Surat pemberitahuan dinas resmi merupakan salah satu jenis surat yang sering digunakan dalam kegiatan administrasi pemerintahan atau perusahaan. Surat ini biasanya digunakan untuk memberitahukan suatu hal penting atau menjadi pemberitahuan resmi yang bersifat formal. Meskipun begitu, surat pemberitahuan dinas resmi tetap bisa ditulis dengan bahasa yang santai dan tidak terlalu kaku, tergantung pada konteks dan tujuan penggunaannya.

Pengertian Surat Pemberitahuan Dinas Resmi

Surat pemberitahuan dinas resmi merupakan salah satu jenis surat resmi yang digunakan untuk memberitahukan suatu hal penting atau sebagai pemberitahuan resmi dalam kegiatan administrasi pemerintahan atau perusahaan. Surat ini memiliki tujuan untuk memberikan informasi secara resmi dan dapat dipertanggungjawabkan kepada pihak yang bersangkutan.

Fungsi Surat Pemberitahuan Dinas Resmi

Surat pemberitahuan dinas resmi memiliki beberapa fungsi, di antaranya:

  • Memberikan informasi resmi kepada pihak yang bersangkutan
  • Menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi yang disampaikan
  • Menjadi bukti tertulis yang dapat dipertanggungjawabkan
  • Membuat komunikasi yang lebih formal dan terstruktur

Tujuan Surat Pemberitahuan Dinas Resmi

Tujuan surat pemberitahuan dinas resmi adalah untuk memberikan informasi secara resmi kepada pihak yang bersangkutan. Surat ini juga dapat digunakan untuk memberikan instruksi atau perintah secara resmi, sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Selain itu, surat pemberitahuan dinas resmi juga dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang lebih terstruktur dan formal.

Format Surat Pemberitahuan Dinas Resmi

Format surat pemberitahuan dinas resmi biasanya terdiri dari beberapa bagian, di antaranya:

  1. Heading atau kepala surat, yang berisi nama instansi atau perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
  2. Tanggal surat, yang menyatakan tanggal dibuatnya surat.
  3. Alamat tujuan, yang berisi nama dan alamat lengkap pihak yang dituju.
  4. Salutation atau pembukaan surat, yang berisi ucapan salam dan nama pihak yang dituju.
  5. Body atau isi surat, yang berisi informasi atau pemberitahuan yang ingin disampaikan.
  6. Penutup surat, yang berisi ucapan terima kasih atau harapan untuk dapat segera direspon.
  7. Tanda tangan, yang menandakan surat tersebut resmi dan sah.

Contoh Surat Pemberitahuan Dinas Resmi

Berikut adalah contoh surat pemberitahuan dinas resmi:

Contoh 1

Kepada Yth.

Nama Penerima

Alamat Penerima

Dengan hormat,

Bersama surat ini kami ingin memberitahukan bahwa perusahaan kami akan melakukan perbaikan sistem jaringan pada tanggal 12 Agustus 2021 pukul 08.00-12.00 WIB. Perbaikan ini dilakukan untuk meningkatkan kualitas layanan kami kepada pelanggan.

Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi selama perbaikan berlangsung. Kami akan segera memberikan informasi lebih lanjut setelah perbaikan selesai dilakukan.

Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat kami,

Nama Pengirim

Contoh 2

Kepada Yth.

Nama Penerima

Alamat Penerima

Dengan hormat,

Bersama surat ini kami ingin memberitahukan bahwa perusahaan kami akan mengadakan acara seminar nasional di Hotel XYZ pada tanggal 20-21 September 2021. Acara ini akan membahas tentang perkembangan teknologi terbaru dan strategi bisnis yang efektif.

Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir di acara tersebut sebagai narasumber. Kami yakin kontribusi Bapak/Ibu akan sangat berharga bagi peserta seminar.

Apabila Bapak/Ibu bersedia hadir, kami akan segera mengirimkan undangan resmi dan rincian acara lebih lanjut.

Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat kami,

Nama Pengirim

FAQs

Berikut adalah beberapa pertanyaan umum seputar surat pemberitahuan dinas resmi:

1. Apa saja jenis-jenis surat resmi?

Jenis-jenis surat resmi antara lain surat permohonan, surat pengunduran diri, surat penawaran, surat perjanjian, surat pemberitahuan, dan lain-lain.

2. Apa bedanya surat pemberitahuan dinas resmi dengan surat pemberitahuan biasa?

Surat pemberitahuan dinas resmi memiliki kekuatan hukum yang lebih kuat, karena bersifat resmi dan dapat dipertanggungjawabkan. Surat pemberitahuan biasa tidak memiliki kekuatan hukum yang sama.

3. Apakah surat pemberitahuan dinas resmi harus ditulis dengan bahasa yang kaku dan formal?

Tidak selalu. Meskipun bersifat resmi, surat pemberitahuan dinas resmi dapat ditulis dengan bahasa yang lebih santai tergantung pada konteks dan tujuan penggunaannya.

4. Apa saja informasi yang harus disertakan dalam surat pemberitahuan dinas resmi?

Informasi yang harus disertakan antara lain tanggal surat, alamat tujuan, salutation, body atau isi surat, penutup surat, dan tanda tangan.

5. Apa fungsi dari salutation dalam surat pemberitahuan dinas resmi?

Salutation digunakan sebagai pembukaan surat dan sebagai bentuk penghormatan kepada pihak yang dituju. Salutation juga dapat digunakan untuk menunjukkan hubungan antara pengirim dan penerima surat.

Kesimpulan

Surat pemberitahuan dinas resmi merupakan salah satu jenis surat resmi yang digunakan untuk memberitahukan suatu hal penting atau sebagai pemberitahuan resmi dalam kegiatan administrasi pemerintahan atau perusahaan. Surat ini memiliki tujuan untuk memberikan informasi secara resmi dan dapat dipertanggungjawabkan kepada pihak yang bersangkutan. Surat ini juga dapat digunakan untuk memberikan instruksi atau perintah secara resmi, sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Selain itu, surat pemberitahuan dinas resmi juga dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang lebih terstruktur dan formal.