Menjadi sponsor sebuah acara atau kegiatan dapat membantu meningkatkan branding dan citra perusahaan. Namun, terkadang situasi atau keadaan tertentu membuat sebuah perusahaan harus membatalkan sponsorship yang sudah dijanjikan sebelumnya. Jika Anda mengalami hal ini, maka surat pembatalan sponsorship dapat menjadi solusi yang tepat.

Pengertian Surat Pembatalan Sponsorship

Surat pembatalan sponsorship adalah surat resmi yang berisi pemberitahuan bahwa perusahaan atau organisasi yang bersangkutan membatalkan sponsorship yang sudah dijanjikan sebelumnya. Surat ini biasanya ditujukan kepada pihak yang menjadi tuan rumah atau penyelenggara acara.

Fungsi dan Tujuan Surat Pembatalan Sponsorship

Surat pembatalan sponsorship memiliki beberapa fungsi dan tujuan, antara lain:

  • Memberitahukan secara resmi kepada pihak penyelenggara acara bahwa sponsorship dibatalkan
  • Menjelaskan alasan yang melatarbelakangi pembatalan sponsorship
  • Menjaga hubungan baik antara perusahaan atau organisasi dengan pihak penyelenggara acara
  • Memberikan kesempatan bagi pihak penyelenggara acara untuk mencari sponsor pengganti jika diperlukan

Format Surat Pembatalan Sponsorship

Format surat pembatalan sponsorship sebenarnya tidak jauh berbeda dengan format surat resmi pada umumnya. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat pembatalan sponsorship:

  • Gunakan kertas resmi perusahaan atau organisasi
  • Sertakan informasi tentang perusahaan atau organisasi yang bersangkutan, termasuk logo jika diperlukan
  • Tuliskan tanggal dan nomor surat dengan jelas
  • Sertakan informasi tentang pihak penyelenggara acara yang ditujukan surat
  • Jelaskan dengan singkat dan jelas alasan pembatalan sponsorship
  • Sertakan tanda tangan dan nama lengkap dari penulis surat

Contoh Surat Pembatalan Sponsorship

Berikut adalah contoh surat pembatalan sponsorship yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:

Contoh Surat Pembatalan Sponsorship 1

Kepada Yth,

Ketua Panitia Acara Musik Gembira

di Tempat

Dengan hormat,

Kami dari PT. ABC yang sebelumnya telah berjanji untuk menjadi sponsor acara Musik Gembira yang akan diadakan pada tanggal 15 Agustus 2022 di Lapangan Bola Kecamatan, dengan ini kami sampaikan bahwa kami membatalkan sponsorship tersebut.

Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin timbul akibat pembatalan ini. Kami telah melakukan evaluasi internal dan menemukan bahwa kami tidak dapat melanjutkan sponsorship tersebut karena adanya perubahan strategi bisnis yang mendadak. Kami berharap acara Musik Gembira akan berjalan dengan sukses dan mendapat dukungan dari sponsor-sponsor lainnya.

Terima kasih atas pengertiannya.

Hormat kami,

PT. ABC

John Doe

Contoh Surat Pembatalan Sponsorship 2

Kepada Yth,

Ketua Panitia Lomba Sepak Bola

di Tempat

Dengan hormat,

Kami dari PT. XYZ yang sebelumnya telah berjanji untuk menjadi sponsor lomba sepak bola yang akan diadakan pada tanggal 30 September 2022 di Stadion Utama, dengan ini kami sampaikan bahwa kami membatalkan sponsorship tersebut.

Kami sangat menyesal atas keputusan ini dan memohon maaf atas semua ketidaknyamanan yang mungkin terjadi. Pembatalan sponsorship ini disebabkan oleh adanya perubahan arah bisnis kami yang memerlukan realokasi dana. Kami berharap lomba sepak bola tetap berjalan sukses dan kami berharap dapat kembali bekerja sama dengan Anda di lain waktu.

Terima kasih atas pengertiannya.

Hormat kami,

PT. XYZ

Jane Doe

FAQs

1. Apa yang harus saya lakukan jika saya ingin membatalkan sponsorship?

Anda perlu membuat surat pembatalan sponsorship dan mengirimkannya kepada pihak penyelenggara acara. Pastikan untuk menjelaskan alasan pembatalan dengan jelas dan sopan.

2. Apakah saya perlu memberikan ganti rugi jika membatalkan sponsorship?

Hal ini tergantung pada kesepakatan yang telah dibuat sebelumnya antara perusahaan atau organisasi dengan pihak penyelenggara acara. Jika dalam kesepakatan tersebut ada klausul mengenai ganti rugi, maka Anda harus memenuhinya.

3. Apakah saya masih bisa menjadi sponsor acara di lain waktu setelah melakukan pembatalan?

Tentu saja. Namun, Anda perlu membangun kembali hubungan dengan pihak penyelenggara acara dan memastikan bahwa kepercayaan mereka pada perusahaan atau organisasi Anda kembali pulih.

Kesimpulan

Surat pembatalan sponsorship adalah surat resmi yang berfungsi untuk memberitahukan pembatalan sponsorship kepada pihak penyelenggara acara. Surat ini memiliki format yang sama dengan surat resmi pada umumnya dan sebaiknya dibuat dengan singkat, jelas, dan sopan. Jangan lupa untuk menjelaskan alasan pembatalan dengan jelas dan memberikan kesempatan bagi pihak penyelenggara acara untuk mencari sponsor pengganti jika diperlukan. Semoga informasi ini bermanfaat bagi Anda.