Surat pemberitahuan adalah surat yang berfungsi untuk memberitahukan suatu hal secara resmi kepada pihak yang berkepentingan. Surat ini biasanya digunakan oleh instansi atau organisasi untuk memberitahukan hal-hal penting seperti perubahan kebijakan, undangan rapat atau kegiatan, dan lain sebagainya.
Fungsi dan Tujuan Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan memiliki beberapa fungsi dan tujuan, di antaranya:
- Sebagai sarana komunikasi resmi untuk memberikan informasi penting kepada pihak yang berkepentingan.
- Sebagai bukti tertulis yang sah bahwa suatu informasi telah disampaikan kepada pihak yang bersangkutan.
- Sebagai alat untuk memastikan bahwa suatu informasi dapat diterima dan dipahami dengan baik oleh pihak yang dituju.
Format Surat Pemberitahuan
Format surat pemberitahuan terdiri dari beberapa bagian, di antaranya:
- Heading Surat
Bagian ini berisi informasi tentang identitas pengirim surat, seperti nama perusahaan atau instansi, alamat, nomor telepon, dan lain sebagainya. - Tanggal Surat
Bagian ini berisi tanggal dibuatnya surat pemberitahuan. - Alamat Tujuan
Bagian ini berisi alamat lengkap pihak yang dituju, termasuk nama, jabatan, instansi, dan alamat lengkap. - Perihal
Bagian ini berisi tentang tujuan surat pemberitahuan, seperti undangan rapat, pengumuman penting, dan sebagainya. - Isi Surat
Bagian ini berisi informasi penting yang ingin disampaikan oleh pengirim surat. Isi surat harus jelas dan mudah dipahami oleh pihak yang dituju. - Tanda Tangan
Bagian ini berisi tanda tangan pengirim surat sebagai tanda bahwa surat tersebut benar-benar dikirim oleh pihak yang bersangkutan.
Contoh Surat Pemberitahuan
Berikut adalah contoh surat pemberitahuan yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh Surat Pemberitahuan 1
Heading Surat
PT. Maju Jaya
Jl. Raya Cikarang No. 10
Tel. (021) 123456789
Tanggal Surat
10 Februari 2022
Alamat Tujuan
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Direktur Utama PT. Maju Makmur
Jl. Raya Bekasi No. 20
Tel. (021) 987654321
Perihal
Undangan Rapat Direksi
Isi Surat
Dengan hormat,
Bersama ini kami mengundang Bapak/Ibu Direktur Utama PT. Maju Makmur untuk menghadiri rapat direksi yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 15 Februari 2022
Waktu : Pukul 10.00 – selesai
Tempat : Ruang Rapat PT. Maju Jaya
Agenda : Pembahasan strategi pemasaran tahun 2022
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu diucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. Maju Jaya
(___________________)
Direktur PT. Maju Jaya
Contoh Surat Pemberitahuan 2
Heading Surat
Universitas Negeri Jakarta
Jl. Rawamangun Muka No. 2
Tel. (021) 7654321
Tanggal Surat
15 Maret 2022
Alamat Tujuan
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Mahasiswa Baru Universitas Negeri Jakarta
Program Studi Teknik Informatika
Perihal
Pengumuman Penting
Isi Surat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya pandemi COVID-19 yang masih berlangsung, kami dari Universitas Negeri Jakarta memberikan pengumuman penting kepada seluruh mahasiswa baru Program Studi Teknik Informatika, yaitu:
1. Seluruh kegiatan perkuliahan dilaksanakan secara daring hingga batas waktu yang belum ditentukan.
2. Seluruh mahasiswa baru diwajibkan untuk mengikuti orientasi online yang akan dilaksanakan pada tanggal 20 Maret 2022.
3. Seluruh mahasiswa baru diwajibkan untuk mengikuti Ujian Saringan Masuk (USM) online yang akan dilaksanakan pada tanggal 25 Maret 2022.
4. Seluruh mahasiswa baru dihimbau untuk selalu memantau informasi terbaru dari Universitas Negeri Jakarta melalui website resmi dan media sosial.
Demikian pengumuman ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama yang baik diucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Universitas Negeri Jakarta
FAQ
1. Apakah surat pemberitahuan harus dikirim secara resmi melalui pos atau email?
Tergantung kebijakan dari instansi atau organisasi yang mengirimkan surat pemberitahuan. Namun, untuk memastikan surat tersebut sampai tepat waktu dan ke alamat yang benar, sebaiknya surat dikirimkan secara resmi melalui pos atau email.
2. Apakah surat pemberitahuan hanya digunakan oleh instansi atau organisasi?
Tidak, surat pemberitahuan dapat digunakan oleh siapa saja yang ingin memberitahukan suatu hal secara resmi kepada pihak yang berkepentingan.
3. Apakah format surat pemberitahuan dapat disesuaikan?
Ya, format surat pemberitahuan dapat disesuaikan dengan kebutuhan atau kebijakan dari instansi atau organisasi yang mengirimkan surat tersebut.
Kesimpulan
Surat pemberitahuan merupakan surat yang berfungsi untuk memberitahukan suatu hal secara resmi kepada pihak yang berkepentingan. Surat ini memiliki fungsi dan tujuan yang penting, format yang harus diikuti, serta contoh-contoh surat yang dapat dijadikan referensi. Dengan mengirimkan surat pemberitahuan, diharapkan suatu informasi dapat diterima dan dipahami dengan baik oleh pihak yang dituju.