Surat pemberitahuan audit internal biasanya diterbitkan oleh perusahaan atau organisasi sebagai tindakan pencegahan terhadap risiko kerugian finansial dan reputasi. Surat ini digunakan untuk memberi tahu karyawan, manajemen, dan pihak terkait lainnya bahwa audit internal akan dilaksanakan pada suatu waktu tertentu. Dalam artikel ini, akan dijelaskan lebih lanjut tentang pengertian, fungsi, tujuan, format, serta contoh dari surat pemberitahuan audit internal.

Pengertian Surat Pemberitahuan Audit Internal

Surat pemberitahuan audit internal adalah surat yang dikeluarkan oleh perusahaan atau organisasi untuk memberi tahu karyawan, manajemen, dan pihak terkait lainnya bahwa audit internal akan dilaksanakan pada suatu waktu tertentu. Surat ini berisi informasi tentang tujuan dari audit internal, prosedur yang akan dilakukan, serta jadwal pelaksanaannya. Surat ini juga dapat berfungsi sebagai pengingat bagi karyawan dan manajemen untuk mematuhi kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi.

Fungsi Surat Pemberitahuan Audit Internal

Fungsi utama dari surat pemberitahuan audit internal adalah untuk memberi tahu karyawan, manajemen, dan pihak terkait lainnya bahwa audit internal akan dilaksanakan. Selain itu, surat ini juga memiliki beberapa fungsi lain, di antaranya:

  • Sebagai pengingat bagi karyawan dan manajemen untuk mematuhi kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi.
  • Sebagai sarana untuk mengkomunikasikan tujuan dari audit internal dan prosedur yang akan dilakukan.
  • Sebagai sarana untuk mengidentifikasi risiko-risiko yang mungkin terjadi dan memberikan saran untuk meminimalkan risiko tersebut.
  • Sebagai sarana untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi dijalankan dengan benar.

Tujuan Surat Pemberitahuan Audit Internal

Tujuan dari surat pemberitahuan audit internal adalah untuk memastikan bahwa karyawan, manajemen, dan pihak terkait lainnya memahami tujuan dari audit internal dan prosedur yang akan dilakukan. Tujuan lain dari surat ini adalah untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi dijalankan dengan benar dan untuk meminimalkan risiko-risiko yang mungkin terjadi.

Format Surat Pemberitahuan Audit Internal

Format surat pemberitahuan audit internal dapat berbeda-beda tergantung pada kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi. Namun, umumnya format surat ini terdiri dari:

  • Header surat yang berisi logo perusahaan atau organisasi, nama dan alamat perusahaan atau organisasi, dan tanggal surat.
  • Bagian pembuka surat yang berisi salam pembuka, nama penerima surat, dan perkenalan bahwa surat ini adalah pemberitahuan tentang audit internal.
  • Bagian inti surat yang berisi tujuan dari audit internal, prosedur yang akan dilakukan, serta jadwal pelaksanaannya.
  • Bagian penutup surat yang berisi ucapan terima kasih dan harapan bahwa karyawan dan manajemen akan bekerja sama dalam pelaksanaan audit internal.
  • Tanda tangan dan nama dari pihak yang bertanggung jawab atas audit internal.

Contoh Surat Pemberitahuan Audit Internal

Berikut adalah contoh surat pemberitahuan audit internal:

Contoh 1

Perusahaan ABC

Jalan Raya 123

Jakarta 12345

Telp: (021) 123456

17 Agustus 2021

Kepada seluruh karyawan dan manajemen Perusahaan ABC,

Dengan ini kami ingin memberitahukan bahwa akan dilakukan audit internal pada Perusahaan ABC pada tanggal 1 September 2021 sampai dengan tanggal 15 September 2021. Audit internal ini bertujuan untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh Perusahaan ABC dijalankan dengan benar dan untuk meminimalkan risiko-risiko yang mungkin terjadi.

Prosedur yang akan dilakukan dalam audit internal ini adalah sebagai berikut:

  • Pemeriksaan dokumen-dokumen keuangan dan administrasi.
  • Wawancara dengan karyawan dan manajemen Perusahaan ABC.
  • Pemeriksaan kondisi fisik dan keamanan gedung kantor.

Kami berharap bahwa karyawan dan manajemen akan bekerja sama dalam pelaksanaan audit internal ini. Jika ada pertanyaan atau masalah terkait audit internal ini, silakan menghubungi kami di nomor telepon yang tertera di atas.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

Nama Pihak yang Bertanggung Jawab atas Audit Internal

Contoh 2

Organisasi XYZ

Jalan Raya 456

Bandung 67890

Telp: (022) 456789

17 Agustus 2021

Kepada seluruh anggota Organisasi XYZ,

Dengan ini kami ingin memberitahukan bahwa akan dilakukan audit internal pada Organisasi XYZ pada tanggal 1 September 2021 sampai dengan tanggal 15 September 2021. Audit internal ini bertujuan untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh Organisasi XYZ dijalankan dengan benar dan untuk meminimalkan risiko-risiko yang mungkin terjadi.

Prosedur yang akan dilakukan dalam audit internal ini adalah sebagai berikut:

  • Pemeriksaan dokumen-dokumen keuangan dan administrasi.
  • Wawancara dengan anggota Organisasi XYZ.
  • Pemeriksaan kondisi fisik dan keamanan gedung kantor.

Kami berharap bahwa anggota Organisasi XYZ akan bekerja sama dalam pelaksanaan audit internal ini. Jika ada pertanyaan atau masalah terkait audit internal ini, silakan menghubungi kami di nomor telepon yang tertera di atas.

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

Nama Pihak yang Bertanggung Jawab atas Audit Internal

FAQs

1. Apa saja fungsi dari surat pemberitahuan audit internal?

Beberapa fungsi dari surat pemberitahuan audit internal antara lain sebagai pengingat bagi karyawan dan manajemen untuk mematuhi kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi, sebagai sarana untuk mengkomunikasikan tujuan dari audit internal dan prosedur yang akan dilakukan, sebagai sarana untuk mengidentifikasi risiko-risiko yang mungkin terjadi dan memberikan saran untuk meminimalkan risiko tersebut, serta sebagai sarana untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi dijalankan dengan benar.

2. Apa tujuan dari surat pemberitahuan audit internal?

Tujuan dari surat pemberitahuan audit internal adalah untuk memastikan bahwa karyawan, manajemen, dan pihak terkait lainnya memahami tujuan dari audit internal dan prosedur yang akan dilakukan. Tujuan lain dari surat ini adalah untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi dijalankan dengan benar dan untuk meminimalkan risiko-risiko yang mungkin terjadi.