5. Tanda tangan: Nama pengirim dan tanda tangan

Contoh Surat Pembatalan Permohonan

Berikut adalah contoh surat pembatalan permohonan yang bisa menjadi referensi:

Contoh Surat Pembatalan Permohonan 1: Pembatalan Permohonan Beasiswa

Dear Bapak/Ibu,

Saya menulis surat ini untuk memberitahukan bahwa saya memutuskan untuk membatalkan permohonan beasiswa yang saya ajukan pada tanggal 1 Februari 2022. Saya ingin meminta maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin timbul karena pembatalan ini.

Alasan saya membatalkan permohonan ini adalah karena ada perubahan rencana dalam jangka pendek yang mengharuskan saya untuk memfokuskan waktu dan upaya saya pada hal lain. Saya memahami bahwa ini mungkin menimbulkan kerugian bagi saya, namun saya berharap dapat memperoleh kesempatan untuk mengajukan permohonan di masa mendatang.

Sekali lagi, saya ingin meminta maaf atas ketidaknyamanan yang timbul dan mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang diberikan.

Hormat saya,

[Nama Pengirim]

Contoh Surat Pembatalan Permohonan 2: Pembatalan Permohonan Izin Cuti

Halo [Nama Atasan],

Saya ingin memberitahukan bahwa saya perlu membatalkan permohonan izin cuti yang sudah saya ajukan pada tanggal 1 Februari 2022. Saya meminta maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin timbul karena pembatalan ini.

Alasan saya membatalkan permohonan ini adalah karena ada perubahan keadaan mendadak di tempat kerja yang mengharuskan saya untuk tetap hadir di kantor selama periode yang sudah saya ajukan cuti. Saya memahami bahwa ini mungkin menimbulkan kerugian bagi rekan kerja lainnya, namun saya berharap dapat memperoleh kesempatan untuk mengajukan permohonan cuti di masa mendatang.

Sekali lagi, saya ingin meminta maaf atas ketidaknyamanan yang timbul dan mengucapkan terima kasih atas pengertian yang diberikan.

Salam hormat,

[Nama Pengirim]

FAQs

1. Kapan sebaiknya saya mengirimkan surat pembatalan permohonan?

Anda sebaiknya mengirimkan surat pembatalan permohonan segera setelah anda memutuskan untuk membatalkan permohonan tersebut. Hal ini akan membantu pihak yang menerima permohonan untuk mengambil tindakan yang diperlukan dengan cepat dan menghindari kerancuan atau kesalahpahaman di kemudian hari.

2. Apakah saya harus memberikan alasan pembatalan dalam surat pembatalan permohonan?

Ya, sebaiknya anda memberikan alasan pembatalan dalam surat pembatalan permohonan untuk menjelaskan mengapa anda memutuskan untuk membatalkan permohonan tersebut. Hal ini akan membantu pihak yang menerima permohonan untuk memahami situasi anda dan menghindari kesalahpahaman.

3. Apakah saya harus meminta maaf dalam surat pembatalan permohonan?

Ya, sebaiknya anda meminta maaf dalam surat pembatalan permohonan untuk menunjukkan bahwa anda menghargai waktu dan upaya yang telah diberikan oleh pihak yang menerima permohonan. Hal ini juga dapat membantu menjaga hubungan baik antara pihak yang mengajukan permohonan dan pihak yang menerima permohonan.

4. Apakah saya harus menulis surat pembatalan permohonan secara resmi?

Ya, surat pembatalan permohonan harus ditulis secara resmi dan memenuhi standar surat bisnis. Hal ini akan membantu memastikan bahwa surat anda mudah dipahami dan profesional.

5. Apakah saya bisa membatalkan permohonan secara lisan?

Ya, anda bisa membatalkan permohonan secara lisan. Namun, sebaiknya anda mengirimkan surat pembatalan permohonan sebagai tindakan resmi dan untuk menjaga rekam jejak yang jelas.

Kesimpulan

Surat pembatalan permohonan adalah surat resmi yang digunakan untuk membatalkan permohonan yang telah diajukan sebelumnya. Surat ini berisi informasi tentang permohonan yang dibatalkan, alasan pembatalan, dan permohonan maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Surat pembatalan permohonan berfungsi untuk menjaga hubungan baik antara pihak yang mengajukan permohonan dan pihak yang menerima permohonan. Format surat pembatalan permohonan haruslah formal dan memenuhi standar surat bisnis. Anda juga bisa menggunakan contoh surat pembatalan permohonan di atas sebagai referensi. Jangan lupa untuk mengirimkan surat pembatalan permohonan segera setelah anda memutuskan untuk membatalkan permohonan tersebut.